Il verbale di ammissione di un socio in una cooperativa rappresenta l’atto formale che attesta la volontà degli organi sociali e la presa d’atto dell’ingresso nel patrimonio umano dell’impresa. Redigere correttamente questo documento è essenziale per garantire trasparenza, conformità alle norme statutarie e alle disposizioni del diritto societario, nonché per aggiornare in modo valido i registri obbligatori. Questa guida offre indicazioni pratiche per comprendere gli elementi necessari del verbale, le responsabilità di chi lo redige e i controlli da effettuare per evitare vizi formali che potrebbero pregiudicare la validità dell’ammissione.
Come scrivere un verbale ammissione socio cooperativa
Il verbale di ammissione di un socio in una cooperativa è l’atto formale che documenta la valutazione e la decisione dell’organo competente della società (di norma il consiglio di amministrazione oppure, se lo statuto lo richiede, l’assemblea) sull’accoglimento della domanda di adesione presentata da un soggetto. Serve a creare una prova certa e opponibile a terzi dell’ingresso del nuovo socio nella compagine sociale, a regolare l’assunzione delle obbligazioni e dei diritti connessi alla quota sociale e a consentire l’aggiornamento dei libri sociali (in particolare il libro dei soci) e, quando necessario, delle comunicazioni alla Camera di Commercio e agli altri registri obbligatori. Il verbale è quindi essenziale sia per la tutela della cooperativa e dei soci già presenti sia per il nuovo ingresso, perché definisce condizioni, termini di pagamento della quota, eventuali riserve e i riferimenti statutari che giustificano la decisione.
Per scriverlo correttamente è importante che il testo sia completo, chiaro e redatto in forma narrativa, indicando il luogo, la data e l’ora della riunione, la qualifica e i nominativi di chi presiede e di chi verbalizza, oltre ai componenti dell’organo riunito e, se presenti, i partecipanti esterni. Deve poi riportare l’identificazione del richiedente con i suoi dati anagrafici essenziali (nome, cognome, luogo e data di nascita, codice fiscale e domicilio sociale o indirizzo), la data di presentazione della domanda e i documenti che il richiedente ha prodotto a supporto della richiesta di iscrizione (copia documento d’identità, dichiarazione di adesione allo statuto, eventuali certificazioni richieste dallo statuto). Il verbale richiamerà l’articolo dello statuto che disciplina l’ammissione dei soci e la valutazione fatta dall’organo competente, specificando se l’ammissione è stata concessa o respinta, con le motivazioni nel caso di diniego. Se l’ammissione è condizionata al versamento della quota sociale o a ulteriori adempimenti, il verbale precisa l’importo della quota, le modalità e i termini di versamento, il numero o la classe della quota eventualmente assegnata e le sanzioni in caso di mancato adempimento. Qualora la decisione preveda l’iscrizione immediata nel libro dei soci, il verbale deve indicare anche il numero progressivo attribuito alla posizione sociale e la data dalla quale decorrono i diritti e gli obblighi del nuovo socio; se invece l’efficacia è subordinata al compimento di atti successivi, il verbale ne specifica le condizioni.
Il linguaggio del verbale deve essere formale e documentale, evitando formule vaghe; è opportuno inserire una frase che attesti la regolarità della convocazione dell’organo e la presenza del numero legale se previsto, nonché l’eventuale lettura e approvazione dello statuto da parte del richiedente. Al termine del testo occorre la sottoscrizione del presidente dell’organo che ha adottato la decisione e del segretario o di chi ha redatto il verbale, con l’indicazione del loro ruolo. Se si allegano documenti, è buona prassi elencarli in calce al verbale e apporre la firma anche sugli allegati per tecnologia probatoria. Il verbale deve essere conservato nel fascicolo delle deliberazioni della società e portato a conoscenza del nuovo socio mediante comunicazione scritta, unitamente alla registrazione della sua posizione nel libro dei soci e alla eventuale registrazione nei registri pubblici se richiesto dalle normative vigenti.
Siccome lo statuto della cooperativa può prevedere procedure particolari o soglie di autorizzazione diverse, prima di redigere il verbale è consigliabile verificare le norme statutarie e, se necessario, consultare un consulente legale o il commercialista per assicurare la piena conformità alle disposizioni vigenti e alla disciplina fiscale applicabile. Una formulazione esempio di un passaggio del verbale, integrata direttamente nel testo del documento, potrebbe riportare in modo lineare la decisione: “In data odierna, a seguito della presentazione della domanda di adesione da parte del signor/ della signora [dati anagrafici], nonché della verifica dei documenti prodotti e in conformità all’articolo [X] dello statuto, questo Consiglio di Amministrazione delibera di ammettere il richiedente nella qualità di socio della cooperativa, assegnando la quota sociale di euro [importo], da versarsi entro il giorno [data] mediante [modalità], con decorrenza dei diritti sociali dal [data]; si dispone l’iscrizione nel libro soci con numero progressivo [n.].” Tale formulazione, opportunamente adattata alla situazione concreta e completata con le sottoscrizioni, fornisce lo schema essenziale che il verbale deve contenere per essere efficace e utilizzabile ai fini societari e amministrativi.
Fac simile verbale ammissione socio cooperativa
Il giorno ______________, alle ore ______________, nella sede sociale in ______________, si è riunita l’assemblea / il consiglio di amministrazione (barrare la voce pertinente) della Cooperativa ______________, con codice fiscale / partita IVA ______________, per deliberare sul seguente ordine del giorno:
1) Ammissione di nuovo socio.
Assumono la presidenza dei lavori il Sig./la Sig.ra ______________ in qualità di Presidente e la funzione di segretario verbalizzante il Sig./la Sig.ra ______________.
Il Presidente constata e dichiara che sono presenti o rappresentati i seguenti soci/amministratori:
– ______________ (carica: ______________)
– ______________ (carica: ______________)
– ______________ (carica: ______________)
Sono assenti: ______________.
Il Presidente illustra la richiesta di ammissione presentata dal Sig./Dott./la Sig.ra ______________, nato/a a ______________ il ______________, residente in ______________, codice fiscale ______________, recapito telefonico/email ______________, che ha formulato domanda in data ______________ e ha prodotto la documentazione prevista dallo statuto (documenti di identità, dichiarazioni, ecc.).
Si constata che il richiedente: (barrare o specificare)
– ha versato la quota di ammissione pari a € ______________ con modalità ______________ in data ______________;
– ha sottoscritto ______________ quote del capitale sociale per un valore nominale complessivo di € ______________;
– si impegna a rispettare lo statuto e le deliberazioni degli organi sociali, nonché le norme vigenti.
Dopo le opportune discussioni il Presidente pone in votazione la proposta di ammissione del Sig./Dott./la Sig.ra ______________ alle condizioni sopra indicate.
Risultato della votazione:
– voti favorevoli ______________;
– voti contrari ______________;
– astenuti ______________.
Per l’esito della votazione la proposta è (deliberata/non deliberata): ______________.
Si dispone che il nuovo socio venga iscritto nel libro dei soci con numero progressivo ______________ e che gli vengano rilasciati gli estremi della ricevuta di versamento n. ______________ in data ______________.
Si dà atto che il presente verbale verrà trascritto e conservato agli atti della Cooperativa e che copia del provvedimento verrà comunicata al neo socio entro ______________ giorni dalla data odierna.
Non essendovi altro da trattare, alle ore ______________ il Presidente dichiara chiusa la seduta e il presente verbale, letto e approvato, viene sottoscritto come segue.
Il Presidente: ______________
Il Segretario: ______________
Il neo socio (per presa visione e accettazione): ______________
Data: ______________