Il presente testo offre una guida essenziale per redigere il verbale dell’assemblea che nomina il consiglio di amministrazione di una cooperativa, con l’obiettivo di garantire chiarezza, validità formale e conformità alle norme statutarie e legislative. Verranno illustrati i passaggi fondamentali per documentare correttamente quorum, modalità di votazione, risultanze delle nomine e responsabilità dei firmatari, in modo che il verbale costituisca prova attendibile delle decisioni assembleari. Particolare attenzione è riservata agli aspetti che incidono sulla efficacia delle nomine e sulla conservazione del documento, affinché la cooperativa possa adempiere agli obblighi amministrativi e tutelare i diritti dei soci.
Come scrivere un verbale assemblea nomina consiglio di amministrazione cooperativa
Il verbale dell’assemblea per la nomina del consiglio di amministrazione di una cooperativa è il documento formale che attestaillo svolgimento dell’assemblea stessa, le decisioni adottate e la composizione del nuovo organo amministrativo. Ha valore probatorio verso i soci, verso terzi e verso le autorità competenti: serve a dimostrare che l’assemblea si è regolarmente costituita, che è stata rispettata la procedura di convocazione e che le deliberazioni sono state assunte nei modi e con le maggioranze previste dallo statuto e dalla legge. Inoltre il verbale costituisce la base per gli adempimenti successivi, come l’iscrizione al Registro delle Imprese delle cariche sociali e, se necessario, la conservazione e pubblicazione degli atti societari.
Per redigerlo correttamente occorre innanzitutto indicare in apertura il luogo, la data e l’ora in cui l’assemblea si è riunita e specificare se si tratta di prima o seconda convocazione; quindi riportare la denominazione integrazione della cooperativa e, se utile, il numero di iscrizione al Registro delle Imprese. È necessario descrivere la modalità di convocazione dell’assemblea (chi ha convocato, con quale mezzo e con quale preavviso) e la presenza dei soci, indicando se hanno partecipato di persona o per delega e quantificando, in termini assoluti o percentuali, la rappresentanza presente, così da attestare il raggiungimento del quorum statutario o legale richiesto per procedere alla nomina. Il verbale deve poi riportare l’ordine del giorno e la constatazione della regolarità dell’assemblea da parte del presidente dell’assemblea, che assume la presidenza dei lavori, e la nomina del segretario verbalizzante; se previsto dallo statuto, si può indicare l’impiego di un notaio o di un altro soggetto esterno.
Nella parte relativa alla nomina del consiglio va descritta la procedura adottata per la presentazione delle candidature e per la votazione, specificando se la votazione è avvenuta per appello nominale, scrutinio segreto, voto elettronico o a mezzo delega, e riportando i risultati numerici delle votazioni per ogni candidato: numero dei voti favorevoli, contrari e astenuti. È fondamentale indicare chiaramente i nominativi dei soggetti eletti, l’eventuale attribuzione di cariche interne (presidente, vicepresidente, amministratore delegato o altri ruoli previsti dallo statuto), la durata del mandato e la decorrenza dello stesso. Se i candidati hanno formulato dichiarazioni di accettazione dell’incarico o di incompatibilità e se sono state presentate dichiarazioni relative a requisiti di onorabilità e di eleggibilità, queste informazioni devono essere registrate nel verbale. Qualora l’assemblea abbia deciso anche la determinazione dei compensi degli amministratori o abbia introdotto condizioni particolari, tali decisioni vanno riportate con precisione.
Il linguaggio del verbale deve essere chiaro, preciso e privo di ambiguità: si evitano frasi generiche e si riportano testualmente, quando rilevante, le dichiarazioni dei partecipanti o il contenuto di eventuali documenti allegati, indicando che tali documenti sono depositati agli atti. Al termine dei lavori si registra l’ora di chiusura dell’assemblea. Il verbale va sottoscritto dal presidente dell’assemblea e dal segretario verbalizzante; se l’atto richiede una firma del consiglio neo-eletto o una accettazione formale dell’incarico, queste firme devono essere raccolte separatamente e conservate con il verbale. L’originale firmato deve essere conservato nel registro delle assemblee o nel libro delle adunanze e delle deliberazioni previsto dallo statuto, con indicazione del numero di repertorio e della eventuale trascrizione o deposito agli atti della cooperativa. Devono altresì essere eseguiti gli adempimenti verso il Registro delle Imprese per l’iscrizione dei nuovi amministratori, allegando il verbale o le dichiarazioni richieste, nei termini e con le modalità stabilite dalla normativa vigente e dallo statuto sociale; in genere occorre procedere senza indugio alla comunicazione dei nuovi dati anagrafici e delle cariche, corredati delle firme richieste e di eventuali documenti di accettazione.
Dal punto di vista pratico nella stesura si usa uno stile impersonale ma documentale, evitando valutazioni o commenti personali: si riportano fatti, numeri, nomi e dichiarazioni rilevanti. È buona prassi indicare eventuali documenti allegati come liste di presenza, deleghe, elenchi di candidature e verbali di scrutinio, specificando che sono parte integrante del verbale. Se lo statuto o la legge prevedono forme particolari, come la registrazione digitale, la sottoscrizione con firma elettronica qualificata o la verbalizzazione da parte di un notaio, tali prescrizioni devono essere rispettate, ed il verbale deve menzionare la forma adottata per garantirne la validità giuridica. In caso di contestazioni successive, è importante che il verbale consenta una ricostruzione completa e verificabile dell’intero procedimento elettorale e delle deliberazioni assembleari, pertanto la chiarezza e la completezza nella descrizione degli atti sono fondamentali per la piena efficacia probatoria del documento.
Fac simile verbale assemblea nomina consiglio di amministrazione cooperativa
L’anno ______________, il giorno ______________ del mese di ______________, alle ore ______________, in ______________, presso la sede sociale della cooperativa ______________ con sede legale in ______________, Via ______________ n. ______________, si è riunita l’assemblea dei soci, regolarmente convocata per la trattazione del seguente ordine del giorno:
1) Nomina del Consiglio di Amministrazione;
2) Varie ed eventuali.
Assume la presidenza dell’assemblea il Sig./la Sig.ra ______________, il quale/la quale nomina a segretario dell’assemblea il Sig./la Sig.ra ______________, che accetta la nomina.
Il presidente dichiara che risultano presenti i seguenti soci:
– presenti personalmente: ______________ soci, nominativi e quote in allegato;
– presenti per delega: ______________ soci, rappresentanti ______________ deleghe, nominativi e deleghe in allegato.
Il presidente, constatato che l’assemblea è validamente costituita ai sensi dello statuto sociale e della normativa vigente, dichiara aperta la discussione sul primo punto all’ordine del giorno.
Il presidente illustra le modalità di votazione previste dallo statuto e propone la nomina del Consiglio di Amministrazione composto da ______________ membri con durata in carica di ______________ anni, con scadenza il ______________.
Si procede quindi alla presentazione delle candidature. Vengono proposti i seguenti candidati:
1) ______________;
2) ______________;
3) ______________;
4) ______________;
5) ______________.
Si procede alla votazione, espressa mediante ______________ (voto palese/segreto/altro: ______________). Risultano voti validi ______________, di cui:
– a favore dei candidati: ______________;
– contrari: ______________;
– astenuti: ______________.
Con votazione effettuata alle ore ______________, sono risultate elette le seguenti persone che comporranno il Consiglio di Amministrazione per il termine indicato:
Presidente del Consiglio di Amministrazione: ______________;
Vicepresidente (se previsto): ______________;
Consigliere: ______________;
Consigliere: ______________;
Consigliere: ______________.
I sopraindicati accettano la carica e dichiarano di non trovarsi in alcuna delle cause di ineleggibilità o incompatibilità previste dalla legge e dallo statuto. Il Consiglio di Amministrazione così nominato rimane in carica fino al ______________, salvo dimissioni o revoca anticipata.
L’assemblea conferisce al Presidente del Consiglio di Amministrazione e, per esso, ai singoli amministratori, i poteri e le deleghe previsti dallo statuto e approva che gli atti di amministrazione siano sottoscritti come segue: ______________.
Non essendovi altre questioni da trattare, il presidente dichiara chiusa la seduta alle ore ______________.
Letto, approvato e sottoscritto.
Il Presidente dell’Assemblea ______________
Il Segretario dell’Assemblea ______________
Si allegano al presente verbale:
– elenco soci presenti e rappresentati ______________;
– deleghe e documenti di identità ______________;
– elenco firme ______________.