Questa guida offre indicazioni pratiche e chiare per la redazione del verbale di approvazione del bilancio nelle Associazioni di Promozione Sociale, con riferimento agli obblighi formali e alle prassi operative più diffuse. Troverai spiegazioni sui contenuti essenziali che il verbale deve riportare, sulle modalità di convocazione e verbalizzazione dell’assemblea e sui passaggi amministrativi successivi necessari per garantire trasparenza e conformità normativa. L’obiettivo è fornire uno strumento rapido e utilizzabile anche da chi non ha competenze contabili approfondite, per ridurre il rischio di errori procedurali e facilitare l’archiviazione e la conservazione dei documenti.
Come scrivere un verbale approvazione bilancio APS
Il verbale di approvazione del bilancio di un’APS è il documento scritto che registra in modo ufficiale lo svolgimento dell’assemblea che esamina e approva il rendiconto economico, patrimoniale e finanziario dell’associazione. Serve a dare prova formale e legale dell’avvenuta approvazione del bilancio da parte degli organi competenti, a indicare le decisioni prese dall’assemblea (compresa l’eventuale destinazione dell’avanzo o la copertura di eventuali perdite) e a conservare la cronologia degli interventi, dei pareri e delle eventuali votazioni, elementi necessari per la trasparenza verso soci, organi di controllo e, se previsto, verso il registro o altri enti di vigilanza. Il verbale dimostra inoltre il rispetto delle procedure statutarie e delle norme di legge che regolano la vita dell’associazione, ed è quindi un documento fondamentale nei rapporti con terzi e in caso di controlli.
Per redigerlo correttamente è essenziale rispettare quanto previsto dallo statuto e dalle norme applicabili: innanzitutto il verbale deve contenere l’indicazione certa del giorno, dell’ora e del luogo dell’adunanza e la specificazione della convocazione e dell’ordine del giorno in cui figura l’approvazione del bilancio; deve riportare chi ha presieduto l’assemblea e chi ha redatto il verbale o assunto la funzione di segretario, nonché l’elenco sintetico dei partecipanti o almeno il riferimento al raggiungimento del quorum necessario per la validità della seduta. Nel corpo del verbale conviene descrivere brevemente la presentazione del bilancio da parte del consiglio o del tesoriere, menzionare l’eventuale relazione illustrativa e le osservazioni rilevanti emerse durante la discussione, riportando in modo sintetico gli interventi sostanziali e gli eventuali pareri del collegio dei revisori o del revisore unico, se presenti. La parte centrale del verbale deve poi trascrivere la delibera con il testo della decisione presa: è buona prassi inserire la formulazione integrale della mozione approvata, ad esempio specificando l’esercizio di riferimento, l’approvazione del bilancio nello stato patrimoniale, nel conto economico e nella nota integrativa, e l’indicazione della destinazione dell’avanzo o della copertura delle perdite così come deliberata dall’assemblea.
Al termine della seduta il verbale deve riportare il risultato della votazione, indicando se la decisione è stata approvata all’unanimità o con maggioranza, ed è opportuno annotare il numero dei voti favorevoli, contrari ed astenuti qualora lo statuto o la prassi lo richiedano; seguono l’indicazione dell’ora di chiusura e la firma del presidente dell’assemblea e del segretario del verbale o di chi lo ha redatto. Il bilancio approvato va allegato al verbale in forma firmata o con il riferimento al documento conservato agli atti, in modo che la relazione contenga il richiamo puntuale agli allegati (stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa e eventuali rendiconti integrativi). Dopo la redazione il verbale deve essere trascritto nel libro dei verbali dell’associazione o nel registro previsto dallo statuto e conservato tra gli atti sociali; è inoltre consigliabile inserire copie digitali firmate e conservare la documentazione contabile correlata per eventuali controlli futuri.
Infine, poiché normative e termini possono variare in base allo statuto dell’APS e alla normativa vigente, è opportuno verificare il termine entro il quale il bilancio deve essere approvato, l’eventuale obbligo di certificazione o controllo contabile e le modalità di deposito o comunicazione previste per le associazioni iscritte al registro. Per particolare certezza formale e per adeguarsi a obblighi specifici è consigliabile avvalersi del supporto di un commercialista o di un consulente legale esperto in enti del terzo settore.
Fac simile verbale approvazione bilancio APS
L’anno ______________, il giorno ______________ del mese di ______________, alle ore ______________, in ______________ (sede dell’Associazione: via/piazza, civico, cittá), si è riunita l’Assemblea dei Soci dell’Associazione di Promozione Sociale ______________ (denominazione), con sede legale in ______________, codice fiscale/partita IVA ______________, regolarmente convocata con avviso trasmesso in data ______________.
Presiede la riunione il Sig./la Sig.ra ______________, nella sua qualità di Presidente, che, constatare la regolarità della convocazione, nomina a verbalizzare il Sig./la Sig.ra ______________ nella sua qualità di Segretario.
Sono presenti i signori:
– ______________ (ruolo/eventuale carica)
– ______________
– ______________
Sono assenti:
– ______________
– ______________
Si constata che l’Assemblea è regolarmente costituita ai sensi dello Statuto, essendo presenti ______________ soci su ______________ iscritti, rappresentanti ______________ voti.
Ordine del giorno:
1) Lettura, discussione e approvazione del bilancio ______________ (barrare: consuntivo / preventivo) relativo all’esercizio ______________;
2) Deliberazioni conseguenti.
Il Presidente dichiara aperta la discussione sull’ordine del giorno e, ai sensi dello stesso, passa la parola al Tesoriere/Responsabile amministrativo Sig./Sig.ra ______________ che illustra il bilancio oggetto di approvazione, consegnato ai Soci in data ______________ e composto dai seguenti documenti: stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa, relazione gestionale (allegare copia) ______________.
Dopo la lettura e l’illustrazione, intervengono i Soci: ______________ (sintesi interventi o campo da compilare) ______________.
Terminate le discussioni, il Presidente mette ai voti la proposta di approvazione del bilancio ______________ relativo all’esercizio ______________ così come presentato. La votazione, effettuata per ______________ (voto palese / scrutinio segreto), dà il seguente esito:
– Favorevoli: ______________
– Contrari: ______________
– Astenuti: ______________
L’Assemblea delibera di approvare il bilancio ______________ per l’esercizio ______________ con il seguente esito: ______________ (indicare esito e eventuali condizioni o osservazioni). Si prende atto della documentazione allegata: ______________.
Con separata votazione, l’Assemblea delibera altresì:
– di dare l’approvazione alla gestione dell’organo direttivo per l’esercizio sopra indicato: Sì ______________ / No ______________;
– di conferire al Presidente, o a altro soggetto delegato ______________, mandato a depositare il bilancio presso gli uffici competenti e ad espletare gli adempimenti previsti dallo Statuto e dalla normativa vigente: Sì ______________ / No ______________;
– di approvare eventuali atti di destinazione dell’avanzo/disavanzo: ______________.
Non essendovi altri argomenti all’ordine del giorno, il Presidente dichiara chiusa la seduta alle ore ______________.
Il presente verbale, redatto dal Segretario, viene letto, approvato e sottoscritto come segue.
Il Presidente ______________________________
Il Segretario ______________________________
Elenco dei soci intervenuti e firme:
1) ______________ ____________________________
2) ______________ ____________________________
3) ______________ ____________________________
4) ______________ ____________________________
(ulteriori righe) ______________ ____________________________