Questa guida offre indicazioni pratiche per redigere correttamente il verbale di approvazione del bilancio di un’ASD, illustrando i requisiti formali e gli adempimenti statutari necessari per garantirne validità e trasparenza. Verranno chiariti i contenuti essenziali del verbale, le modalità di svolgimento dell’assemblea e le annotazioni utili per evitare contestazioni, con suggerimenti di linguaggio conforme alla normativa fiscale e sportiva vigente. Lo scopo è agevolare un processo decisionale chiaro e documentato, così che il verbale rappresenti fedelmente le deliberazioni assunte.
Come scrivere un verbale approvazione bilancio ASD
Il verbale di approvazione del bilancio di un’Associazione Sportiva Dilettantistica è il documento ufficiale che riporta in forma scritta quanto avvenuto nell’assemblea convocata per esaminare e deliberare sul bilancio consuntivo e, se previsto, sul bilancio preventivo. Serve a fissare in modo incontrovertibile la volontà dell’assemblea, a dare prova del rispetto delle procedure statutarie e legali di convocazione e di svolgimento della seduta, e a costituire la copia ufficiale che autorizza l’organo amministrativo a eseguire le decisioni prese; inoltre il verbale può essere richiesto da enti pubblici, banche, organi di controllo o eventuali soci per verifiche e audit. Nella sua funzione probatoria il verbale documenta la data e il luogo della riunione, l’elenco delle persone intervenute o dei delegati, la presenza o meno del presidente e del segretario nominati per la seduta, la lettura dei documenti di bilancio e della relazione della dirigenza, le comunicazioni preliminari, le eventuali discussioni svolte e le conclusioni, includendo il testo della deliberazione di approvazione, il risultato della votazione con l’indicazione dei votanti favorevoli, contrari ed astenuti, e l’indicazione di eventuali osservazioni o minoranze.
Per redigere correttamente il verbale è opportuno iniziare con l’indicazione puntuale di data, ora e luogo in cui l’assemblea si è tenuta, seguita dalla presenza di chi ha presieduto la seduta e di chi ha svolto le funzioni di verbalizzazione; va poi riportato il motivo della convocazione, facendo riferimento al bilancio oggetto di approvazione e agli eventuali documenti allegati, come la relazione del consiglio direttivo, il rendiconto economico e patrimoniale e la relazione del revisore o del collegio dei probiviri se presenti. È importante narrare con chiarezza lo svolgimento: la lettura del bilancio, l’illustrazione dei dati da parte del presidente o del tesoriere, gli interventi significativi dei soci e le eventuali richieste di chiarimento, senza entrare in giudizi personali ma riportando in forma sintetica i punti principali emersi. Al termine della discussione deve essere trascritta la proposta di deliberazione così come è stata posta ai voti e l’esito della votazione, specificando il numero dei presenti e dei votanti e l’esito della consultazione, poi confermato dalla sottoscrizione del verbale. Chiude il documento l’indicazione degli eventuali atti successivi deliberati (ad esempio l’incarico a predisporre adempimenti fiscali o la pubblicazione del bilancio) e la firma di chi ha redatto il verbale e del presidente della seduta; se lo statuto lo richiede o per maggiore sicurezza, è consigliabile allegare al verbale l’elenco dei partecipanti, le deleghe presentate, il bilancio approvato in copia e la relazione tecnica, facendo esplicito riferimento a quelle allegate così che diventino parte integrante del verbale stesso.
Nella stesura bisogna mantenere un linguaggio chiaro, formale e neutro, evitando espressioni ambigue e riportando con precisione le cifre e i riferimenti temporali; il verbale va datato, numerato e conservato nel registro dei verbali dell’associazione secondo quanto stabilito dallo statuto, in modo da poterlo esibire in caso di necessità amministrative o fiscali. Se vi sono contenziosi o espressioni di voto contrarie, è utile che queste risultino annotate per tutelare sia l’associazione che i singoli soci; infine, se lo prevedono norme particolari o il regolamento interno, occorre rispettare i termini e le modalità di convocazione e verbalizzazione previsti, perché da questi adempimenti dipendono la validità della deliberazione e l’efficacia degli atti conseguenti.
Fac simile verbale approvazione bilancio ASD
L’anno ______________, il giorno ______________ del mese di ______________, alle ore ______________, in ______________ (sede dell’Associazione), si è riunita l’Assemblea dei soci dell’Associazione Sportiva Dilettantistica ______________, regolarmente convocata mediante ______________ in data ______________.
Presiede la riunione il Presidente ______________; assume la funzione di Segretario verbalizzante il Sig./la Sig.ra ______________.
Risultano presenti n. ______________ soci e presenti per delega n. ______________ soci, per un totale di n. ______________ soci rappresentati su n. ______________ soci iscritti. Il Presidente constata pertanto la regolarità della convocazione e il numero legale per deliberare.
Ordine del giorno:
1) Approvazione del bilancio d’esercizio chiuso al ______________;
2) Destinazione dell’eventuale avanzo/disavanzo di gestione;
3) Varie ed eventuali.
Il Presidente dà lettura del bilancio d’esercizio comprensivo di Stato Patrimoniale, Conto Economico e Nota Integrativa, nonché della relazione del Presidente (e della relazione del Collegio dei Revisori/Organo di controllo, se presente), redatti alla data ______________ e posti in visione ai soci.
Dopo discussione, l’Assemblea procede alla votazione e, con voti favorevoli n. ______________, contrari n. ______________, astenuti n. ______________, approva il bilancio d’esercizio relativo all’esercizio chiuso al ______________ che evidenzia i seguenti valori: Totale Attivo ______________; Totale Passivo ______________; Avanzo/Disavanzo di gestione ______________.
L’Assemblea delibera di destinare l’avanzo/disavanzo come segue: ______________.
Non essendoci ulteriori argomenti all’ordine del giorno, il Presidente dichiara chiusa la seduta alle ore ______________.
Letto, approvato e sottoscritto.
Il Presidente ______________ (firma)
Il Segretario ______________ (firma)