Questa guida offre un supporto pratico alla redazione del verbale di approvazione del bilancio in presenza del revisore legale, illustrando i contenuti essenziali, le formule e gli adempimenti formali richiesti per garantire conformità normativa e chiarezza documentale. Si chiarisce il ruolo del revisore nell’assemblea, le attestazioni e i rilievi che possono emergere, nonché le modalità di verbalizzazione delle osservazioni e delle delibere, con l’obiettivo di ridurre il rischio di vizi formali e facilitare i rapporti tra amministratori, soci e organo di controllo. La guida propone indicazioni pratiche per predisporre un verbale completo, leggibile e coerente con le verifiche svolte.
Come scrivere un verbale approvazione bilancio con revisore legale
Un verbale di approvazione del bilancio redatto con la presenza del revisore legale è il documento formale che attesta quanto è avvenuto nell’assemblea dei soci (o nel consiglio, a seconda del tipo di società e delle competenze) in relazione all’esame, alla discussione e alla deliberazione sul bilancio d’esercizio. Ha funzione probatoria e amministrativa: serve a documentare che le formalità previste dallo statuto e dalla legge sono state rispettate, che i soci hanno preso conoscenza del bilancio e della relazione degli amministratori, che il revisore ha illustrato il proprio giudizio e le eventuali osservazioni, e che l’assemblea ha assunto le decisioni su approvazione, destinazione dell’utile o copertura delle perdite e altre deliberazioni collegate. Il verbale è necessario per gli adempimenti successivi, come il deposito del bilancio presso il Registro delle Imprese quando richiesto, e costituisce inoltre un documento utile in caso di contestazioni, verifiche fiscali o contenziosi societari.
Nella stesura il verbale deve riportare in modo chiaro e completo i fatti salienti: il luogo, la data e l’ora della riunione; la convocazione e la validità dell’assemblea o del consiglio secondo le modalità previste dallo statuto; l’indicazione delle persone intervenute con la loro qualifica (presidente dell’assemblea, amministratori, sindaci o consiglio di sorveglianza se presenti, soci intervenuti o rappresentati con i rispettivi diritti di voto, eventuali procuratori) e la specifica presenza del revisore legale o della società di revisione, con indicazione del nominativo e, se utile, del documento d’identità o del numero di iscrizione nel registro dei revisori. Devono essere richiamati i documenti posti all’ordine del giorno e allegati al verbale, in particolare il bilancio d’esercizio completo di stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa e, se previsto, relazione sulla gestione, nonché la relazione del revisore e la proposta di deliberazione sulla destinazione dell’utile. Il verbale contiene quindi la descrizione sintetica dell’esame effettuato: chi ha presentato il bilancio e con quali argomentazioni, gli interventi rilevanti dei partecipanti, le osservazioni formulate dal revisore e le risposte eventualmente fornite dagli amministratori, mantenendo un registro neutro e fedele dei contenuti emersi.
Per quanto riguarda la parte decisionale, il verbale deve riportare espressamente la formulazione della delibera sottoposta a votazione, il risultato della votazione con indicazione dei voti favorevoli, contrari e astenuti o, in alternativa, la menzione dell’unanimità se questo è il caso, e l’effetto concreto della decisione, come l’approvazione del bilancio chiuso a una data specifica e la destinazione dell’utile (in utile a riserva, dividendo, accantonamenti, ecc.). Se sono state approvate deleghe o autorizzazioni (ad esempio per l’esecuzione di adempimenti amministrativi successivi, depositi o modifiche formali), il verbale deve indicare chi è incaricato e con quali poteri. Se vi sono rilievi rilevanti del revisore che non sono stati superati, è buona prassi riportare il contenuto essenziale di tali rilievi e, se richiesto, le motivazioni dell’assemblea rispetto a eventuali decisioni in contrasto con le osservazioni del revisore.
La forma del testo deve essere chiara, precisa e priva di ambiguità: dopo l’intestazione dei fatti introduttivi si procede con la ricostruzione cronologica degli interventi e della votazione, evitando valutazioni personali o commenti non pertinenti. È opportuno allegare al verbale copia dei documenti esaminati e della relazione del revisore, nonché l’elenco dei partecipanti e delle deleghe, in modo che il verbale costituisca un fascicolo completamente documentato. Al termine il verbale viene sottoscritto dal presidente dell’assemblea e dal segretario o, se previsto dallo statuto, dal notaio che ha redatto l’atto pubblico; la sottoscrizione assicura la validità formale e la possibilità di esibizione del documento. In molti casi il revisore non firma il verbale come parte decisoria ma può apporre una dichiarazione di presenza o una firma di attestazione dell’avvenuta illustrazione della propria relazione; la prassi esatta può dipendere dalla natura dell’atto e dalle disposizioni statutarie o normative applicabili.
Esempio di formulazione operativa che può essere adattata al singolo caso: in data e luogo si è riunita l’assemblea dei soci, regolarmente convocata, presieduta da [nome], che constata la regolarità della convocazione e la presenza dei partecipanti in misura sufficiente per la validità. Si procede all’esame del bilancio chiuso al [data], delibera proposta dagli amministratori e della relazione del revisore legale [nome], che prende la parola illustrando i contenuti e gli esiti della revisione. Dopo la discussione l’assemblea mette ai voti la proposta e, risultando voti favorevoli [numero o espressione], contrari [numero], astenuti [numero], delibera di approvare il bilancio e di destinare l’utile come indicato nella proposta. Il verbale conclude indicando gli incarichi per gli adempimenti successivi e si chiude con la firma del presidente e del segretario; vengono allegati i documenti richiamati. È comunque consigliabile adeguare la redazione alle norme specifiche che regolano la società (tipo societario, statuto, eventuali prescrizioni del collegio sindacale o del revisore) e, per atti rilevanti o in presenza di dubbi, avvalersi dell’assistenza di un professionista (commercialista o avvocato) per assicurare il pieno rispetto dei requisiti formali e delle scadenze di deposito.
Fac simile verbale approvazione bilancio con revisore legale
L’anno ______________, il giorno ______________ del mese di ______________, alle ore ______________, in ______________, presso ______________, si è riunita l’Assemblea dei soci della società ______________, regolarmente convocata.
Sono presenti:
– In proprio il Sig./la Sig.ra ______________, in qualità di ______________, titolare di n. ______________ azioni/quote, pari al ______________% del capitale sociale;
– Per delega il Sig./la Sig.ra ______________, in qualità di ______________, titolare di n. ______________ azioni/quote, pari al ______________% del capitale sociale;
– Totale intervenuti: n. ______________ soci, rappresentanti n. ______________ azioni/quote, pari al ______________% del capitale sociale.
Presiede l’Assemblea il Sig./la Sig.ra ______________, quale Presidente, che nomina a segretario il Sig./la Sig.ra ______________.
Il Presidente dichiara la regolare costituzione dell’Assemblea e pertanto valida la trattazione degli argomenti posti all’ordine del giorno.
Ordine del giorno:
1) Esame e approvazione del bilancio d’esercizio chiuso al ______________, comprensivo di Stato Patrimoniale, Conto Economico e Nota Integrativa, nonché della Relazione sulla gestione;
2) Relazione del Revisore Legale dei Conti;
3) Deliberazioni inerenti e conseguenti;
4) Nomina/conferma del Revisore Legale dei Conti per il periodo ______________ o designazione della Società di Revisione.
Il Presidente dà lettura del bilancio d’esercizio chiuso al ______________ e della Relazione sulla gestione, i quali vengono altresì posti a disposizione dell’Assemblea e allegati al presente verbale.
Interviene il Revisore Legale dei Conti, Sig./Sig.ra ______________, iscritto/a all’Albo con numero ______________, il/la quale illustra il proprio rapporto sui controlli effettuati e rilascia le proprie considerazioni sul bilancio sopra indicato. Il rapporto del revisore, datato ______________, viene allegato al presente verbale.
Segue discussione tra i soci sugli elementi del bilancio e sulla relazione del revisore.
Con votazione effettuata per alzata di mano (ovvero con modalità ______________), l’Assemblea, dopo ampia discussione:
1) Approvazione del bilancio
Delibera di approvare il bilancio d’esercizio chiuso al ______________ composto da Stato Patrimoniale, Conto Economico e Nota Integrativa, nonché la Relazione sulla gestione, così come presentati e allegati al presente verbale.
Voti favorevoli: ______________
Voti contrari: ______________
Astenuti: ______________
La delibera è adottata con ______________.
2) Destinazione dell’utile (o copertura della perdita)
Su proposta del Consiglio di Amministrazione, l’Assemblea delibera di destinare l’utile d’esercizio di Euro ______________ nel modo seguente:
– a riserva legale: Euro ______________;
– a riserva statutaria: Euro ______________;
– distribuzione ai soci: Euro ______________ (pari a Euro ______________ per azione/ quota);
– altro (specificare): ______________.
Voti favorevoli: ______________
Voti contrari: ______________
Astenuti: ______________
La delibera è adottata con ______________.
3) Presa d’atto della relazione del Revisore Legale dei Conti
L’Assemblea prende atto della relazione del Revisore Legale dei Conti, datata ______________, e approva il contenuto della stessa.
Voti favorevoli: ______________
Voti contrari: ______________
Astenuti: ______________
4) Nomina/Conferma del Revisore Legale dei Conti
L’Assemblea delibera di nominare/confermare quale Revisore Legale dei Conti per il periodo ______________ il Sig./la Sig.ra ______________ (o la Società di Revisione ______________), con domicilio professionale in ______________, codice fiscale/partita IVA ______________, con compenso stabilito in Euro ______________ oltre oneri e spese e con incarico da svolgersi fino al ______________.
Voti favorevoli: ______________
Voti contrari: ______________
Astenuti: ______________
La delibera è adottata con ______________.
Non essendovi altri argomenti all’ordine del giorno, alle ore ______________ il Presidente dichiara sciolta l’Assemblea.
Il presente verbale, composto da n. ______________ facciate, viene letto, approvato e sottoscritto come segue.
Firma del Presidente: ______________
Firma del Segretario: ______________
Firma del Revisore Legale dei Conti (per presa visione e allegazione del rapporto): ______________