Questa breve guida illustra come redigere correttamente il verbale relativo a un finanziamento concesso da una Srl a uno o più soci, evidenziando gli aspetti formali e sostanziali necessari per garantire validità giuridica e correttezza contabile. Si affrontano le norme rilevanti del codice civile e le cautele per evitare possibili profili di elusione della disciplina sul patrimonio sociale, nonché le informazioni indispensabili da riportare nel verbale — condizioni economiche, durata, garanzie, eventuali conflitti di interesse e modalità di approvazione — e le conseguenze fiscali e amministrative. L’obiettivo è fornire uno schema pratico e chiaro per documentare la decisione societaria in modo trasparente, riducendo il rischio di contestazioni e facilitando i controlli interni ed esterni.
Come scrivere un verbale finanziamento concesso da Srl ai soci
Un finanziamento concesso da una Società a responsabilità limitata ai propri soci è un’operazione in cui la società eroga denaro o concede una linea di credito a favore di uno o più soci; giuridicamente e economicamente si tratta di un’operazione tra parti correlate che può incidere sulla situazione patrimoniale e sull’equilibrio finanziario dell’impresa, pertanto richiede adeguata motivazione, trasparenza e corretta formalizzazione. La finalità può essere di liquidità temporanea per il socio, di sostegno a investimenti personali, o di gestione di esigenze finanziarie, ma occorre sempre valutare che il prestito non si traduca in una distribuzione mascherata di utili né in una compromissione del capitale sociale che le norme civilistiche e fiscali tutelano.
Il verbale che documenta la deliberazione di concessione del finanziamento serve a rendere formale e opponibile la decisione presa dall’organo competente della società, a motivarne le ragioni e i termini, e a costituire prova nei rapporti con terzi e con l’amministrazione finanziaria. Prima di procedere è necessario verificare quali organi nello statuto e nella prassi societaria siano competenti a deliberare: in una S.r.l. la decisione può spettare all’assemblea dei soci o agli amministratori, a seconda delle attribuzioni statutarie e dell’entità e natura dell’operazione. È inoltre opportuno accertare eventuali limiti statutari, obblighi di informazione o approvazioni particolari previsti dall’atto costitutivo, e valutare conflitti di interesse qualora il beneficiario sia un amministratore o un socio con poteri gestori.
Per la redazione del verbale è importante adottare un linguaggio chiaro e completo che consenta di ricostruire la dinamica della decisione e i contenuti essenziali dell’operazione. In apertura va indicato luogo e data e vanno riportati i soggetti intervenuti, con qualifiche e ruoli (ad esempio amministratori presenti, soci intervenuti o rappresentati), specificando se sono presenti persone coinvolte come beneficiari o interessati. Deve seguire una premessa che espone il contesto e le motivazioni alla base della proposta di finanziamento: lo stato di necessità o l’opportunità economica per la società, la valutazione del rischio e la compatibilità con la situazione patrimoniale e finanziaria della società. Occorre quindi riportare l’autorità che ha proposto o posto all’ordine del giorno la materia, e qualsiasi informazione rilevante utilizzata per la decisione, come dati finanziari, pareri di consulenti o proposte contrattuali.
Il corpo del verbale contiene la deliberazione vera e propria con l’indicazione precisa dei termini economici e temporali: l’importo concesso, la durata, le modalità di erogazione, il tasso di interesse (se previsto), le scadenze di rimborso, eventuali garanzie o impegni richiesti, e le conseguenze in caso di inadempimento. È buona prassi richiamare nel verbale anche l’eventuale contratto di finanziamento che sarà sottoscritto tra le parti, precisando che la deliberazione approva i termini ivi contenuti o autorizza gli amministratori a negoziare e sottoscrivere il contratto definitivo. Se la decisione riguarda amministratori o soci con conflitto di interesse, il verbale deve descrivere le modalità seguite per gestire il conflitto: astensione dei soggetti interessati, pareri di amministratori non coinvolti o di consulenti indipendenti, e le eventuali maggioranze richieste dallo statuto o dalla legge.
Dal punto di vista formale il verbale deve essere redatto su carta intestata della società e verbalizzato nel libro delle adunanze e delle deliberazioni dell’organo competente, con sottoscrizione a norma di legge da parte del presidente e del segretario ovvero da chi esercita le funzioni previste dallo statuto. Dopo la redazione del verbale, la concreta erogazione del finanziamento dovrà essere documentata con i relativi flussi di cassa (bonifico, assegno, ecc.) e registrata in contabilità con la rilevazione di un credito verso soci; i termini economici stabiliti devono essere coerenti con la normativa fiscale: gli interessi percepiti dal socio possono costituire reddito di natura finanziaria soggetto a imposizione e eventuali ritenute, mentre per la società va valutata la deducibilità degli oneri finanziari e le regole anti-elusione o di thin capitalization eventualmente applicabili.
Infine, poiché l’operazione coinvolge rischi giuridici e fiscali specifici, è consigliabile far precedere o seguire la deliberazione da un parere di consulenti legali e fiscali che verifichino la compatibilità con le norme sul mantenimento del capitale sociale, con eventuali limiti statutari, con gli obblighi di informativa e con i profili fiscali. In molti casi conviene redigere, oltre al verbale, un contratto di finanziamento dettagliato sottoscritto dalle parti e conservare tutta la documentazione a supporto della valutazione economica adottata dalla società, così da dimostrare che si è proceduto nell’interesse della società e nel rispetto delle norme applicabili.
Fac simile verbale finanziamento concesso da Srl ai soci
L’anno ______________, il giorno ______________ del mese di ______________, alle ore ______________, in ______________, presso la sede sociale della società ______________, con sede legale in ______________, codice fiscale/partita IVA ______________, iscritta al Registro delle Imprese di ______________ al n. ______________, capitale sociale ______________, si è riunito il/la ______________ (indicare Assemblea dei Soci / Consiglio di Amministrazione / Amministratore Unico) della predetta società.
Sono presenti:
– ______________, nato/a a ______________ il ______________, residente in ______________, in qualità di ______________, titolare di n. ______________ quote per complessive n. ______________ quote (o percentuale ______________%);
– ______________, nato/a a ______________ il ______________, residente in ______________, in qualità di ______________, titolare di n. ______________ quote per complessive n. ______________ quote (o percentuale ______________%);
– ______________ (elencare eventuali altri presenti o indicare eventuali deleghe: ______________).
Assenti: ______________.
Assume la presidenza dei lavori il/la Sig./Sig.ra ______________, il/ministro/Presidente è coadiuvato/a dal/la Sig./Sig.ra ______________ quale verbale/segretario/a.
Il/la Presidente, constatata la regolare costituzione dell’organo e la validità della riunione, apre la seduta con la seguente
Ordine del giorno:
1) Concessione di finanziamento da parte della società ______________ ai soci ______________; determinazione condizioni, durata, modalità di erogazione e garanzie; conferimento di mandato per la stipula del relativo contratto;
2) Varie ed eventuali.
Il/la Presidente illustra la proposta di concedere ai soci sopra indicati un finanziamento alle condizioni di seguito riportate.
Viene pertanto proposto e sottoposto a deliberazione quanto segue:
Deliberazioni
1) Di approvare, ai sensi e per gli effetti di legge e dello statuto sociale, la concessione da parte della società ______________ ai soci:
– Sig./Sig.ra ______________, codice fiscale ______________, titolare di quote pari al ______________%, un finanziamento per l’importo di Euro ______________ (______________);
– Sig./Sig.ra ______________, codice fiscale ______________, titolare di quote pari al ______________%, un finanziamento per l’importo di Euro ______________ (______________);
– (eventuali altri soci: ______________)
per un importo complessivo di Euro ______________ (______________).
2) Di determinare le condizioni del finanziamento come segue:
– Finalità del finanziamento: ______________;
– Durata: ______________ (es. mesi/anni; decorrenza dal ______________ al ______________);
– Tasso di interesse: ______________% annuo (nominale/effettivo), calcolato su base ______________ (es. anno civile/360/365);
– Modalità di erogazione: ______________ (es. bonifico su conto corrente IBAN ______________ intestato a ______________; tranche: ______________);
– Modalità di rimborso: ______________ (es. rate mensili/trimestrali/seminali/una tantum alla scadenza); prima rata il ______________; ultima rata il ______________;
– Garanzie prestate dai soci (se previste): ______________ (es. pegno su quote, fideiussione, garanzie reali, ecc.);
– Clausole accessorie: penale per ritardato pagamento pari a ______________, facoltà di estinzione anticipata: ______________, condizione risolutiva in caso di trasferimento quote: ______________;
– Eventuali limitazioni all’utilizzo dei fondi: ______________.
3) Di prendere atto e dichiarare che i soci interessati alla presente deliberazione hanno:
– dichiarato la propria completa conoscenza della situazione patrimoniale e finanziaria della società e dichiarato di non trovarsi in situazione di conflitto di interesse (oppure: hanno dichiarato il seguente conflitto di interesse: ______________);
– nel caso di conflitto, hanno dichiarato di astenersi dalla votazione su eventuali profili e di conformarsi alle disposizioni del Codice Civile e dello statuto (specificare modalità di astensione: ______________).
4) Di autorizzare il/la Sig./Sig.ra ______________, in qualità di ______________ della società, a stipulare, sottoscrivere e compiere tutti gli atti necessari o comunque utili per la formalizzazione del contratto di finanziamento in conformità alle condizioni sopra indicate, ivi inclusa la sottoscrizione dell’eventuale garanzia e dell’istruttoria bancaria relativa.
5) Di conferire al medesimo/a delega ad eseguire tutte le comunicazioni necessarie e a porre in essere i registri e le annotazioni contabili richieste dalla normativa in materia e dallo statuto sociale, nonché a richiedere l’eventuale autorizzazione di terzi ove necessaria.
La votazione sulla proposta ha avuto il seguente esito:
– Voti favorevoli: ______________ (indicare nomi e quote);
– Voti contrari: ______________ (indicare nomi e quote);
– Astenuti: ______________ (indicare nomi e quote).
Deliberazione: ______________ (es. approvata all’unanimità / approvata con la maggioranza di cui sopra / respinta).
Letto, approvato e sottoscritto il presente verbale, si dà mandato al/alla Sig./Sig.ra ______________ di redigerne copia conforme e di provvedere agli adempimenti di legge e statutari conseguenti.
Letto, confermato e sottoscritto.
Il Presidente ______________
Il Segretario ______________
Per presa visione:
Socio ______________ (firma) Socio ______________ (firma) Socio ______________ (firma)
Data ______________. Luogo ______________.