I costi da sostenere per la realizzazione di un progetto possono essere i più disparati: costi per i viaggi, costi per le materie prime, costi per acquisti, costi per forniture e così via. Ogni progetto fallirebbe se non calcolasse, nella fase di pianificazione, i costi da sostenere. In questa guida ti spiegherò come calcolare i costi di un qualsiasi progetto.
Identifica le tipologie di costi da sostenere. I costi di un progetto possono essere classificati in costi per il lavoro, costi per le consulenze, costi per acquisti, costi per viaggi, costi per imprevisti e costi per mitigazione dei rischi. I primi sono i costi delle persone della tua azienda che lavorano per il progetto. Per calcolarli con precisione, devi sapere se le persone sono lavoratori a tempo indeterminato oppure con contratto di somministrazione. I primi sono assunti dall’azienda senza limiti di tempo mentre i secondi hanno un contratto temporaneo con una società interinale. I costi per le consulenze sono quelli che devi sostenere per pagare le società che forniscono servizi di consulenza per il progetto. I costi per gli acquisti possono suddividersi in costi per materie prime, costi per materiali, costi per beni immateriali (per esempio, licenze software per sistemi operativi), costi per macchinari, costi per forniture. I costi per le materie prime sono i costi che devi sostenere per l’acquisto delle materie che devi trasformare per ottenere il prodotto finito. Ad esempio, se devi costruire un ponte, una materia prima potrebbe essere l’acciaio. I costi per le forniture sono tutti quelli che devi sostenere per pagare la realizzazione di un’opera da parte di una società esterna. I costi per i viaggi sono quelli che il personale deve sostenere per spostarsi per ragioni di lavoro inerenti al progetto. Ricorda, però, di non calcolare anche i viaggi del personale di aziende che forniscono le forniture o delle società di consulenza, se tali viaggi sono inclusi nei loro contratti. I costi per gli imprevisti sono costi accantonati da sostenere nel caso accadano degli eventi di rischio. Infine, i costi per la mitigazione dei rischi sono dei costi da sostenere per ridurre o eliminare l’impatto dei rischi.
Calcola i costi mensili delle singole attività. E’ necessario calcolare i costi che devi sostenere ogni mese per controllare meglio l’andamento del progetto. Se non lo fai, rischi di trovarti, alla fine dell’anno, con costi troppo alti perché non ne hai controllato l’andamento mensilmente. Il calcolo del costo del personale a tempo indeterminato si ottiene moltiplicando il costo del lavoro di ogni singola figura professionale per il numero di ore mensili da lavorare per il progetto. Devi chiedere al tuo responsabile il costo orario da applicare perché non è uguale per tutti i dipendenti: l’azienda, infatti, può applicare un costo medio per ogni singola figura professionale. Il calcolo del costo dei lavoratori con contratto di somministrazione si ottiene moltiplicando il costo orario che si paga alla società interinale per il numero di ore mensili di lavoro. Il costo orario, in questo caso, si ottiene dal contratto che l’azienda ha con la società interinale. I rimanenti costi devono essere inseriti quando si prevede di emettere la relativa fattura. I costi di progetto, infatti, hanno valenza economica ma non finanziaria e, quindi, non si devono considerare i pagamenti. Nel caso delle forniture, si dovrà concordare un piano di fatturazione con l’azienda fornitrice, legato al rilascio di elementi concreti della fornitura. I costi sostenuti per la fornitura dovranno riportare i valori di tali fatture esattamente nei mesi in cui saranno emesse.
Sommate i costi mensili. Dovete sommare i costi sostenuti per ogni singolo mese. Otterrete, pertanto, i costi mensili di progetto che, sommati, danno il costo complessivo del progetto.
Questi costi vi saranno utili per verificarne l’andamento mensile e per intraprendere le azioni necessarie a riportare i costi di progetto ai loro valori iniziali. Per esempio, se osservate che i costi sostenuti in un mese eccedono quelli previsti inizialmente, potete intraprendere riduzioni di costi nei mesi successivi per ritornare ai valori iniziali. Adesso avete tutti gli strumenti per calcolare i costi del vostro progetto e verificarne l’andamento.