Questa breve guida accompagna nella redazione del verbale di approvazione del bilancio di una cooperativa, offrendo indicazioni pratiche per rispettare gli obblighi formali e garantire trasparenza amministrativa. Verranno illustrate le caratteristiche e le formalità che rendono il verbale valido e rintracciabile, con suggerimenti per evitare errori comuni nella compilazione, nella sottoscrizione e nel deposito dei documenti. L’obiettivo è fornire uno strumento operativo che faciliti la stesura corretta e completa del verbale, agevolando il rispetto delle scadenze e degli obblighi verso soci e autorità competenti.
Come scrivere un verbale approvazione bilancio cooperativa
Il verbale di approvazione del bilancio di una cooperativa è il documento scritto che formalizza quanto avvenuto durante l’assemblea dei soci convocata per esaminare e decidere sul rendiconto economico, patrimoniale e finanziario della società. Serve a certificare la regolare esecuzione delle fasi previste dallo statuto e dalla normativa, a rendere opponibili a terzi le deliberazioni assunte dall’assemblea e a costituire prova documentale dell’avvenuta approvazione, dell’eventuale destinazione dell’avanzo o della copertura della perdita, nonché dell’eventuale concessione della liberatoria agli amministratori. Il verbale è inoltre fondamentale per gli adempimenti successivi, come il deposito dei documenti obbligatori presso il Registro delle Imprese, e per dimostrare la correttezza procedurale in caso di controlli o contestazioni.
Nel redigerlo occorre riportare con chiarezza la data, l’ora e il luogo della riunione e indicare la modalità di convocazione, facendo riferimento al richiamo dello statuto o alla lettera di convocazione. Devono essere elencati i partecipanti presenti in assemblea, specificando la qualità di socio e il capitale sociale rappresentato, nonché eventuali deleghe o procurazioni; se è prevista la presenza di organi di controllo o di revisione contabile, va annotata la loro partecipazione o giustificata l’assenza. Si registra chi ha presieduto l’assemblea e chi ha assunto le funzioni di segretario, insieme alla constatazione del rispetto del quorum di costituzione e di deliberazione previsto dallo statuto o dalla legge. Si dà conto dell’ordine del giorno, con riferimento al documento contabile messo a disposizione dei soci, e si riassumono, in termini oggettivi e non opinabili, i punti salienti emersi durante la discussione, senza commenti personali: eventuali osservazioni dei soci, rilievi del collegio sindacale o del revisore e le risposte dell’organo amministrativo. Per la parte decisiva il verbale deve riportare in modo inequivocabile il testo della proposta posta in votazione, la modalità di votazione adottata e il risultato numerico della votazione, cioè il numero di voti favorevoli, contrari e di astensioni, e l’esito della deliberazione con l’indicazione della destinazione dell’utile o della copertura della perdita, nonché l’eventuale concessione della liberatoria (discussione e votazione sulla gestione degli amministratori). Se la delibera prevede misure successive, come il conferimento di incarichi per il deposito dei documenti o l’adozione di atti amministrativi, il verbale deve specificare chi è incaricato e con quale mandato.
Dal punto di vista formale il linguaggio del verbale deve essere chiaro, sintetico e neutro, redatto in ordine cronologico, evitando formulazioni ambigue. È buona prassi allegare al verbale le copie del bilancio approvato complete di nota integrativa e della relazione degli amministratori e, quando previsto dalla normativa o dallo statuto, la relazione del collegio sindacale o del revisore. Vanno conservati un originale del verbale e gli allegati nel libro delle assemblee o nell’archivio societario insieme all’elenco dei soci partecipanti e alle deleghe. Il documento deve essere sottoscritto dal presidente dell’assemblea e dal segretario; in mancanza, possono sottoscriverlo i soggetti cui lo statuto attribuisce tale funzione. A seconda delle previsioni statutarie e degli obblighi di legge, occorre infine adempiere ai termini per il deposito del bilancio e degli eventuali documenti integrativi presso il Registro delle Imprese o altri enti competenti, verificando preventivamente le scadenze e le modalità di presentazione previste per la forma cooperativa in questione. Per evitare irregolarità o inefficacia delle decisioni è consigliabile attenersi scrupolosamente alle norme statutarie, rispettare i quorum richiesti e, se necessario, avvalersi della consulenza di un professionista per gli adempimenti burocratici e fiscali.
Fac simile verbale approvazione bilancio cooperativa
L’anno ______________, il giorno ______________ del mese di ______________, alle ore ______________, in ______________, presso la sede sociale della Cooperativa ______________, si è riunita l’Assemblea dei Soci, regolarmente convocata.
Presiede l’Assemblea il Sig./la Sig.ra ______________ nella sua qualità di Presidente, che nomina a verbalizzare il Sig./la Sig.ra ______________ nella qualità di Segretario.
Il Presidente, constatata l’identità e la legittimazione dei presenti, dà atto che risultano presenti o rappresentati n. ______________ soci, titolari di complessive n. ______________ quote/capitale sociale, corrispondenti a ______________% del capitale sociale; il quorum è pertanto dichiarato valido per deliberare sugli argomenti all’ordine del giorno.
Ordine del giorno:
1) Approvazione del bilancio chiuso al ______________, corredato della Relazione sulla gestione, della Relazione del Collegio Sindacale e della Relazione del Revisore (se nominato);
2) Destinazione dell’utile di esercizio (ovvero copertura della perdita);
3) Varie ed eventuali.
Il Presidente sottopone all’Assemblea il progetto di bilancio chiuso al ______________, composto da Stato Patrimoniale, Conto Economico e Nota Integrativa, nonché le relazioni di accompagnamento e la relazione del Collegio Sindacale/Organo di controllo.
Dopo la lettura e la discussione, l’Assemblea passa alla votazione delle seguenti proposte:
Punto 1 – Approvazione del bilancio dell’esercizio chiuso al ______________:
– Totale attivo: ______________;
– Totale passivo: ______________;
– Utile/perdita d’esercizio: ______________.
Votazione: voti favorevoli ______________; voti contrari ______________; astenuti ______________. L’Assemblea approva il bilancio chiuso al ______________ con i voti sopra indicati.
Punto 2 – Destinazione dell’utile (ovvero modalità di copertura della perdita):
L’Assemblea delibera di destinare l’utile di esercizio pari a euro ______________ come segue:
– Riserva legale: euro ______________;
– Riserva indivisibile / statutarie: euro ______________;
– Distribuzione dividendi: euro ______________ (eventuali);
– Riporto a nuovo: euro ______________.
In caso di perdita dell’esercizio pari a euro ______________, l’Assemblea delibera di coprirla mediante: ________________________________________________________________.
Votazione: voti favorevoli ______________; voti contrari ______________; astenuti ______________. La destinazione dell’utile (o la copertura della perdita) viene pertanto approvata.
Punto 3 – Varie ed eventuali:
Non essendovi ulteriori argomenti posti all’ordine del giorno, o a seguito delle discussioni svolte in merito a ________________________________________________________________, si prende atto di quanto esposto e non vengono assunte ulteriori deliberazioni / vengono assunte le seguenti deliberazioni: ________________________________________________________________.
Esauriti gli argomenti all’ordine del giorno, il Presidente dichiara chiusa la seduta alle ore ______________.
Il presente verbale, letto, approvato e sottoscritto, viene firmato come segue:
Il Presidente: ________________________________ ______________
Il Segretario: ________________________________ ______________
Eventuali firme dei componenti del Collegio Sindacale / dell’Organo di controllo:
Nome e Cognome: ________________________________ ______________
Nome e Cognome: ________________________________ ______________
Luogo e data: ______________, li ______________.