Questa guida offre indicazioni pratiche per la redazione del verbale relativo al rinnovo delle cariche del consiglio di amministrazione di una cooperativa, con l’obiettivo di garantire chiarezza formale e conformità alle norme vigenti. Spiega gli elementi essenziali che il documento deve contenere, le principali formalità da osservare e suggerimenti operativi per documentare correttamente assemblee, votazioni e nomine, facilitando così la trascrivibilità nei registri e riducendo il rischio di contestazioni.
Come scrivere un verbale rinnovo cariche consiglio di amministrazione cooperativa
Il verbale che documenta il rinnovo delle cariche del consiglio di amministrazione di una cooperativa è l’atto scritto che attesta formalmente le operazioni svolte dall’assemblea o, se previsto dallo statuto, dal consiglio stesso, relative alla nomina, alla conferma o alla revoca degli amministratori e alle eventuali deleghe o attribuzioni di cariche interne (presidente, vicepresidente, amministratore delegato, ecc.). Questo documento serve a fissare in modo preciso e opponibile a terzi ciò che è stato deliberato, a garantire la trasparenza e la tracciabilità delle decisioni, e a costituire la base per gli adempimenti successivi verso il Registro delle Imprese e altri soggetti interessati (istituti bancari, committenti, ecc.). Inoltre il verbale è indispensabile per dimostrare l’esistenza del mandato, la durata dello stesso, l’accettazione della carica da parte degli eletti e le eventuali incompatibilità, nonché per aggiornare i registri sociali e i poteri rappresentativi della cooperativa.
Nella redazione del verbale è importante seguire un ordine logico e un linguaggio formale, riportando in apertura la data, l’ora e il luogo dell’adunanza e l’indicazione dell’organo riunito, specificando se si tratta di assemblea ordinaria, straordinaria o di riunione del consiglio. Si identificano i partecipanti con nome, cognome e, quando richiesto dallo statuto o utile per la pubblicità dell’atto, con codice fiscale, carica sociale precedente e modalità di partecipazione (presente di persona o rappresentato mediante delega); si indica inoltre il presidente dell’assemblea e il segretario verbalizzante, con l’eventuale nomina di un verbalizzante esterno. Va registrato il numero di soci presenti e il quorum costitutivo e deliberativo richiesto e verificato, descrivendo brevemente la procedura adottata per la votazione se si sono susseguite più fasi (ad esempio votazione per liste, a maggioranza semplice, a maggioranza qualificata, scrutinio segreto, appello nominale), con l’esito numerico delle operazioni di voto. Occorre riportare testualmente l’ordine del giorno relativo al rinnovo delle cariche e le proposte poste in votazione, specificando i termini del mandato conferito (durata in anni o fino a data certa), eventuali limiti di rieleggibilità e le deleghe conferite ai singoli amministratori, nonché la decorrenza dell’incarico e, se deliberato, la remunerazione o il compenso cumulativo.
Il contenuto del verbale deve inoltre registrare l’esplicita accettazione della carica da parte degli amministratori eletti, la dichiarazione di insussistenza di cause di incompatibilità o di ineleggibilità, oppure la presa d’atto delle eventuali dichiarazioni rese in proposito. Se richiesto dallo statuto o dalla normativa, si allegano o si allega al verbale la documentazione di accettazione sottoscritta, la copia delle deleghe e ogni dichiarazione di insediamento prevista. Al termine delle operazioni si riporta la formula di chiusura con l’indicazione dell’ora di cessazione dei lavori e la sottoscrizione del presidente e del segretario; le firme autenticano la conformità del contenuto e rendono il verbale idoneo per l’iscrizione nei libri sociali. È buona prassi indicare in calce gli estremi dei documenti prodotti in sede di assemblea (es. liste dei candidati, verbali di commissione elettorale interna) e conservare copia conforme agli atti sociali.
Per l’efficacia esterna delle nomine è poi necessario procedere agli adempimenti amministrativi previsti: il verbale viene trascritto nel libro delle adunanze e delle deliberazioni e, nei termini previsti dallo statuto o dalla legge, le variazioni inerenti gli amministratori devono essere comunicate e depositate presso il Registro delle Imprese competente, corredate della documentazione richiesta. Nella pratica questo comporta la predisposizione della modulistica richiesta dalla Camera di Commercio, l’indicazione dei dati anagrafici e fiscali dei nuovi amministratori, la specificazione delle cariche ricoperte e la trasmissione delle dichiarazioni di accettazione e della eventuale documentazione aggiuntiva prevista.
Per quanto riguarda la forma del testo, è opportuno adottare un tono chiaro e preciso: ad esempio, si può iniziare con una frase che colloca temporalmente e localmente l’assemblea, proseguire con l’enunciazione dell’ordine del giorno e della modalità di svolgimento, quindi riportare le candidature presentate e la procedura di voto, e concludere con la proclamazione degli eletti e le loro dichiarazioni di accettazione. Frasi tipiche possono essere: “Alle ore … del giorno …, presso la sede sociale, si è riunita l’assemblea dei soci…” seguita da “Premesso che…” solo se necessario per riferire elementi istruttori, quindi “Si procede quindi alla votazione per il rinnovo delle cariche del consiglio di amministrazione. A seguito dello scrutinio risultano eletti…” e infine “I nominati dichiarano di accettare la carica e di non trovarsi in cause di ineleggibilità o incompatibilità, impegnandosi a comunicare tempestivamente ogni variazione di status.” Il testo del verbale deve essere redatto in modo da non lasciare ambiguità sui numeri di voti ottenuti, sul termine del mandato e sui poteri attribuiti.
Infine, pur essendo possibile redigere il verbale su carta intestata della cooperativa o su supporto digitale nei casi ammessi, è consigliabile attenersi alle disposizioni statutarie relative al libro delle adunanze e delle deliberazioni e conservare copia del verbale sia nel registro sociale che nella documentazione per la trasmissione agli enti competenti. Quando sorgono dubbi sul contenuto o su aspetti procedurali particolari, è prudente consultare il testo dello statuto sociale e, se occorre, rivolgersi a un consulente legale o a un notaio per assicurare la piena conformità alle norme vigenti e l’efficacia degli adempimenti successivi.
Fac simile verbale rinnovo cariche consiglio di amministrazione cooperativa
L’anno ______________, il giorno ______________ del mese di ______________, alle ore ______________, in ______________ (sede legale della Cooperativa), si è riunito il Consiglio di Amministrazione della Cooperativa ______________, codice fiscale/partita IVA ______________, convocato con avviso del ______________ a firma ______________.
Presenti:
– ______________ (carica)
– ______________ (carica)
– ______________ (carica)
– ______________ (carica)
Assenti giustificati:
– ______________
Assenti non giustificati:
– ______________
Il Presidente pro tempore ______________ constata e dichiara che il Consiglio è regolarmente costituito, essendo presenti ______________ membri su ______________ componenti, sicché il Consiglio può validamente deliberare sugli argomenti posti all’ordine del giorno.
Ordine del giorno:
1) Rinnovo delle cariche sociali del Consiglio di Amministrazione;
2) Determinazione della durata degli incarichi e dei relativi poteri;
3) Varie ed eventuali.
Si procede all’esame del punto 1) all’ordine del giorno.
Il Presidente illustra le modalità di voto che verranno adottate: ______________ (es. votazione palese / segreta, votazione per appello nominale, ecc.) e invita i presenti a presentare candidature per le cariche da ricoprire.
Candidature presentate:
– Per la carica di Presidente: ______________
– Per la carica di Vice Presidente: ______________
– Per la carica di Amministratore delegato (se prevista): ______________
– Per la carica di Segretario: ______________
– Per la carica di Tesoriere: ______________
– Per il ruolo di Consigliere componente il Consiglio di Amministrazione: ______________, ______________, ______________
Si procede quindi alle votazioni come segue:
– Votazione per la carica di Presidente:
candidato ______________: voti favorevoli ______________, contrari ______________, astenuti ______________. Esito: ______________ (eletto / non eletto).
– Votazione per la carica di Vice Presidente:
candidato ______________: voti favorevoli ______________, contrari ______________, astenuti ______________. Esito: ______________.
– Votazione per la carica di Amministratore delegato:
candidato ______________: voti favorevoli ______________, contrari ______________, astenuti ______________. Esito: ______________.
– Votazione per la carica di Segretario:
candidato ______________: voti favorevoli ______________, contrari ______________, astenuti ______________. Esito: ______________.
– Votazione per la carica di Tesoriere:
candidato ______________: voti favorevoli ______________, contrari ______________, astenuti ______________. Esito: ______________.
– Votazione per i restanti componenti del Consiglio:
candidati ______________: voti favorevoli ______________, contrari ______________, astenuti ______________. Esito: ______________.
A seguito delle votazioni risultano eletti:
– Presidente: ______________
– Vice Presidente: ______________
– Amministratore delegato: ______________
– Segretario: ______________
– Tesoriere: ______________
– Consiglieri: ______________; ______________; ______________
La durata degli incarichi è stabilita in ______________ anni, con decorrenza dal ______________ al ______________.
Il Consiglio attribuisce ai soggetti sopra indicati i seguenti poteri e deleghe:
– Al Presidente ______________: ______________
– Al Vice Presidente ______________: ______________
– All’Amministratore delegato ______________: ______________
– Al Segretario ______________: ______________
– Al Tesoriere ______________: ______________
I neoeletti dichiarano di accettare l’incarico e di non trovarsi in alcuna situazione di incompatibilità o ineleggibilità ai sensi delle vigenti disposizioni statutarie e normative:
– Presidente ______________: accetta ☐, rifiuta ☐
– Vice Presidente ______________: accetta ☐, rifiuta ☐
– Amministratore delegato ______________: accetta ☐, rifiuta ☐
– Segretario ______________: accetta ☐, rifiuta ☐
– Tesoriere ______________: accetta ☐, rifiuta ☐
– Consiglieri ______________: accettano ☐, rifiutano ☐
Non essendovi altre questioni all’ordine del giorno, il Presidente dichiara chiusa la seduta alle ore ______________.
Il presente verbale, letto e approvato, viene sottoscritto come segue.
Luogo ______________, data ______________
Il Presidente ______________ __________________________
Il Segretario ______________ __________________________
Altri membri presenti (firma e nome):
– ______________ __________________________
– ______________ __________________________
– ______________ __________________________