Questa guida illustra come redigere il verbale di assemblea relativo all’approvazione del bilancio quando la riunione si svolge oltre il termine dei 180 giorni, con particolare attenzione alla corretta documentazione delle ragioni del ritardo e alla ricostruzione delle deliberazioni adottate. Vengono evidenziati gli elementi essenziali che il verbale deve contenere per garantire chiarezza e conformità formale, oltre a suggerimenti pratici sul linguaggio, sulla datazione e sugli allegati utili a ridurre il rischio di contestazioni. Il testo è pensato per amministratori, segretari e consulenti che necessitano di indicazioni operative per rendere il verbale completo e difendibile.
Come scrivere un verbale assemblea approvazione bilancio oltre 180 giorni
Il verbale di assemblea è il documento formale che attesta quanto è avvenuto durante la riunione dei soci o dell’assemblea: identifica i partecipanti, riproduce la discussione essenziale, riporta le relazioni presentate e certifica le deliberazioni adottate con l’indicazione dei risultati delle votazioni. Serve a fornire una prova ufficiale delle decisioni assunte dalla società, a rendere opponibili a terzi le deliberazioni e costituisce il punto di partenza per gli adempimenti successivi, come la sottoscrizione del bilancio, la sua pubblicazione e il deposito presso gli uffici competenti. Quando l’approvazione del bilancio avviene oltre i termini ordinari previsti dallo statuto o dalla normativa, il verbale assume un’importanza ulteriore: deve documentare le ragioni del ritardo, eventuali autorizzazioni o decisioni che hanno consentito il differimento e le misure adottate per regolarizzare la situazione, in modo da ridurre rischi di responsabilità e contestazioni.
Nel redigerlo è opportuno usare un linguaggio formale, preciso e sintetico, riportando in modo cronologico gli atti salienti della seduta. All’inizio del testo si indica la data, il luogo della riunione e la persona che presiede; si descrive poi la modalità di convocazione e la constatazione della regolarità della stessa e della presenza dei soci o dei loro rappresentanti, specificando la loro capacità di voto. Il verbale deve ricomporre la sequenza degli interventi più rilevanti: la relazione del consiglio di amministrazione sul bilancio, l’illustrazione delle voci principali del conto economico e dello stato patrimoniale, l’eventuale relazione della società di revisione o del collegio sindacale e le osservazioni dei soci e dei tecnici eventualmente intervenuti. Se l’assemblea approva il bilancio dopo i termini previsti, il verbale deve includere il richiamo alle motivazioni che hanno determinato il rinvio dell’approvazione (ad esempio necessità di acquisire documentazione integrativa, complessità nella redazione, attività di revisione ancora in corso), le eventuali delibere che abbiano autorizzato proroghe e, se del caso, l’esplicito consenso dei soci a procedere nonostante il superamento dei termini statutari o di legge, oltre a qualsiasi decisione di natura compensativa adottata per limitare effetti negativi. È importante registrare in modo chiaro la proposta di deliberazione così come è stata posta in votazione e il risultato numerico della votazione, comprensivo di astenuti e contrari, perché la consistenza delle maggioranze è spesso centrale nelle contestazioni successive.
Dal punto di vista formale il testo deve contenere la riproduzione integrale o sintetica della delibera approvata, la firma del presidente dell’assemblea e del segretario o della persona incaricata alla redazione del verbale, nonché l’indicazione delle eventuali sottoscrizioni richieste dallo statuto o dalla legge. Subito dopo l’assemblea vanno predisposti e acquisiti i documenti necessari per gli adempimenti successivi: il bilancio approvato nella versione definitiva, le eventuali dichiarazioni del collegio sindacale o del revisore e la copia del verbale stesso, che dovrà essere trascritta nel registro delle assemblee ove previsto. Infine, occorre procedere al deposito e alla pubblicazione del bilancio secondo i termini di legge; quando l’approvazione è intervenuta oltre 180 giorni, vale la pena indicarlo esplicitamente nel verbale e annotare le azioni intraprese per la regolarizzazione, avvertendo che è consigliabile confrontarsi con il consulente legale o il commercialista per valutare eventuali rischi, sanzioni o obblighi aggiuntivi derivanti dal ritardo.
Se desideri, posso trasformare quanto sopra in un testo di verbale già pronto all’uso, adattandolo alla forma giuridica della tua società e ai dettagli concreti della situazione.
Fac simile verbale assemblea approvazione bilancio oltre 180 giorni
L’anno ______________, il giorno ______________ del mese di ______________, alle ore ______________, in ______________ (sede dell’assemblea), si è riunita l’Assemblea dei soci della società ______________ con sede legale in ______________, codice fiscale / partita IVA ______________, regolarmente convocata in data ______________ per discutere e deliberare sul seguente ordine del giorno:
1) Approvazione del bilancio d’esercizio chiuso al ______________, relativo rendiconto, nota integrativa e relazione sulla gestione; deliberazioni inerenti e conseguenti;
2) Destinazione dell’utile di esercizio;
3) Eventuali e varie ed eventuali.
Assume la presidenza ______________, che dichiara aperta la seduta e nomina quale segretario verbalizzante ______________, con facoltà di sottoscrivere il presente verbale unitamente al presidente.
Risultano presenti o rappresentati i soci di seguito indicati:
– Nome/Denominazione ______________, titolare di n. ______________ azioni/quote, corrispondenti al ______________% del capitale sociale;
– Nome/Denominazione ______________, titolare di n. ______________ azioni/quote, corrispondenti al ______________% del capitale sociale;
(segue elenco completo dei presenti e dei delegati).
Il Presidente, accertata la regolarità della convocazione e che l’Assemblea è validamente costituita ai sensi dello statuto e della legge, dichiara aperta la discussione sul primo punto all’ordine del giorno.
Il Presidente illustra il bilancio d’esercizio chiuso al ______________, corredato di nota integrativa e della relazione sulla gestione, depositato presso la sede sociale e messo a disposizione dei soci nei termini di legge in data ______________. Prende la parola ______________ che illustra la relazione del Consiglio di Amministrazione; prende la parola ______________ che riferisce sulla relazione del collegio sindacale/revisore legale (se presente) datata ______________.
Si dà atto che l’approvazione del bilancio avviene oltre il termine dei 180 giorni previsto dall’art. ______________ dello statuto/disciplinare; le motivazioni del ritardo sono indicate come segue: ______________.
Consegnata la parola ai soci intervenuti, intervengono e discutono i seguenti soggetti: ______________ (elenco interventi e sintesi delle dichiarazioni).
Terminata la discussione, si passa alla votazione del seguente testo di deliberazione:
“L’Assemblea dei soci, riunita in data ______________, vista la relazione del Consiglio di Amministrazione e la relazione del Collegio Sindacale/Revisore, approva il bilancio d’esercizio chiuso al ______________, corredato di nota integrativa, relazione sulla gestione e allegati, che vengono qui integralmente approvati e allegati al presente verbale.”
Votazione: votanti ______________ (pari a ______________% del capitale sociale);
– Voti favorevoli: ______________, pari a ______________% dei votanti;
– Voti contrari: ______________, pari a ______________% dei votanti;
– Astenuti: ______________, pari a ______________% dei votanti.
La votazione ha esito: ______________ (esito favorevole/contrario). Pertanto l’Assemblea delibera di approvare il bilancio d’esercizio chiuso al ______________.
Si procede quindi alla deliberazione sulla destinazione dell’utile di esercizio. Proposta formulata: ______________. Votazione su proposta di destinazione dell’utile:
– Voti favorevoli: ______________;
– Voti contrari: ______________;
– Astenuti: ______________.
L’Assemblea delibera di destinare l’utile d’esercizio di Euro ______________ come segue: ______________.
Deliberazioni conseguenti:
– Si dà provvedimento per la trascrizione/trasmissione agli organi competenti e per l’eventuale deposito ai sensi di legge in data ______________.
– Si dà atto delle motivazioni che hanno determinato il superamento del termine dei 180 giorni: ______________.
– Eventuali provvedimenti ulteriori (es. rilascio di liberatoria ai componenti del Consiglio, nomina/revoca di sindaci o revisore, deleghe): ______________.
Non essendovi ulteriori argomenti all’ordine del giorno, alle ore ______________ il Presidente dichiara chiusa la seduta.
Il presente verbale, redatto in forma ______________, viene letto, approvato e sottoscritto come segue.
Luogo ______________, data ______________
Il Presidente: ________________________________ (firma)
Il Segretario verbalizzante: ________________________________ (firma)
Allegati:
– Bilancio d’esercizio chiuso al ______________;
– Nota integrativa;
– Relazione sulla gestione;
– Relazione del Collegio Sindacale/Revisore legale;
– Eventuali altre documentazioni: ______________.