Questa guida accompagna i membri del CDA e gli uffici societari nella redazione del verbale di cambio amministratore in una cooperativa, illustrando i requisiti formali, i contenuti essenziali e le operazioni necessarie per la corretta iscrizione presso il Registro delle imprese, oltre alle cautele per evitare vizi procedurali. L’obiettivo è fornire indicazioni pratiche e chiare per garantire trasparenza, certezza giuridica e conformità normativa, agevolando l’avvicendamento e la tutela degli organi sociali.
Come scrivere un verbale cambio amministratore a CDA cooperativa
Il verbale relativo al cambio dell’amministratore nel Consiglio di Amministrazione di una cooperativa è il documento formale che dà contezza dell’avvenuta decisione societaria: descrive come la modifica è stata proposta, discussa e deliberata, indica chi erano i presenti e certifica l’esito del voto, oltre a rendere ufficiale la presa di servizio del nuovo amministratore e la cessazione del precedente. Serve a creare prova scritta e opponibile a terzi dell’avvenuta sostituzione, a consentire gli adempimenti verso il Registro delle Imprese e gli enti terzi (banche, fornitori, controparti contrattuali) e a tenere aggiornata la documentazione sociale obbligatoria, come il libro delle deliberazioni dell’assemblea o del consiglio e il registro degli amministratori. Per essere valido il verbale deve riportare in modo chiaro e non equivoco la data e il luogo della riunione, l’indicazione delle persone intervenute e dei rispettivi ruoli, la verifica del prescritto quorum costitutivo e deliberativo, l’ordine del giorno, la relazione che ha introdotto la proposta di revoca o dimissione e la proposta di nomina, il testo della deliberazione con l’indicazione del risultato della votazione e la sottoscrizione di chi ha presieduto e di chi ha redatto il verbale; è altresì importante che il verbale contenga la dichiarazione di accettazione della carica da parte del nuovo amministratore, con eventuale indicazione dei poteri conferiti, della durata dell’incarico e delle eventuali incompatibilità o cause di ineleggibilità verificate o dichiarate. Se la nomina avviene in assemblea, il verbale assembleare dovrà riportare la procedura di elezione adottata; se la sostituzione è frutto di cooptazione da parte del consiglio, il verbale del consiglio dovrà motivare la cooptazione e indicare che la stessa sarà sottoposta alla successiva ratifica assembleare se previsto dallo statuto. Il linguaggio del verbale deve essere preciso, cronologico e neutro, evitando formule vaghe: le deliberazioni conviene riportarle testualmente, ad esempio indicando “Si delibera di revocare dalla carica di amministratore il Sig. X, con decorrenza dalla data odierna” oppure “Si delibera di nominare quale amministratore il Sig. Y, nato a…, il…, codice fiscale…, che accetta la carica e dichiara di non trovarsi in cause di ineleggibilità”, accompagnando tali formulazioni con la specifica sul numero dei voti favorevoli, contrari e astenuti ove richiesto. Il verbale originale va conservato nel libro delle deliberazioni competente e su di esso devono apporre firma il presidente della riunione e il segretario verbalizzante; è buona prassi allegare al verbale eventuali dimissioni scritte dell’amministratore cessato e la dichiarazione di accettazione del nuovo amministratore, nonché copia di un documento di identità e del codice fiscale per agevolare le successive comunicazioni agli uffici competenti. Dopo la redazione e la sottoscrizione del verbale è necessario procedere agli adempimenti esterni: depositare presso il Registro delle Imprese la comunicazione di variazione degli organi sociali e aggiornare gli altri registri e le comunicazioni previste dallo statuto e dalla normativa applicabile, oltre a informare le banche e i principali interlocutori contrattuali sui nuovi poteri di rappresentanza; per queste formalità e per verificare eventuali specifiche previste dallo statuto o da normative particolari è consigliabile rivolgersi al commercialista o al consulente legale che segue la cooperativa. In sintesi, il verbale deve essere redatto con chiarezza e completezza, contenere tutti gli elementi identificativi e le decisioni in forma testuale e firmata, allegare le dichiarazioni rilevanti e costituire la base documentale per gli adempimenti di legge e per l’aggiornamento delle situazioni societarie e amministrative.
Fac simile verbale cambio amministratore a CDA cooperativa
L’anno ______________, il giorno ______________ del mese di ______________, alle ore ______________, presso la sede sociale della cooperativa ______________ (C.F./P.IVA ______________), con sede in ______________, via ______________ n. ______________, si è riunito il Consiglio di Amministrazione, regolarmente convocato nei modi previsti dallo statuto.
Presenti:
– ______________ (Presidente)
– ______________ (Consigliere)
– ______________ (Consigliere)
– ______________ (Consigliere)
– ______________ (Consigliere)
Assenti giustificati: ______________
Assume la presidenza il/la Sig./Sig.ra ______________ e funge da verbalizzante il/la Sig./Sig.ra ______________.
Ordine del giorno:
1) Comunicazione dimissioni e/o revoca dell’amministratore in carica ______________;
2) Nomina del nuovo amministratore;
3) Determinazione del mandato e conferimento dei poteri;
4) Adempimenti conseguenti e deleghe per le comunicazioni al Registro delle Imprese;
5) Varie ed eventuali.
Constatata la regolarità della convocazione e verificata la presenza di ______________ consiglieri su ______________ componenti del Consiglio, il Presidente dichiara il Consiglio validamente costituito per deliberare sugli argomenti all’ordine del giorno.
1) Dimissioni / revoca
Il Presidente dà lettura delle dimissioni / della proposta di revoca presentata dal/la Sig./Sig.ra ______________, nato/a a ______________ il ______________, residente in ______________, C.F. ______________, e sottopone la relativa proposta all’assemblea del Consiglio.
La proposta di accettare le dimissioni / di revocare l’amministratore ______________ è posta ai voti e risulta:
– Favorevoli: ______________
– Contrari: ______________
– Astenuti: ______________
Delibera: il Consiglio ______________ (accetta le dimissioni / delibera la revoca) del/la Sig./Sig.ra ______________, con effetto a decorrere dal ______________.
2) Nomina del nuovo amministratore
Il Presidente propone la nomina del/la Sig./Sig.ra ______________, nato/a a ______________ il ______________, residente in ______________, C.F. ______________, quale nuovo amministratore della cooperativa.
Il/la Sig./Sig.ra ______________ dichiara di accettare l’incarico e di essere in possesso dei requisiti di legge e statutari per ricoprire la carica.
La proposta di nomina è posta ai voti e risulta:
– Favorevoli: ______________
– Contrari: ______________
– Astenuti: ______________
Delibera: il Consiglio nomina il/la Sig./Sig.ra ______________ quale amministratore della cooperativa, con mandato della durata ______________ (fino al ______________ / fino alla scadenza del Consiglio / fino a revoca).
3) Conferimento dei poteri
Il Consiglio conferisce al nuovo amministratore i seguenti poteri e deleghe: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________.
Eventuali limiti o condizioni: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________.
La deliberazione è adottata con il seguente risultato di votazione:
– Favorevoli: ______________
– Contrari: ______________
– Astenuti: ______________
4) Adempimenti
Il Consiglio delibera di demandare a ______________ (nome e ruolo) il compito di espletare tutti gli atti e gli adempimenti necessari per la trascrizione della presente delibera presso il Registro delle Imprese, nonché per la comunicazione della variazione agli enti e agli intermediari competenti, con facoltà di sottoscrivere i moduli e i documenti richiesti.
Votazione:
– Favorevoli: ______________
– Contrari: ______________
– Astenuti: ______________
5) Varie ed eventuali
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Non essendovi altri argomenti all’ordine del giorno, alle ore ______________ il Presidente dichiara chiusa la seduta.
Il presente verbale, letto, approvato e sottoscritto, viene firmato come segue:
Il Presidente: ________________________________ Nome e Cognome: ______________
Il verbalizzante / Segretario: ________________________________ Nome e Cognome: ______________
Il nuovo amministratore (per accettazione): ________________________________ Nome e Cognome: ______________
Il precedente amministratore (per presa visione): ________________________________ Nome e Cognome: ______________
Data: ______________
Luogo: ______________