Questa guida offre indicazioni pratiche per redigere il verbale di cooperativa necessario alla richiesta di un mutuo bancario. Illustra quali elementi devono essere riportati con chiarezza e formalità, come la delibera assembleare, l’importo e le condizioni del finanziamento, l’attribuzione dei poteri ai rappresentanti e la documentazione di supporto, e spiega come presentare il verbale alla banca in conformità a statuto e normativa vigenti. Lo scopo è agevolare una pratica completa e ordinata per ridurre il rischio di integrazioni o ritardi; per aspetti giuridici o fiscali specifici è comunque consigliabile rivolgersi a un professionista.
Come scrivere un verbale cooperativa per richiesta mutuo presso la banca
Il verbale che la cooperativa redige per la richiesta di un mutuo alla banca è il documento ufficiale che attesta la decisione presa dall’organo competente della società (assemblea dei soci o consiglio di amministrazione) di chiedere un finanziamento, determina i termini essenziali dell’operazione e delega formalmente le persone che avranno il potere di avviare e perfezionare la pratica presso l’istituto di credito. Serve a fornire alla banca prova formale dell’esistenza della volontà sociale, della legittimazione di chi firma e delle condizioni concordate internamente, oltre che a costituire parte della documentazione societaria richiesta per l’istruttoria e per eventuali adempimenti notarili o di iscrizione ipotecaria nel caso di garanzie reali.
Nella redazione il tono deve essere formale e preciso: il verbale apre con l’indicazione del luogo e della data in cui si è riunito l’organo, la qualifica del presidente e del segretario o del verbalizzante, la composizione del soggetto convocato e il riferimento al rispetto delle forme di convocazione e del quorum necessario per la validità. Si descrive sinteticamente l’ordine del giorno e il confronto intervenuto, riportando le dichiarazioni essenziali che hanno portato alla decisione, quindi si riporta testualmente la deliberazione adottata, con l’indicazione del finanziamento richiesto (importo, durata indicativa, eventuali garanzie richieste), le condizioni minime concordate internamente quali tasso massimo accettabile o finalità del mutuo, e la formale delega alla persona o alle persone che dovranno sottoscrivere la domanda, firmare la documentazione bancaria, negoziare le condizioni e compiere gli atti accessori richiesti dalla banca. È importante che il testo della deliberazione sia inequivocabile nell’attribuire poteri e limiti, per esempio con una formulazione del tipo: “Si autorizza il presidente/il legale rappresentante Sig. X a presentare istanza di finanziamento presso la banca Y per un importo massimo di Euro …, ad accettare le condizioni contrattuali ritenute compatibili fino al tasso nominale annuo massimo del …, a sottoscrivere convenzioni, garanzie e atti accessori e a compiere ogni operazione necessaria alla erogazione del mutuo”.
Il verbale deve poi indicare l’esito della votazione espressa in termini di favorevoli, contrari e astenuti, oppure il numero di quote o azioni dei soci che hanno partecipato e votato, e si conclude con le firme dei soggetti che lo redigono e lo approvano, normalmente il presidente e il segretario dell’assemblea o il presidente e i consiglieri se delibera il consiglio; la sottoscrizione è fondamentale perché la banca richiederà copia conforme, talvolta autenticata, e la trascrizione o annotazione nel libro dei verbali. Allo scopo di completare l’istruttoria, il verbale deve richiamare e allegare la documentazione societaria completa: statuto, iscrizione al registro delle imprese, ultimi bilanci approvati e altre informazioni economico-finanziarie, nonché eventuali deleghe o procure e i documenti di identità dei delegati. Se il finanziamento prevede garanzie reali come ipoteca su immobili di proprietà della cooperativa, la banca e il notaio avranno bisogno che la deliberazione sia espressa in termini conformi alla normativa civilistica e che venga resa idonea per la stipula dell’atto notarile, quindi è opportuno prevedere nel verbale l’esplicita autorizzazione alla costituzione di ipoteca e la nomina del soggetto incaricato per le formalità notarili.
Dal punto di vista stilistico il verbale deve essere redatto in lingua chiara e impersonale, usando il passato remoto o prossimo per le decisioni assunte, evitando formule ambigue e riportando integralmente la formulazione della deliberazione e della delega. È buona pratica indicare nel corpo del verbale eventuali documenti allegati e richiamati, specificare ogni limite temporale della delega e precisare le modalità di rendiconto e verifica cui il delegato dovrà attenersi. Prima di presentare il verbale alla banca conviene verificare le richieste specifiche dell’istituto in merito alla forma e alle eventuali autenticazioni o legalizzazioni, perché alcune banche richiedono copia conforme o atto notarile per poter procedere all’erogazione o alla iscrizione di garanzie.
Fac simile verbale cooperativa per richiesta mutuo presso la banca
Il giorno ______________, alle ore ______________, presso la sede sociale in ______________, si è riunita l’assemblea/il consiglio di amministrazione della cooperativa ______________, codice fiscale/partita IVA ______________, iscritta al Registro delle Imprese di ______________ al n. ______________, legalmente convocata ai sensi dello statuto sociale.
Presiede la riunione ______________ in qualità di ______________ e funge da segretario ______________.
Risultano presenti i seguenti soci/amministratori/direttori:
– ______________, nato a ______________ il ______________, residente in ______________, ruolo ______________;
– ______________, nato a ______________ il ______________, residente in ______________, ruolo ______________;
– ______________, nato a ______________ il ______________, residente in ______________, ruolo ______________;
(altre presenze) ______________.
Constatata la regolare costituzione dell’assemblea/consiglio, il presidente dichiara aperta la seduta e pone all’ordine del giorno il seguente punto:
1) Deliberazione in merito alla richiesta di mutuo ipotecario presso istituto bancario e determinazione delle relative condizioni e procure.
Dopo ampia discussione, l’assemblea/il consiglio, con il seguente esito di votazione:
– Voti favorevoli ______________;
– Voti contrari ______________;
– Astenuti ______________;
delibera quanto segue:
1) Autorizzazione alla richiesta di mutuo
Si autorizza la cooperativa ______________ a richiedere presso la banca/istituto di credito ______________, con sede in ______________, un finanziamento/ mutuo dell’importo massimo di Euro ______________ (in lettere: ______________), da destinare a ______________ (finalità: es. acquisto immobile, ristrutturazione, consolidamento passività, ecc.).
2) Condizioni e durata
Si stabilisce che il mutuo potrà essere richiesto alle seguenti condizioni indicative:
– Durata: ______________ anni;
– Tipo di tasso: ______________ (es. fisso/variabile/misto);
– Periodicità delle rate: ______________;
– Altre condizioni economiche rilevanti: ______________.
3) Garanzie
La cooperativa si impegna, se necessario, a costituire le seguenti garanzie:
– Ipoteca di primo/grado su immobile sito in ______________, catastalmente identificato al foglio ______________, particella ______________, sub ______________;
– Eventuali fideiussioni/garanzie reali/personali: ______________;
– Polizze assicurative obbligatorie: ______________.
4) Procure e rappresentanze
Si autorizza il Presidente/Amministratore delegato ______________ e a norma di statuto l’eventuale Direttore/Procuratore ______________, congiuntamente/individualmente, a:
– negoziare, contrattare e sottoscrivere con la banca/istituto di credito ______________ il contratto di mutuo e tutti gli atti accessori e documenti necessari;
– apporre firme e sottoscrizioni, richiedere e ottenere erogazioni, stipulare piani di ammortamento, concordare garanzie e firme di cancellazione ipotecaria all’estinzione del debito;
– delegare, in tutto o in parte, i poteri conferiti ad altri soggetti, presentare documentazione e dichiarazioni, compiere tutti gli atti necessari e utili al perfezionamento dell’operazione.
Tutti gli atti che verranno sottoscritti dai soggetti sopra indicati avranno effetto vincolante per la cooperativa e potranno essere trascritti/certificati secondo le norme vigenti.
5) Mandato per adempimenti
Si dà mandato al segretario/procuratore ______________ di curare tutte le formalità previste, predisporre la documentazione necessaria e allegare al presente verbale copia dello statuto, visura camerale e documenti identificativi richiesti dalla banca.
6) Nomina del responsabile per i rapporti con la banca
Si nomina referente per i rapporti con la banca il/la sig./sig.ra ______________, con contatti telefono ______________, email ______________.
7) Ulteriori disposizioni
Eventuali spese, commissioni bancarie, oneri notarili e imposte connessi all’operazione saranno a carico della cooperativa e gestiti secondo le modalità che verranno concordate tra le parti. Eventuali variazioni sostanziali delle condizioni del mutuo dovranno essere previamente sottoposte all’approvazione dell’assemblea/consiglio.
Non essendovi altre questioni, il presidente dichiara conclusa la seduta alle ore ______________.
Letto, approvato e sottoscritto.
Il Presidente: ________________________________ ______________
Il Segretario: ________________________________ ______________
Verbale redatto da: ______________
Documentazione allegata (se presente):
– Copia dello statuto: ______________;
– Visura camerale: ______________;
– Documenti identificativi: ______________;
– Planimetria/descrizione immobile: ______________;
– Offerta bancaria/preventivo: ______________;
– Altri allegati: ______________.