Questa guida offre indicazioni pratiche e normative per redigere in modo corretto il verbale quando l’assemblea della cooperativa risulta deserta. Fornisce chiarimenti su forma e contenuti essenziali, sugli adempimenti successivi e sui criteri per documentare la mancata costituzione dell’adunanza, gli avvisi effettuati e la riconvocazione, con attenzione alle disposizioni statutarie e di legge. L’obiettivo è permettere agli amministratori e al segretario di procedere con trasparenza e tutela legale, evitando contestazioni e facilitando la comunicazione ai soci e agli organi competenti.
Come scrivere un verbale di assemblea deserta cooperativa
Il verbale di un’assemblea deserta è il documento ufficiale che attesta che l’assemblea convocata di una cooperativa si è tenuta nella data, nell’ora e nel luogo indicati ma non ha raggiunto il numero legale dei soci necessario per deliberare. Serve a lasciare traccia formale dell’avvenuta convocazione, delle operazioni compiute per la convocazione stessa, del mancato raggiungimento del quorum e delle conseguenti determinazioni operative: può constatare la mera impossibilità di procedere, oppure fissare la nuova convocazione in seconda convocazione se lo statuto o il codice civile lo consentono, oppure annotare altre decisioni previste dallo statuto. Il verbale ha valore probatorio nei confronti dei soci e di eventuali autorità, impedisce contestazioni future circa l’avvenuta convocazione e l’esito della riunione e costituisce parte integrante della documentazione societaria.
Nel redigere il verbale è importante descrivere con precisione gli elementi essenziali affinché risulti chiaro che la riunione è stata regolarmente convocata e che il mancato esercizio delle funzioni assembleari è dovuto alla mancanza del numero legale. Si comincia indicando la denominazione della cooperativa, la sede legale, il giorno, la data e l’ora in cui ha avuto luogo la convocazione e il luogo fisico in cui si attendeva lo svolgimento dell’assemblea. Occorre richiamare brevemente le modalità e la data della convocazione (ad esempio avviso inviato a mezzo raccomandata, posta elettronica certificata, affissione o avviso ai sensi dello statuto) e, se rilevante, gli estremi delle eventuali comunicazioni inviate ai soci per informare della convocazione e dell’ordine del giorno. Nel corpo del verbale va esplicitata la constatazione che, all’ora stabilita per l’inizio dei lavori, erano presenti un numero di soci inferiore al quorum previsto dallo statuto o dalla normativa applicabile e pertanto l’assemblea non ha potuto deliberare; se si sono presentati rappresentanti, deleghe o delegati, è opportuno annotarne i nomi e la qualità, indicando che comunque il numero legale non è stato raggiunto. Se lo statuto prevede la facoltà di tenere l’assemblea in seconda convocazione dopo un certo intervallo di tempo o con quorum ridotto, il verbale deve riportare l’eventuale decisione di rinviare i lavori alla seconda convocazione fissando la nuova data, l’ora e il luogo, oppure deve indicare che si procederà a nuova convocazione secondo le modalità statutarie; qualora si decidano altre azioni (ad esempio incaricare il consiglio di amministrazione di provvedere), queste devono essere riportate con chiarezza. È utile richiamare, quando rilevante, l’articolo statutario o la norma di legge che viene applicata per giustificare la mancanza di deliberazioni o la fissazione della nuova convocazione. Il documento deve concludersi con la firma della persona che redige il verbale, di norma il segretario dell’assemblea o il presidente del consiglio di amministrazione, e, se previsto dallo statuto, con la firma di un altro soggetto che attesti la veridicità dei fatti (per esempio il presidente o due soci presenti). Devono essere indicati nome, cognome e qualifica di chi firma; se non sono presenti soci la firma del redattore e, se opportuno, di un testimone o del responsabile dell’ufficio che ha effettuato la convocazione rafforzano la prova della regolarità della procedura.
Per comodità di utilizzo si può adottare una formula tipo che riporti in modo lineare quanto sopra descritto, tenendo presente di adattarla ai contenuti concreti e allo statuto della cooperativa. Un esempio di formulazione, da personalizzare con i dati specifici, potrebbe recitare: in data [giorno/mese/anno], alle ore [ora], presso la sede sociale di [indirizzo], è stata indetta l’assemblea dei soci della cooperativa [denominazione]. Si dà atto che la convocazione è stata effettuata in data [data convocazione] mediante [modalità di convocazione]. All’ora stabilita risultano presenti i signori [eventuali presenti o indicare “nessun socio presente”] e risultano pervenute le deleghe n. [numero, se presenti], per un totale di [numero] voti rappresentati, numero inferiore al quorum previsto dallo statuto per la validità delle deliberazioni; pertanto l’assemblea è da considerarsi deserta e non è stato possibile procedere alle deliberazioni previste all’ordine del giorno. Ai sensi dell’art. [numero articolo statutario, se applicabile] si convoca la seconda convocazione per il giorno [data], alle ore [ora], presso [luogo], salvo diversa comunicazione. Il presente verbale viene letto, approvato e sottoscritto come segue. Data [giorno/mese/anno]. Firma [nome e qualifica del redattore] Firma [nome e qualifica di altro firmatario, se previsto]. Prima di utilizzare il testo definitivo è opportuno verificare le prescrizioni statutarie relative al quorum e alle modalità di convocazione, nonché eventuali obblighi particolari di forma per specifiche delibere che solo in presenza di quorum possono essere adottate; per modifiche statutarie o atti soggetti a forma pubblica è necessario altresì procedere secondo le norme previste dalla legge, che possono richiedere l’intervento del notaio.
Fac simile verbale di assemblea deserta cooperativa
L’anno ______________ il giorno ______________ del mese di ______________ alle ore ______________, in ______________ (sede sociale), si è tenuta, per la Cooperativa ______________, l’assemblea convocata con avviso del ______________, per discutere e deliberare sul seguente ordine del giorno: ______________.
Alla data e ora sopra indicate, constatata la regolare emissione dell’avviso di convocazione mediante ______________ (es. raccomandata, PEC, affissione), si è proceduto all’appello nominale. Non risultano presenti né rappresentati soci; numero dei soci presenti: ______________; numero totale dei soci iscritti: ______________.
Il/La sottoscritto/a ______________, in qualità di ______________ (es. Presidente del Consiglio di Amministrazione / Presidente dell’Assemblea / Legale rappresentante), dichiara pertanto l’assemblea deserta ai sensi dell’art. ______________ dello Statuto sociale e/o dell’art. ______________ del Codice Civile.
Si prende atto che, in conseguenza della mancata costituzione del numero legale, non è possibile procedere alla trattazione né alla deliberazione degli argomenti posti all’ordine del giorno.
Con riferimento a quanto previsto dallo Statuto e dalla normativa vigente, si stabilisce di rinviare la riunione in seconda convocazione al giorno ______________ alle ore ______________, presso ______________, con le medesime modalità di convocazione, ovvero di procedere con nuova convocazione per il giorno ______________ alle ore ______________ presso ______________.
Del presente verbale si dà notizia mediante invio di comunicazione a tutti i soci a cura di ______________ entro il termine di ______________ giorni dalla data odierna.
Letto, approvato e sottoscritto.
Firma del Presidente/Componente che redige il verbale: ______________
Firma del Segretario verbalizzante (se nominato): ______________
Data: ______________