Questa guida offre indicazioni pratiche e giuridiche per la corretta redazione del verbale relativo alle dimissioni di un consigliere di una società cooperativa, illustrando gli elementi essenziali che il documento deve contenere e le modalità di formalizzazione conformi a statuto e normativa vigente. Fornisce inoltre chiarimenti sugli adempimenti successivi, come la verbalizzazione in assemblea e le comunicazioni agli organi competenti, con l’obiettivo di garantire trasparenza, validità formale e tracciabilità dell’atto.
Come scrivere un verbale di dimissioni consigliere società cooperativa
Il verbale di dimissioni di un consigliere di una società cooperativa è il documento formale che attesta la volontà del consigliere di lasciare l’incarico e che viene inserito tra gli atti sociali per produrre effetti giuridici e amministrativi. Serve a fissare in modo inequivocabile il fatto che il consigliere ha rassegnato le dimissioni, la data in cui tali dimissioni sono state comunicate o prendono efficacia, eventuali motivazioni, e le determinazioni conseguenti assunte dagli organi sociali: è lo strumento attraverso il quale si dà corpo alla variazione degli organi sociali, si consente la regolarità della tenuta dei libri sociali e si attiva l’adempimento degli obblighi di comunicazione al Registro delle Imprese o ad altre autorità competenti. Dal punto di vista pratico il verbale offre una prova della volontà di dimettersi e tutela la società e il consigliere stesso, chiarendo se le dimissioni sono immediate o rinvengono a una data futura, se sono con riserva o irrevocabili e se l’organo ha preso atto o ha formalmente accettato la rinuncia.
Per redigerlo occorre adottare un linguaggio formale e chiaro, indicando innanzitutto i dati identificativi della società (ragione sociale e sede), la data e il luogo in cui il verbale viene redatto e, se il verbale è il resoconto di una riunione, l’elenco dei presenti e della carica che essi ricoprono all’interno della società; deve seguire la dichiarazione del consigliere, nella quale sono riportati nome, cognome, luogo e data di nascita e codice fiscale, la qualifica di consigliere e la formula esplicita delle dimissioni indirizzate all’organo competente (consiglio di amministrazione o assemblea, secondo quanto previsto dallo statuto). È importante precisare l’efficacia temporale delle dimissioni, ossia se esse operano immediatamente o a decorrere da una data specifica, e se il consigliere intende che le dimissioni siano escluse da efficacia retroattiva o subordinate a condizioni; le motivazioni, se presenti, possono essere riportate ma non sono obbligatorie. Il verbale deve poi contenere l’atto di presa d’atto da parte dell’organo sociale: il presidente o il segretario redigono e sottoscrivono la dichiarazione di presa d’atto, indicando le determinazioni successive eventualmente assunte, come la convocazione dell’assemblea per la nomina del sostituto, la nomina temporanea di un sostituto ai sensi dello statuto o l’iter per la comunicazione al Registro delle Imprese. La sottoscrizione del documento da parte del consigliere dimissionario è necessaria per comprovare la volontà espressa; se la comunicazione è inviata per posta elettronica certificata o altro mezzo idoneo, va conservata la ricevuta di avvenuta consegna insieme al verbale.
Un esempio di formulazione che può servire come riferimento, da adattare allo statuto e alle esigenze specifiche, può essere inserito integralmente nel corpo del verbale perché costituisca atto formale: io sottoscritto [Nome Cognome], nato a [luogo, data], codice fiscale [codice], nella mia qualità di consigliere della Società Cooperativa [denominazione e sede], con la presente rassegno le mie dimissioni dall’incarico di consigliere, con effetto a decorrere dal [data]; chiedo che la presente dichiarazione venga verbalizzata e trasmessa per gli adempimenti di legge. A seguire, il verbale registra che in data [data] il consiglio di amministrazione si è riunito, che la dichiarazione è stata portata a conoscenza dell’assemblea o del consiglio e che si è preso atto delle dimissioni, con l’indicazione delle conseguenti azioni da intraprendere. Dopo la verbalizzazione occorre provvedere agli adempimenti esterni: aggiornamento dei libri sociali, deposito o comunicazione al Registro delle Imprese secondo le modalità previste dallo statuto e dalla normativa vigente e conservazione del verbale nel libro delle deliberazioni dell’organo competente.
Infine, è consigliabile verificare sempre lo statuto della cooperativa per rispettare eventuali forme o procedure particolari previste per le dimissioni e gli eventuali obblighi di accettazione, nonché consultare un consulente legale o un commercialista quando le dimissioni comportano implicazioni sulla composizione degli organi sociali, sugli adempimenti amministrativi o su responsabilità residue del consigliere relativamente a fatti accaduti durante il mandato.
Fac simile verbale di dimissioni consigliere società cooperativa
L’anno ______________, il giorno ______________ del mese di ______________, alle ore ______________, presso la sede sociale in ______________, si è riunito il Consiglio di Amministrazione della Società Cooperativa ______________, regolarmente convocato.
Sono intervenuti i signori:
– ______________, Presidente;
– ______________, Vicepresidente;
– ______________, Consigliere;
– ______________, Consigliere;
– ______________, Segretario verbalizzante.
Presiede la riunione il Presidente ______________ e assume la funzione di verbalizzante ______________.
Il Presidente comunica ai presenti che il consigliere ______________ ha presentato in data ______________ una lettera di dimissioni, allegata al presente verbale, con effetto a decorrere dal ______________, per i seguenti motivi: ______________.
La lettera di dimissioni viene letta ai presenti e viene discussa.
Il Consiglio, dopo breve discussione, prende atto della suddetta comunicazione e, all’unanimità / a maggioranza (barrare la voce appropriata) ______________, delibera di:
– accettare le dimissioni del consigliere ______________ con decorrenza dal ______________;
– ringraziare il consigliere dimissionario per l’attività svolta e per il contributo fornito alla Società.
Il Consiglio delibera altresì di:
– nominare, quale consigliere supplente / cooptare quale nuovo consigliere (barrare la voce appropriata) ______________, con efficacia dal ______________, ove previsto dallo Statuto;
oppure
– provvedere all’eventuale nomina del sostituto nella prossima assemblea dei soci convocata per il giorno ______________.
Il Consiglio dispone che la presente deliberazione venga comunicata a:
– il consigliere dimissionario ______________;
– l’organo di controllo / collegio sindacale ______________;
– il Registro delle Imprese presso la Camera di Commercio di ______________, per gli adempimenti di competenza, con decorrenza ______________.
Alle ore ______________, non essendovi altro da discutere, il Presidente dichiara chiusa la seduta ed il presente verbale viene letto, approvato e sottoscritto come segue.
Il Presidente ________________________________ ______________
Il Segretario ________________________________ ______________
Presenti e firmatari:
– ______________ (Presidente) ________________________________
– ______________ (Segretario) ________________________________
– ______________ (Consigliere) ________________________________
– ______________ (Consigliere) ________________________________
– ______________ (Consigliere) ________________________________