Il presente testo offre una guida pratica alla redazione del verbale di assegnazione di un alloggio nelle cooperative edilizie, illustrando contenuti, forma e accorgimenti necessari per garantirne validità e chiarezza. Redigere un verbale accurato è fondamentale per documentare le decisioni assunte, rendere trasparenti i criteri adottati e tutelare sia la cooperativa sia i soci coinvolti, riducendo il rischio di contestazioni. Questa introduzione accompagna il lettore nella comprensione delle principali esigenze procedurali e normative, fornendo indicazioni semplici e operative per una corretta registrazione dell’assegnazione.
Come scrivere un verbale assegnazione alloggio cooperativa edilizia
Il verbale di assegnazione alloggio in una cooperativa edilizia è il documento formale che attesta la decisione della cooperativa di assegnare a un socio, o a un soggetto indicato dal socio, l’uso o il godimento di un’unità immobiliare facente parte del patrimonio cooperativo. Si tratta di uno strumento probatorio e amministrativo che mette per iscritto le ragioni e le condizioni dell’assegnazione, collegandole alle norme statutarie e alle delibere dell’organo competente, e serve a fissare in modo chiaro diritti, doveri e termini per entrambe le parti, oltre a costituire traccia ufficiale da conservare negli atti della cooperativa.
Lo scopo principale del verbale è duplice: da una parte garantire trasparenza e conformità alle regole interne della cooperativa, documentando il processo decisionale e le motivazioni dell’assegnazione; dall’altra tutelare sia la cooperativa sia il socio assegnatario delineando condizioni economiche, durata dell’assegnazione, modalità di consegna e stato dell’immobile. Il documento è utile in caso di contestazioni, controlli amministrativi o richieste di accesso agli atti, e può essere richiesto anche in sede di pratiche successive quali trasferimenti, subentri, stipule di contratti o atti notarili che richiedano l’esibizione della documentazione interna della cooperativa.
Per redigere correttamente un verbale di assegnazione è opportuno adottare un linguaggio formale e preciso, indicare in apertura la data, il luogo e l’organo o i componenti della commissione che hanno adottato la decisione, richiamando l’atto statutario o la delibera assembleare che legittima l’operazione. Il documento deve identificare in modo inequivocabile l’alloggio mediante indirizzo, identificativi catastali se rilevanti, numero interno o altri riferimenti utili, e individuare chiaramente il soggetto assegnatario con i dati anagrafici e, se necessario, il codice fiscale. È importante descrivere il percorso che ha portato all’assegnazione: la proposta, eventuali graduatorie, le verifiche effettuate sulla sussistenza dei requisiti e le motivazioni che hanno condotto alla scelta del beneficiario. Vanno poi riportate le condizioni dell’assegnazione, specificando l’eventuale canone o corrispettivo, le modalità e i tempi di pagamento, le responsabilità per le spese ordinarie e straordinarie, la durata dell’assegnazione o le clausole di risoluzione, nonché ogni obbligo consolidato dallo statuto o da regolamenti interni, come vincoli di residenza o divieti di sublocazione.
Al momento della consegna dell’alloggio è buona prassi inserire nel verbale una descrizione dello stato di fatto dell’immobile, segnalando eventuali difformità, vizi o lavori da eseguire e allegando se possibile un modulo di presa in consegna con lo stato dei locali e l’elenco delle chiavi consegnate; tali allegati devono essere richiamati nel corpo del verbale e firmati contestualmente. Il testo deve contenere una parte conclusiva che formalizzi la decisione: una frase esplicita che dichiari “si assegna” l’unità a nome del soggetto indicato, con l’indicazione delle condizioni principali e dei termini entro i quali il soggetto dovrà adempiere agli obblighi previsti. Il verbale va sottoscritto da chi ha preso la decisione, normalmente i membri del consiglio di amministrazione o della commissione nominata, e dal socio assegnatario che accetta le condizioni; se presente, il verbale può prevedere anche la firma del responsabile amministrativo che prende atto dei riscontri contabili.
Una volta redatto e firmato, il verbale deve essere protocollato e conservato nell’archivio dei verbali della cooperativa insieme agli allegati richiamati; è consigliabile inviare copia al socio assegnatario via PEC o raccomandata con ricevuta di ritorno per garantire certezza della ricezione e produrre prova in caso di future controversie. Nei casi che comportano effetti giuridici rilevanti o passaggi di proprietà o diritti reali è opportuno coordinare il verbale con l’atto notarile o con il parere di un professionista legale per assicurare la piena efficacia e la conformità alle normative vigenti. Concludendo, un verbale ben redatto è chiaro nella forma, completo nei contenuti e corredato dagli allegati necessari: assicura la trasparenza delle procedure interne, tutela le parti coinvolte e facilita ogni successiva operazione amministrativa o giuridica relativa all’alloggio assegnato.
Fac simile verbale assegnazione alloggio cooperativa edilizia
In data ______________, alle ore ______________, presso la sede sociale della Cooperativa ______________, sita in ______________, si è riunito il Consiglio di Amministrazione della predetta Cooperativa per trattare il seguente ordine del giorno:
1) Assegnazione alloggio.
Presenti:
– ______________ (Presidente)
– ______________ (Consigliere)
– ______________ (Consigliere)
– ______________ (Consigliere)
Assenti:
– ______________
Funzioni di segretario verbalizzante assunte da ______________.
Il Presidente, constatata la regolarità della convocazione e la validità della riunione, illustra l’istruttoria relativa alla richiesta di assegnazione dell’alloggio n. ______________, ubicato in ______________ (indirizzo), piano ______________, interno ______________, superficie commerciale ______________ mq, tipologia ______________, eventuale pertinenza: cantina ______________, box ______________.
Si prende atto della documentazione prodotta dal richiedente e acquisita agli atti: domanda di ammissione prot. n. ______________, documento d’identità, codice fiscale, attestazione di residenza/occupazione, certificato di stato di famiglia, autocertificazione dei requisiti economici, eventuali altri documenti ______________.
Il Consiglio, richiamati lo Statuto sociale e i criteri di assegnazione approvati in data ______________ (delib. assembleare/verbale prot. ______________), valutata la graduatoria/istruttoria, verifica che il candidato soddisfi i requisiti previsti e procede alla votazione.
Delibera
Con voti favorevoli ______________, contrari ______________, astenuti ______________, il Consiglio di Amministrazione della Cooperativa ______________ delibera di assegnare l’alloggio sopra indicato al Sig./alla Sig.ra ______________, nato/a a ______________ il ______________, codice fiscale ______________, residente in ______________ (indirizzo), socio n. ______________/richiedente con pratica n. ______________.
Condizioni e adempimenti
1) Il presente provvedimento di assegnazione è subordinato alla sottoscrizione del contratto di assegnazione entro e non oltre il giorno ______________; decorso infruttuosamente tale termine l’assegnazione si intenderà decaduta.
2) Il contraente è tenuto a versare, entro la firma del contratto, la somma di Euro ______________ a titolo di contributo/quota sociale/anticipazione/oneri di urbanizzazione (specificare) e a sottoscrivere il piano di pagamento delle rate previste, come da prospetto economico allegato (prot. ______________).
3) Il contraente dovrà ottemperare a tutti gli adempimenti previsti dallo Statuto e dal Regolamento interno, ivi inclusi il versamento delle quote associative, le spese condominiali e gli eventuali lavori a carico dell’assegnatario, come specificato nell’allegato tecnico e finanziario.
4) La presa in consegna dell’alloggio e la consegna delle chiavi avverranno, dietro compilazione del verbale di consegna, in data ______________, previa verifica dello stato dell’immobile e registrazione delle eventuali difformità nell’apposito modulo.
5) Si dà atto che il termine per l’esercizio di eventuali impugnative avverso la presente deliberazione è quello previsto dallo Statuto e dalla normativa vigente; eventuali contestazioni dovranno essere presentate per iscritto all’indirizzo della Cooperativa ______________ entro il termine di giorni ______________ dalla notifica della presente.
Letto, approvato e sottoscritto.
Luogo e data: ______________
Per il Consiglio di Amministrazione
Il Presidente: ______________ (firma)
Il Segretario verbalizzante: ______________ (firma)
Per presa visione e accettazione del destinatario dell’assegnazione
Il Sig./La Sig.ra assegnatario/a: ______________ (firma)
Data di ricezione comunicazione: ______________
Elenco allegati (copia agli atti):
– Copia domanda di assegnazione prot. n. ______________
– Prospetto economico e piano di pagamento prot. ______________
– Documentazione anagrafica e fiscale del richiedente
– Verbale di consegna e stato dell’immobile (da compilare alla consegna)
– Altro: ______________