Questa guida offre indicazioni pratiche per redigere correttamente il verbale che attesta la determinazione del compenso dell’amministratore di una cooperativa, con attenzione agli aspetti formali e sostanziali necessari per garantire trasparenza e conformità alle norme statutarie e di legge. Verranno descritte le informazioni essenziali che il documento deve contenere, le modalità di verbalizzazione della delibera assembleare o del consiglio di amministrazione, e alcune buone prassi per motivare la scelta del compenso e conservare la documentazione a supporto. Lo scopo è fornire uno schema chiaro e applicabile che faciliti decisioni corrette e verificabili in sede di controllo interno e di eventuali accertamenti esterni.
Come scrivere un verbale compenso amministratore cooperativa
Un verbale che documenta il compenso dell’amministratore di una cooperativa è il documento scritto che registra in modo formale la decisione dell’organo competente — normalmente l’assemblea dei soci o il consiglio di amministrazione, a seconda di quanto previsto dallo statuto — circa l’ammontare, le modalità e la durata della remunerazione spettante all’amministratore. Ha la funzione di prova formale e amministrativa della deliberazione, serve a garantire trasparenza e conformità alle norme statutarie e fiscali, consente l’esatto inquadramento contabile e contributivo dell’importo stabilito ed è indispensabile per l’adozione degli adempimenti successivi come l’iscrizione negli appositi registri, l’inserimento in libro paga e gli eventuali versamenti previdenziali e fiscali.
Per redigere correttamente il verbale bisogna innanzitutto indicare in apertura la data, il luogo e l’ora in cui si svolge la riunione e fare esplicito richiamo all’organo che delibera e alla regolarità della convocazione, richiamando le norme statutarie che attribuiscono la competenza a decidere sul compenso. Devono essere riportati i presenti con l’indicazione delle rispettive qualità (ad esempio presidente, amministratore, componenti del consiglio, soci intervenuti), la costituzione del necessario quorum e l’eventuale assenza di qualcuno. Il contenuto deve poi ricostruire brevemente la proposta all’ordine del giorno: chi ha proposto la determinazione del compenso e le ragioni che la motivano, eventualmente anche le alternative esaminate o le valutazioni sui parametri usati (periodo di riferimento, responsabilità assunte, risultati attesi). Se l’amministratore destinatario del compenso è presente e parte interessata, il verbale deve specificare il fatto e registrare se ha partecipato o si è astenuto dalla votazione; in presenza di possibili conflitti di interesse è opportuno che ciò risulti chiaramente.
La parte più importante del testo è la formula della deliberazione, che deve riportare in modo preciso l’esatto importo stabilito, se espresso in termini lordi o netti, la periodicità dei pagamenti (mensile, trimestrale, una tantum), la decorrenza e la durata dell’incarico remunerato, l’eventuale riconoscimento di rimborsi spese e le modalità di erogazione (bonifico, accredito su conto, ecc.). Se la remunerazione è collegata a performance o a premi variabili, occorre descrivere i criteri di misurazione e le scadenze per la verifica. È importante che il verbale eviti formule generiche quali “compenso congruo” senza indicare cifre o criteri concreti, perché il documento deve consentire l’attuazione immediata della decisione e la sua verifica amministrativa e fiscale.
Dopo la verbalizzazione della decisione è necessario riportare l’esito della votazione con l’indicazione di quanti voti favorevoli, contrari e astenuti, oppure la dicitura che la deliberazione è stata approvata all’unanimità, e specificare l’eventuale conferimento di deleghe per l’esecuzione della delibera, ad esempio a chi deve predisporre i mandati di pagamento o gli adempimenti previdenziali e fiscali. Il verbale deve essere sottoscritto in calce dal presidente della seduta e dal segretario o dall’organo che lo ha redatto; nelle società cooperative il documento va trascritto nel libro delle adunanze e delle deliberazioni dell’organo che ha deliberato e conservato fra gli atti sociali a disposizione dei soci e degli organi di controllo. Se richiesto dallo statuto o dalla legge per la tipologia di decisione, occorre provvedere anche agli eventuali adempimenti di deposito o annotazione presso il Registro delle Imprese o altri uffici pubblici.
Per essere operativo e valido agli effetti amministrativi e fiscali il verbale deve quindi essere chiaro, completo e numericamente preciso, firmato dai soggetti competenti e conservato secondo le regole previste per gli atti societari; è buona prassi allegare al verbale eventuali documenti di supporto utilizzati per la decisione (proposte scritte, pareri del collegio sindacale, dati economici) e annotare eventuali istruzioni per la contabilizzazione e per la comunicazione agli uffici paghe e alle casse previdenziali. Un esempio di formulazione concreta che può essere inserita integralmente nel testo del verbale è il seguente: “Oggi, in data [data], alle ore [ora], presso la sede sociale, l’assemblea/il consiglio, regolarmente costituito, delibera di riconoscere all’amministratore Sig./Sig.ra [nome e cognome] un compenso annuo lordo pari a Euro [importo] con decorrenza dal [data] e con modalità di pagamento mensile/trimestrale/annuale mediante bonifico sul conto corrente indicato dall’interessato; contestualmente si stabilisce che al predetto compenso si applicheranno le ritenute fiscali e i contributi previdenziali di legge e che eventuali rimborsi spese saranno riconosciuti previa produzione di documentazione giustificativa. La presente deliberazione è approvata con [numero] voti favorevoli, [numero] contrasti e [numero] astensioni. Il verbale viene sottoscritto dal presidente della seduta e dal segretario.”
Fac simile verbale compenso amministratore cooperativa
L’anno ______________, il giorno ______________ del mese di ______________, alle ore ______________, in ______________, presso ______________, si sono riuniti in assemblea i soci della Cooperativa ______________, regolarmente convocata mediante ______________ del ______________, per discutere e deliberare sul seguente ordine del giorno:
1) Determinazione del compenso dell’Amministratore unico / del Consiglio di Amministrazione (barrare la voce pertinente) ______________.
Sono presenti, in proprio o per delega, i soci indicati nel libro delle presenze, di cui si allega elenco e risultano intervenuti n. ______________ soci rappresentanti ______________% del capitale sociale. L’assemblea è presieduta da ______________, che assume la presidenza e nomina ______________ quale segretario verbalizzante.
Il Presidente, constatata la regolarità della convocazione e la validità dell’adunanza ai sensi dello statuto sociale e della normativa vigente (art. ______________ dello statuto), apre la discussione sulla determinazione del compenso dell’Amministratore, illustrando le proposte pervenute e i criteri di valutazione (impegno, funzioni, risultati, parametro di mercato, durata dell’incarico, responsabilità).
All’esito della discussione, l’assemblea, con voti favorevoli n. ______________, contrari n. ______________, astenuti n. ______________, delibera quanto segue:
1) Di determinare il compenso spettante all’Amministratore ______________ nella misura di € ______________ (__________________) lordi/ netti (barrare la voce pertinente) per periodo/mese/anno (barrare la voce pertinente) ______________, comprensivo/escluso di indennità di carica e rimborsi spese (barrare e specificare) ______________.
2) Di riconoscere, oltre al compenso di cui al punto 1, i rimborsi spese documentati per spostamenti, soggiorni e missioni nell’esercizio delle funzioni, nei limiti e secondo le modalità previste dallo statuto/dal regolamento interno (barrare e specificare) ______________, con espressa previsione di rendiconto e documentazione.
3) Di autorizzare il pagamento del compenso con cadenza ______________ a decorrere dal ______________ e fino al ______________ / sino alla revoca o cessazione dell’incarico (barrare e specificare) ______________.
4) Di demandare al Presidente / al Consiglio di Amministrazione / al ______________ (barrare e specificare) i poteri per eseguire la presente delibera, firmare i relativi atti e compiere tutte le formalità necessarie, ivi compresa la comunicazione agli organi competenti e l’iscrizione nelle scritture contabili.
5) Di precisare che il compenso sarà soggetto alle ritenute fiscali e ai contributi previdenziali come per legge e che eventuali benefit saranno disciplinati separatamente (specificare) ______________.
Il sig. / la sig.ra Amministratore ______________ prende atto della deliberazione e dichiarando di accettare il compenso e le condizioni sopra indicate, sottoscrive per accettazione il presente verbale.
Non essendovi altre questioni all’ordine del giorno, il Presidente dichiara chiusa la seduta alle ore ______________.
Letto, confermato e sottoscritto.
Il Presidente: ______________
Il Segretario verbalizzante: ______________
L’Amministratore (per presa d’atto e accettazione): ______________
Allegati:
– Elenco presenze e deleghe: ______________
– Copia dello statuto, art. ______________: ______________
– Eventuali proposte/relazioni: ______________