Questa guida fornisce indicazioni pratiche per redigere correttamente il verbale di nomina del Consiglio di Amministrazione (CDA) di una cooperativa, evidenziandone la funzione probatoria e la rilevanza ai fini civilistici e statutari. Verranno illustrati gli elementi essenziali che il documento dovrebbe contenere, le formalità richieste per la validità della nomina e le accortezze operative per garantire chiarezza, trasparenza e conformità alle norme vigenti. L’obiettivo è offrire uno strumento semplice e completo che faciliti la redazione di un verbale chiaro, valido e facilmente archiviabile.
Come scrivere un verbale nomina CDA cooperativa
Il verbale della nomina del Consiglio di Amministrazione in una cooperativa è il documento ufficiale che attesta quanto avvenuto nell’assemblea dei soci in relazione alla designazione degli amministratori: serve a fissare in modo chiaro e opponibile a terzi le decisioni dell’assemblea, a certificare chi ha assunto la carica e in quale modalità, nonché a costituire la base documentale necessaria per gli adempimenti verso il Registro delle Imprese e per l’esercizio dei poteri di rappresentanza verso banche, fornitori e autorità. Ha valore probatorio sia nei rapporti interni alla cooperativa sia nei confronti di soggetti esterni: dà certezza sulla regolarità della procedura di nomina, sul rispetto dello statuto e delle norme vigenti e consente di dimostrare la legittimità degli amministratori nell’assumere decisioni e firmare atti societari.
Per redigerlo correttamente occorre adottare un linguaggio formale e descrittivo che ricostruisca con precisione la sequenza dei fatti: vengono indicati data e luogo dell’assemblea, la modalità di convocazione adottata, la composizione dei presenti e di eventuali delegati con il riferimento al numero di quote o voti rappresentati, la verifica del quorum e la constatazione della regolarità della seduta ai sensi dello statuto. Si riportano gli argomenti all’ordine del giorno e la proposta sottoposta al voto, quindi la modalità di votazione utilizzata e l’esito numerico della votazione, specificando i nominativi dei candidati eletti e, se previsto, la durata del loro mandato o la scadenza. È buona prassi inserire nel verbale le dichiarazioni di accettazione della carica rese dagli amministratori nominati, eventuali dichiarazioni relative a incompatibilità, cause di ineleggibilità o situazioni che la legge o lo statuto richiedono di comunicare, nonché l’eventuale attribuzione di cariche interne al Consiglio, come la presidenza o deleghe particolari. Il documento deve essere sottoscritto secondo quanto previsto dallo statuto: di norma il presidente dell’assemblea e il segretario redigente firmano il verbale, che viene quindi trascritto nel libro delle assemblee o nel registro dei verbali della cooperativa e conservato nella sede sociale.
Dal punto di vista pratico, il linguaggio del verbale tende a utilizzare frasi chiare e formali che attestino i fatti e le deliberazioni; frasi tipo “constatata la regolarità della convocazione e la presenza dei soci…”, “si procede alla votazione sulla nomina del Consiglio di Amministrazione…”, “risultano eletti i signori … con il seguente numero di voti…” e “i nominati dichiarano di accettare la carica e di non trovarsi in cause di ineleggibilità” sono espressioni di uso comune che servono a trasmettere in modo inequivocabile quanto deciso. Dopo la sottoscrizione del verbale, gli adempimenti successivi comprendono la registrazione delle nomine presso il Registro delle Imprese e la trasmissione dei documenti richiesti per l’iscrizione, nonché la conservazione della documentazione accessoria quale l’elenco dei presenti, le deleghe eventualmente ricevute e le dichiarazioni sottoscritte dagli amministratori; tali formalità rendono la nomina efficace anche verso terzi e abilitano gli amministratori a compiere gli atti di gestione della cooperativa.
Infine è importante ricordare che alcune cooperative possono avere norme statutarie particolari che disciplinano procedure di nomina differenti o richiedono formalità aggiuntive, pertanto il verbale va sempre redatto in conformità allo statuto e, quando necessario, integrato con le dichiarazioni e i documenti richiesti dalla normativa vigente o dagli organi competenti. Se si vuole assicurare piena conformità legale e amministrativa, è prudente verificare le disposizioni statutarie e le norme del Registro delle Imprese o rivolgersi a un professionista esperto in diritto societario cooperativo.
Fac simile verbale nomina CDA cooperativa
Lì, il giorno ______________ del mese di ______________ dell’anno ______________, alle ore ______________, in ______________ (Comune: ______________), presso la sede sociale della Cooperativa ______________, con sede legale in ______________ (Via/Piazza: ______________, CAP: ______________), regolarmente convocata ai sensi dello statuto e della normativa vigente, si è riunita l’Assemblea dei Soci.
Presenze:
– Soci intervenuti personalmente o per delega (allegato elenchi presenze/deleghe): ______________
– Numero dei soci presenti: ______________
– Rappresentate n. deleghe: ______________
– Capitale sociale rappresentato: ______________
– Quorum necessario (ai sensi dello statuto): ______________
Assume la presidenza dell’Assemblea il Sig./la Sig.ra ______________, nato/a a ______________ il ______________, codice fiscale ______________, nella sua qualità di ______________, il quale, accertata la regolarità della convocazione e la legittimazione dei presenti, constata che l’Assemblea è validamente costituita per deliberare sull’ordine del giorno.
Funzioni di segretario verbalizzante vengono affidate al Sig./alla Sig.ra ______________, nato/a a ______________ il ______________, codice fiscale ______________.
Ordine del giorno:
1) Nomina del Consiglio di Amministrazione (CDA) e determinazione della durata dell’incarico; eventuale remunerazione e attestazione dei requisiti di onorabilità e professionalità; disposizioni consequenziali.
Il Presidente illustra la proposta relativa alla nomina del Consiglio di Amministrazione per il periodo ______________ (dal ______________ al ______________) composto da n. ______________ membri, indicando i nominativi da sottoporre a votazione.
I soci presenti procedono alla votazione sulle candidature proposte. Risultato della votazione:
– Voti favorevoli: ______________
– Voti contrari: ______________
– Astenuti: ______________
Delibera
L’Assemblea, con la maggioranza risultante dalla votazione sopra indicata, delibera di nominare quale Consiglio di Amministrazione per il periodo indicato, il seguente organo collegiale composto da n. ______________ membri:
– Sig./Sig.ra ______________, nato/a a ______________ il ______________, codice fiscale ______________ — carica: ______________ (es. Presidente)
– Sig./Sig.ra ______________, nato/a a ______________ il ______________, codice fiscale ______________ — carica: ______________ (es. Vicepresidente)
– Sig./Sig.ra ______________, nato/a a ______________ il ______________, codice fiscale ______________ — carica: ______________ (es. Consigliere)
– Sig./Sig.ra ______________, nato/a a ______________ il ______________, codice fiscale ______________ — carica: ______________ (eventuali altri membri)
(continua nella misura necessaria: ______________)
L’Assemblea stabilisce che la carica di Presidente del Consiglio di Amministrazione venga conferita al Sig./alla Sig.ra ______________ (in alternativa: la carica di Presidente sarà designata dal Consiglio stesso), con durata in carica fino alla data del ______________/per la durata di ______________ esercizi sociali.
I membri nominati dichiarano di accettare l’incarico e di possedere i requisiti di legge e statutari per la carica (in particolare i requisiti di compatibilità, onorabilità e professionalità). Le dichiarazioni di accettazione e i requisiti sono raccolti e allegati al presente verbale: ______________.
L’Assemblea conferisce al Consiglio di Amministrazione i poteri previsti dallo statuto e dalla legge, nonché eventuali deleghe specifiche come segue: ______________.
Non essendovi altri argomenti all’ordine del giorno, il Presidente dichiara chiusa la seduta alle ore ______________.
Il presente verbale, letto e approvato, viene sottoscritto come segue.
Il Presidente dell’Assemblea: ________________________________ (firma)
Il Segretario verbalizzante: ________________________________ (firma)
Allegati:
– Elenco presenze e deleghe: ______________
– Dichiarazioni di accettazione e di possesso requisiti da parte degli amministratori: ______________
– Copia dello statuto vigente: ______________
Letto, approvato e sottoscritto.