Questa breve guida illustra come redigere il verbale di nomina del RLS, documento fondamentale per ufficializzare la designazione del rappresentante dei lavoratori per la sicurezza e per garantire la conformità agli obblighi di legge. Troverai indicazioni sui contenuti essenziali del verbale, sulle modalità di sottoscrizione e conservazione e su come evitare errori pratici che potrebbero compromettere la validità della nomina. È pensata per datori di lavoro, rappresentanti dei lavoratori e addetti alla sicurezza che cercano uno strumento chiaro e operativo.
Come scrivere un verbale di nomina RLS
Il verbale di nomina del Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza è il documento formale che attesta l’avvenuta designazione o elezione della persona incaricata di rappresentare i lavoratori sui temi della salute e sicurezza sul lavoro. La sua funzione principale è fornire prova scritta dell’avvenuta nomina, della modalità con cui è stata effettuata e dell’accettazione da parte del nominato; serve quindi sia a garantire trasparenza interna e partecipazione dei lavoratori, sia a soddisfare eventuali richieste o controlli da parte degli organi di vigilanza e degli ispettorati competenti. Il verbale costituisce inoltre uno strumento pratico per chiarire da subito chi è il referente per le comunicazioni relative alla sicurezza, per registrare gli impegni presi dall’azienda (ad esempio in termini di formazione) e per inserire l’informazione nella documentazione di sicurezza dell’impresa.
La redazione del verbale si inserisce nel quadro normativo della prevenzione in azienda, con riferimento al D.Lgs. 81/2008 (in particolare l’articolo che disciplina la figura del RLS) e agli accordi e contratti collettivi applicabili; esso deve quindi rispecchiare le procedure previste dalla normativa e dagli accordi aziendali o di categoria, oltre a essere conservato insieme agli altri documenti di prevenzione e protezione (ad esempio il Documento di Valutazione dei Rischi o gli atti relativi alla organizzazione della sicurezza). È buona prassi poter esibire il verbale in caso di ispezione e garantirne la reperibilità per i lavoratori e per le rappresentanze sindacali aziendali o territoriali.
Per scriverlo correttamente conviene redigerlo in forma chiara, sintetica e non ambigua, inserendo i dati identificativi dell’azienda e del luogo in cui si tiene la riunione, la data e l’ora in cui si è proceduto all’atto, la modalità con cui la nomina è avvenuta (elezione diretta da parte dei lavoratori, designazione da parte di organizzazioni sindacali o designazione aziendale nei casi consentiti dalla normativa), il nome e i dati anagrafici della persona nominata, la dichiarazione di accettazione da parte del nominato e, se rilevante, il numero di voti o la composizione dell’assemblea che ha espresso la designazione. È opportuno indicare anche la durata del mandato o il richiamo alla norma/contratto che la disciplina, gli eventuali impegni presi dall’azienda (come l’erogazione della formazione prevista per il RLS e i tempi previsti per essa) e ogni altra informazione utile per chiarire i compiti e i canali di comunicazione stabiliti. Il verbale deve essere firmato dal datore di lavoro o suo delegato e dal RLS nominato; quando la nomina avviene in assemblea o mediante una commissione elettorale, è consigliabile che anche i componenti dell’assemblea o della commissione appongano la firma o che venga indicato il verbale dell’assemblea stessa come allegato. Il documento, infine, va conservato in sede insieme alla restante documentazione di sicurezza e consegnata copia al RLS.
A titolo esemplificativo, un testo tipo che può essere adattato alle specifiche esigenze aziendali può essere formulato così: il giorno [data], alle ore [ora], presso la sede di [ragione sociale e indirizzo], si è riunita l’assemblea dei lavoratori/unità aziendale [se pertinente] per procedere alla nomina del Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza; con la seguente modalità di designazione [descrivere brevemente la modalità adottata] è stato nominato RLS il/la sig./sig.ra [nome e cognome, data di nascita, qualifica lavorativa], il/la quale dichiara di accettare l’incarico; la durata del mandato è quella prevista da [richiamare la norma/CCNL o indicare la durata concordata], e l’azienda si impegna a garantire la formazione e le informazioni necessarie ai sensi della normativa vigente; il presente verbale è redatto in duplice copia, una della quali viene consegnata al RLS e l’altra conservata agli atti aziendali. In calce firmano per presa visione e accettazione il datore di lavoro o suo delegato e il RLS nominato, nonché, se del caso, i componenti della commissione o i delegati presenti.
Infine, è utile accompagnare il verbale con l’organizzazione pratica dell’adempimento: consegnare una copia al RLS, inserire una scansione nel fascicolo della sicurezza aziendale, provvedere tempestivamente alla pianificazione della formazione obbligatoria e comunicare l’avvenuta nomina alle figure interne coinvolte nella gestione della prevenzione. Queste operazioni non solo completano formalmente l’atto di nomina, ma assicurano che il RLS possa svolgere efficacemente le proprie funzioni fin dal primo giorno.
Fac simile verbale di nomina RLS
Il giorno ______________, alle ore ______________, presso la sede di ______________________, si sono riuniti i lavoratori della società ______________, con sede legale in ______________, partita IVA / codice fiscale ______________, per procedere alla nomina del Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS).
Presiede l’assemblea il/la sig./sig.ra ______________ nella qualità di ______________. Funzione di segretario/a svolta da ______________.
Elenco dei lavoratori presenti:
– ______________
– ______________
– ______________
– ______________
(segue elenco firme in allegato: ______________)
Ordine del giorno:
1) Nomina del Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS).
Si procede con la consultazione/votazione secondo la modalità concordata: ______________.
Candidature presentate:
– ______________
– ______________
– ______________
Risultato della votazione:
Votanti: ______________
Voti validi: ______________
Voti nulli: ______________
Voti favorevoli a ______________: ______________
Voti contrari a ______________: ______________
Astenuti: ______________
Per effetto della votazione, il/la sig./sig.ra ______________ risulta eletto/a Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS). Il/la medesimo/a dichiara di accettare l’incarico e ne assume la funzione a decorrere dal ______________ e per la durata prevista dalle disposizioni vigenti / fino al ______________.
Il presente verbale viene letto, approvato e sottoscritto come segue.
Luogo: ______________
Data: ______________
Il/La Presidente: ______________
Il/La Segretario/a: ______________
Il/La RLS eletto/a (accettazione e firma): ______________
Firme dei lavoratori presenti (allegato elenco firme): ______________