Questa guida offre indicazioni pratiche e chiare per redigere correttamente il verbale di nomina del preposto, documento fondamentale per formalizzare l’incarico e definire compiti e responsabilità ai sensi della normativa sulla sicurezza sul lavoro. Verranno spiegati i requisiti essenziali del verbale, le informazioni da riportare per garantirne validità e chiarezza, nonché alcune accortezze operative per la conservazione e l’uso del documento come prova in caso di controlli o contenziosi. L’obiettivo è fornire uno strumento utile a datori di lavoro, responsabili delle risorse umane e professionisti della sicurezza per adempiere agli obblighi normativi in modo semplice e sicuro.
Come scrivere un verbale nomina preposto
Il verbale di nomina del preposto è un documento formale redatto dall’azienda per attestare l’incarico conferito a un lavoratore affinché sovrintenda, coordini e controlli lo svolgimento delle attività lavorative nei limiti delle responsabilità e dei poteri attribuitigli dal datore di lavoro. Serve a chiarire in modo esplicito chi esercita funzioni di sorveglianza e controllo, quali sono i suoi compiti e i suoi limiti, a quale data ha effetto la nomina e con quale durata o condizioni di revoca, oltre a costituire prova documentale in caso di ispezioni, accertamenti o contenziosi relativi alla sicurezza sul lavoro. Redigere il verbale significa rendere trasparente l’organizzazione della prevenzione dei rischi, indicare le responsabilità operative e dimostrare che l’azienda ha provveduto a delegare e informare una persona specifica secondo quanto previsto dalla normativa sulla sicurezza.
Per scriverlo in modo corretto è importante usare un linguaggio chiaro e la forma scritta, datata e sottoscritta. Il documento deve indicare i dati dell’azienda e del rappresentante che conferisce l’incarico, i dati anagrafici e la qualifica del lavoratore nominato preposto, la descrizione sintetica ma precisa delle mansioni e dei poteri che gli vengono attribuiti (ad esempio vigilanza sull’applicazione delle procedure di sicurezza, segnalazione di situazioni pericolose, possibilità di sospendere operazioni non sicure), la data di decorrenza dell’incarico e l’eventuale durata o condizione di revoca. È opportuno richiamare nel testo le procedure aziendali o i documenti specifici relativi alla sicurezza a cui il preposto dovrà attenersi, nonché dichiarare che al lavoratore sono state fornite informazioni e formazione adeguata in relazione ai rischi specifici del suo incarico; spesso si inserisce una dichiarazione di presa visione e accettazione da parte del nominato. Il verbale va firmato dal datore di lavoro (o suo legale rappresentante) e dal preposto, conservato negli archivi aziendali e consegnata copia al nominato; in molte realtà conviene integrare il verbale con l’annotazione nella documentazione della sicurezza e con l’aggiornamento dell’organigramma aziendale.
Un esempio di formulazione che può essere adattata alla specifica situazione potrebbe essere il seguente: “In data odierna, nella sede di [sede aziendale], il sottoscritto in qualità di datore di lavoro di [ragione sociale] procede alla nomina del sig. [nome e cognome], nato il [data], con qualifica di [qualifica], quale preposto per le attività svolte presso il reparto/area [specificare]. Al sig. [cognome] vengono attribuiti i compiti di vigilanza e controllo sull’applicazione delle disposizioni e procedure aziendali in materia di salute e sicurezza, la segnalazione tempestiva di situazioni di rischio e la collaborazione con il datore di lavoro e il servizio di prevenzione e protezione per l’attuazione delle misure correttive. La nomina decorre dal [data] e permane sino a diversa comunicazione scritta; il nominato dichiara di aver ricevuto l’informazione e la formazione previste per lo svolgimento dell’incarico e accetta la nomina. Letto, approvato e sottoscritto.” Questo testo va adattato all’organizzazione e ai rischi specifici dell’azienda, inserendo eventuali riferimenti normativi interni o esterni ritenuti rilevanti.
Infine, è consigliabile che la stesura del verbale venga condivisa con il responsabile del servizio di prevenzione e protezione (RSPP) e, se necessario, con l’ufficio legale o il consulente del lavoro, per verificare coerenza con le procedure aziendali e con la normativa vigente e per aggiornare la documentazione formativa e organizzativa conseguente alla nomina.
Fac simile verbale nomina preposto
L’anno ______________, il giorno ______________ del mese di ______________, alle ore ______________, in ______________ (indirizzo: ______________), si è riunito il/la sottoscritto/a:
Datore di lavoro: ______________
in qualità di Legale Rappresentante della società: ______________
con sede legale in: ______________
Codice Fiscale / Partita IVA: ______________
Sono intervenuti altresì:
Nome e qualifica delle persone presenti: ______________
Nome e qualifica delle persone presenti: ______________
Premesso che:
– la società sopra indicata esercita l’attività di: ______________;
– è necessario procedere alla nomina del preposto ai sensi delle disposizioni in materia di salute e sicurezza sul lavoro;
Il Datore di lavoro nomina quale PREPOSTO:
Nome e cognome: ______________
Luogo e data di nascita: ______________
Residenza: ______________
Matricola aziendale (se presente): ______________
Qualifica/posizione ricoperta: ______________
Sede di lavoro/ufficio di riferimento: ______________
Reparto/area: ______________
Il/la preposto/a nominato/a assume le funzioni e le responsabilità connesse al ruolo, in particolare:
– sovrintendere e vigilare sull’attività lavorativa affidata ai lavoratori: ______________;
– verificare l’applicazione delle procedure e delle istruzioni di sicurezza: ______________;
– segnalare tempestivamente al Datore di lavoro o al Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione eventuali situazioni di rischio e le necessità di formazione o DPI: ______________;
– collaborare con il servizio di prevenzione e protezione, con il medico competente e con le figure aziendali preposte alla sicurezza: ______________;
– conservare e trasmettere la documentazione prevista: ______________.
Durata della nomina: a tempo ______________ / fino al ______________ / per lo svolgimento delle mansioni di cui sopra fino a nuova comunicazione.
Formazione e addestramento:
– il/la preposto/a dichiara di aver ricevuto la formazione obbligatoria prevista dalla normativa vigente: Sì ______________ No ______________
– corso effettuato in data: ______________ presso: ______________
– ulteriori esigenze formative rilevate: ______________
Il/la preposto/a nominato/a dichiara di accettare la nomina e di conoscere i compiti e le responsabilità ad essa connesse, nonché di impegnarsi a svolgere il ruolo con diligenza e nel rispetto delle disposizioni di legge e delle procedure aziendali.
Letto, confermato e sottoscritto.
Luogo e data: ______________
Il Datore di lavoro / Legale Rappresentante
Firma: ________________________________ (timbro aziendale: ______________)
Il/La Preposto/a
Firma: ________________________________
Eventuali testimoni / Responsabili presenti:
Nome e firma: ________________________________
Nome e firma: ________________________________
Copia del presente verbale consegnata a:
– Preposto/a: Sì ______________ Data consegna ______________
– RSPP: Sì ______________ Data consegna ______________
– Medico competente: Sì ______________ Data consegna ______________
Note aggiuntive: ______________