Questa guida offre un orientamento pratico e normativo sulla redazione del verbale di proroga dei termini per l’approvazione del bilancio, spiegandone finalità, requisiti formali e conseguenze per la società e i suoi organi. Verranno chiariti i presupposti giuridici che rendono necessaria la proroga, le responsabilità di assemblea e consiglio e le indicazioni utili per redigere un atto chiaro e conforme alle disposizioni vigenti. L’obiettivo è fornire strumenti immediatamente spendibili per evitare vizi di forma o ritardi che possano comportare sanzioni o contenziosi, mantenendo un linguaggio pratico e accessibile anche a chi non è esperto.
Come scrivere un verbale proroga termini approvazione bilancio
Un verbale di proroga dei termini per l’approvazione del bilancio è il documento scritto che registra la deliberazione assunta dall’organo competente di una società o di un ente circa lo spostamento del termine entro cui deve essere approvato il bilancio d’esercizio. Serve a fissare in modo formale e opponibile a terzi la decisione presa, a motivarne le ragioni e a indicare il nuovo termine entro cui dovranno essere compiute le operazioni necessarie per predisporre, esaminare e approvare il bilancio; ha valore probatorio nei confronti dei soci, dei revisori, delle autorità fiscali e, se necessario, nei confronti di terzi. Il verbale è utile anche per documentare eventuali deleghe conferite per completare attività istruttorie, per nominare incaricati alla sottoscrizione di documenti contabili o per definire modalità e date di convocazione dell’assemblea che dovrà approvare il bilancio.
Nella redazione del verbale occorre adottare uno stile formale e completo: deve essere indicato il luogo, la data e l’ora della riunione, l’organo che si è riunito, i nominativi delle persone presenti e dei soggetti eventualmente assenti, con l’indicazione del rispetto del quorum richiesto per la validità della deliberazione; deve essere descritta la proposta all’ordine del giorno (la proroga dei termini per l’approvazione del bilancio), riportandone le motivazioni concrete che giustificano la richiesta di proroga, come la necessità di acquisire documentazione integrativa, la complessità di operazioni straordinarie, la predisposizione del bilancio consolidato o altre ragioni amministrative o contabili; è importante precisare il riferimento normativo e statutario a cui si fa riferimento (ad esempio le disposizioni del codice civile e le eventuali previsioni statutarie che consentono l’estensione del termine), l’oggetto della deliberazione con il nuovo termine fissato per l’approvazione e le eventuali deleghe conferite (per esempio all’amministratore delegato o al presidente del consiglio di amministrazione per eseguire gli atti consequenziali). Il verbale deve poi riportare l’esito della votazione, con l’indicazione se la proroga è stata approvata all’unanimità o con maggioranza, eventuali interventi rilevanti dei partecipanti e la dichiarazione di chiusura della seduta; infine va sottoscritto dal presidente della riunione e dal segretario verbalizzante, oppure secondo le modalità previste dallo statuto o dalla normativa applicabile.
Nel formulare il testo concreto, conviene utilizzare una dicitura chiara che contenga i fatti essenziali: la data e il luogo, la constatazione del possesso del quorum, l’esposizione sintetica delle motivazioni che rendono necessaria la proroga, il richiamo alla normativa e allo statuto, la specifica del nuovo termine entro il quale il bilancio dovrà essere approvato e l’indicazione delle eventuali deleghe o incarichi conferiti per gli adempimenti consequenziali. Un esempio esemplificativo di formulazione che può essere adattata alla specifica situazione è il seguente: “In data odierna, alle ore …, nella sede sociale, si è riunito l’organo …; constatata la regolarità della convocazione e la sussistenza del quorum, esaminata la situazione contabile e le esigenze istruttorie emerse, si prende atto della necessità di prorogare i termini per l’approvazione del bilancio d’esercizio chiuso al …; considerata la complessità delle operazioni da svolgere e la necessità di acquisire documentazione integrativa, si delibera, richiamate le disposizioni di legge e le previsioni statutarie vigenti, di prorogare il termine per l’approvazione del bilancio fino al …; si conferiscono a tal fine i poteri necessari all’amministratore delegato/alla direzione amministrativa per compiere gli atti preparatori e per convocare l’assemblea nella nuova data; la presente deliberazione è approvata con voti favorevoli …; nulla altro essendovi di cui discutere, la seduta è stata tolta alle ore …”. Adattando questo schema alle esigenze concrete e inserendo eventuali allegati di supporto alla decisione, il verbale risulta completo e idoneo a documentare in maniera formale la proroga dei termini per l’approvazione del bilancio.
Fac simile verbale proroga termini approvazione bilancio
Oggi ______________, alle ore ______________, in ______________, presso la sede legale della società ______________, codice fiscale/partita IVA ______________, si è riunita ______________ (indicare: l’Assemblea dei soci / il Consiglio di Amministrazione) in prima convocazione per discutere e deliberare sul seguente ordine del giorno:
1) Proroga dei termini per l’approvazione del bilancio relativo all’esercizio chiuso al ______________ e determinazione del nuovo termine; eventuali adempimenti connessi.
Risultano presenti i signori:
– ______________, in qualità di ______________;
– ______________, in qualità di ______________;
– ______________, in qualità di ______________.
Risultano assenti i signori:
– ______________, in qualità di ______________.
Assume la presidenza ______________, in qualità di ______________; svolge le funzioni di segretario il/la Sig./Sig.ra ______________.
Il Presidente, constatato che la convocazione è stata effettuata nei termini e nei modi previsti dallo statuto e dalla legge, dichiara la validità della riunione e il raggiungimento del quorum necessario per la delibera.
Il Presidente illustra le ragioni che giustificano la richiesta di proroga dei termini per l’approvazione del bilancio dell’esercizio chiuso al ______________, motivando con: ______________ (esporre brevemente le cause: es. necessità di verifiche patrimoniali, difficoltà nella predisposizione della documentazione di bilancio, esigenze di consulenze, emergenze straordinarie, ecc.).
Dopo discussione, l’Assemblea/Il Consiglio, con il seguente risultato di votazione: favorevoli ______________, contrari ______________, astenuti ______________, delibera quanto segue:
1) Prorogare i termini per l’approvazione del bilancio relativo all’esercizio chiuso al ______________, fissando quale nuovo termine ultimo per l’approvazione il giorno ______________, ai sensi di ______________ (indicare la norma di riferimento statale e/o statutaria);
2) Conferire al Presidente delibere/allo stesso organo amministrativo/ al legale rappresentante ______________ (barrare la qualifica) ogni più ampio potere per compiere tutti gli atti e gli adempimenti necessari o comunque utili per l’attuazione della presente deliberazione, ivi compreso il deposito presso il Registro delle Imprese e la comunicazione agli organi competenti delle modifiche di termine, con facoltà di nominare delegati e procuratori speciali;
3) Dare mandato al/alla ______________ di provvedere alla redazione del relativo verbale e alla conservazione dello stesso agli atti sociali, nonché all’allegazione dell’elenco dei presenti e delle firme dei soci/amministratori partecipanti.
Non essendovi ulteriori argomenti all’ordine del giorno, il Presidente dichiara chiusa la seduta alle ore ______________.
Letto, confermato e sottoscritto.
Luogo ______________, data ______________
Il Presidente ________________________________ ______________
Il Segretario ________________________________ ______________
Eventuali allegati:
– Elenco dei presenti e delle rispettive partecipazioni ______________
– Documentazione giustificativa della proroga ______________
– Copia della convocazione ______________