Questa guida fornisce indicazioni pratiche e normative per la redazione del verbale di mancata approvazione del bilancio, spiegando quali elementi devono essere riportati, come documentare le motivazioni e quali sono le principali conseguenze giuridiche e societarie. Rivolta ad amministratori, segretari verbalizzanti e consulenti, intende agevolare la gestione corretta della situazione e suggerire i passi procedurali successivi per garantire trasparenza e tutela delle responsabilità.
Come scrivere un verbale mancata approvazione bilancio
Il verbale di mancata approvazione del bilancio è il documento formale che attesta quanto avvenuto nell’assemblea dei soci o nell’organo competente quando la proposta di approvazione del bilancio annuale non ottiene i voti necessari per essere approvata. Serve a fissare in modo inequivocabile la ricostruzione dei fatti, le ragioni espresse durante la discussione, i risultati numerici delle votazioni e le eventuali decisioni conseguenti da adottare, nonché a costituire prova per eventuali adempimenti successivi, verifiche societarie o contenziosi. Redigere correttamente questo verbale è importante sia per rispettare gli obblighi di trasparenza e di formalità societaria, sia per permettere ai soggetti coinvolti (amministratori, sindaci, collegio sindacale, revisori, soci) di conoscere con precisione gli effetti giuridici e le azioni da intraprendere dopo la mancata approvazione.
Per scriverlo si procede con un registro formale e preciso: all’inizio del testo occorre indicare il giorno, l’ora e il luogo in cui si è svolta l’assemblea, nonché la qualifica sociale della società per cui si redige il verbale; seguono l’elenco dei soggetti intervenuti con la loro capacità (socio, mandatario, consigliere, sindaco, revisore) e l’indicazione della composizione dell’organo che presiede la riunione, con la nomina del presidente e del segretario o verbalizzante. Si riporta l’ordine del giorno così come era stato convocato e si descrive sinteticamente la presentazione del bilancio da parte degli amministratori, richiamando i documenti posti in visione o allegati al verbale (conto economico, stato patrimoniale, nota integrativa, relazioni). È fondamentale descrivere in modo chiaro e neutrale lo svolgimento della discussione, citando le osservazioni principali sollevate dai soci o dai revisori, le eventuali richieste di informazioni e le risposte fornite dall’organo amministrativo. Quando si passa alla votazione, il verbale deve riportare la procedura adottata per la votazione (per alzata di mano, per appello nominale, con delega ecc.), il computo dei voti favorevoli, contrari e di astensione esprimendo i numeri e la percentuale rispetto al capitale presente o rappresentato, e la dichiarazione formale del presidente o del segretario che la proposta non è stata approvata in quanto non ha raggiunto la maggioranza richiesta. Se durante o dopo la votazione sono state adottate decisioni conseguenti alla mancata approvazione, come la convocazione di una nuova assemblea, l’indicazione di ulteriori verifiche contabili, l’adozione di misure amministrative o di piano di risanamento, o l’incarico a professionisti per approfondimenti, queste decisioni vanno annotate con precisione, specificando eventuali deleghe conferite e i termini entro i quali devono essere eseguite. Infine il verbale deve indicare la chiusura della riunione, gli allegati che lo completano, e contenere le firme del presidente del’assemblea e del segretario verbalizzante; se previsto dallo statuto o dalla normativa applicabile, il verbale potrà altresì essere sottoscritto dagli amministratori o dai componenti del collegio sindacale presenti.
Come esempio di formulazione concreta, senza intestazioni di rito, il testo può essere redatto in questo modo: “In data [data], alle ore [ora], presso [sede], si è riunita l’assemblea dei soci della società [ragione sociale]. Assumono la presidenza [nome del presidente] e svolge le funzioni di segretario [nome del segretario/verbalizzante]. All’ordine del giorno figura l’approvazione del bilancio d’esercizio chiuso al [data chiusura esercizio]. Gli amministratori presentano il progetto di bilancio, la relazione sulla gestione e la documentazione allegata, che vengono sottoposti a visione dei presenti. Si apre la discussione: intervengono [sintesi delle principali osservazioni], e gli amministratori forniscono le relative risposte. Si procede quindi alla votazione; risultano presenti o rappresentati [numero] soci, per un capitale complessivo pari a [importo o percentuale]. I voti espressi sono i seguenti: favorevoli [numero], contrari [numero], astenuti [numero]. Il presidente dichiara che la proposta di approvazione del bilancio non ha raggiunto la maggioranza richiesta e pertanto non è approvata. A seguito della mancata approvazione l’assemblea delibera di [eventuale decisione conseguente, ad es. convocare una nuova assemblea per il giorno X, incaricare gli amministratori di predisporre un documento integrativo, affidare verifiche contabili a un professionista], con gli eventuali termini e modalità indicati. Non essendovi altro da trattare, il presidente dichiara chiusa la seduta alle ore [ora]. Di quanto sopra è redatto il presente verbale che, letto e approvato, viene sottoscritto dal presidente e dal segretario.” Questo linguaggio mantiene chiarezza, neutralità e completezza, e può essere adattato ai particolari della situazione tenendo cura di allegare e numerare tutti i documenti richiamati e di conservare il verbale secondo le prescrizioni statutarie e le prassi societarie. Se si hanno dubbi su eventuali conseguenze giuridiche precise da adottare dopo la mancata approvazione del bilancio, è consigliabile consultare un professionista legale o un consulente societario per orientarsi rispetto agli obblighi normativi applicabili al caso concreto.
Fac simile verbale mancata approvazione bilancio
L’anno ______________, il giorno ______________ del mese ______________, alle ore ______________, in ______________ (sede), si è riunita l’assemblea dei soci della società ______________, con sede legale in ______________, iscritta al Registro delle Imprese di ______________ al n. ______________.
Assume la presidenza ______________ in qualità di ______________, il quale nomina a segretario verbalizzante ______________, che accetta.
Il Presidente dichiara che l’assemblea è stata regolarmente convocata mediante avviso inviato in data ______________ con le modalità ______________ e procede alla verifica delle presenze. Sono presenti personalmente e/o per delega i signori ______________, che rappresentano complessivamente ______________ azioni/quote pari al ______________% del capitale sociale, raggiungendo così il quorum necessario per la validità della seduta.
Si dà lettura e si approva il seguente ordine del giorno:
1) Approvazione del bilancio d’esercizio chiuso al ______________, della nota integrativa, della relazione sulla gestione e della relativa proposta di destinazione dell’utile (o copertura della perdita);
2) Deliberazioni inerenti e conseguenti.
Il Presidente illustra il bilancio d’esercizio chiuso al ______________ e comunica le principali informazioni e i documenti messi a disposizione dei soci. Si apre la discussione; prendono la parola i signori ______________ che espongono osservazioni e rilievi in merito a ______________.
Terminata la discussione, si procede alla votazione per l’approvazione del bilancio d’esercizio chiuso al ______________. Risultato della votazione:
– Voti favorevoli: ______________
– Voti contrari: ______________
– Astenuti: ______________
– Totale votanti: ______________
Esito: Il bilancio d’esercizio chiuso al ______________ non è approvato.
Si dà atto delle motivazioni che hanno determinato la mancata approvazione: ______________.
L’assemblea delibera di demandare al Consiglio di Amministrazione (o all’organo competente) le seguenti determinazioni: predisporre un nuovo progetto di bilancio e/o adottare le necessarie misure correttive entro termine ______________ e convocare nuova assemblea per il giorno ______________; incaricare, se del caso, ______________ per l’effettuazione di ______________; altre determinazioni: ______________.
Non essendovi altre questioni all’ordine del giorno, alle ore ______________ il Presidente dichiara chiusa la seduta e si procede alla sottoscrizione del presente verbale.
Il Presidente: ______________
Il Segretario verbalizzante: ______________
Luogo e data: ______________