Questa guida offre un quadro operativo sul verbale di rettifica del bilancio già depositato, illustrando quando è necessario intervenire, quali elementi devono emergere nel verbale e quali sono le conseguenze del deposito aggiornato presso il Registro delle Imprese. Verranno sintetizzati i presupposti per la rettifica, le modalità di verbalizzazione da parte dell’assemblea o degli organi competenti e gli adempimenti successivi utili a garantire la conformità formale e sostanziale. L’obiettivo è fornire indicazioni pratiche per redigere un verbale chiaro e valido alla luce della normativa vigente, raccomandando comunque il supporto di un professionista per i casi di maggiore complessità o rischio.
Come scrivere un verbale rettifica bilancio depositato
Il verbale di rettifica del bilancio già depositato è il documento formale con cui gli organi societari ricostruiscono e legittimano l’avvenuta correzione di voci, errori o omissioni riscontrate dopo l’approvazione e il deposito del bilancio presso il Registro delle Imprese. Serve a spiegare le ragioni che hanno determinato la rettifica, a riportare la deliberazione dell’organo competente che approva le modifiche e a dare mandato agli amministratori di effettuare i successivi adempimenti pubblici, in particolare il nuovo deposito della documentazione corretta. In sostanza il verbale attesta sia il fatto che si è individuata una inesattezza sia la volontà della società di porvi rimedio, con evidenze formali che rendono chiara la procedura seguita e i soggetti coinvolti.
Nella pratica il verbale si apre con l’indicazione della società, della data e del luogo in cui si tiene la riunione e dell’organo che si riunisce, quindi con la descrizione delle modalità di partecipazione e della regolarità della convocazione; segue la ricostruzione dei fatti che motivano la rettifica, cioè un’esposizione chiara dell’errore o dell’omissione individuata, del suo impatto sul risultato economico o sulla situazione patrimoniale e della motivazione tecnica per cui si ritiene necessaria la correzione. Dopo questa premessa si riporta la proposta formulata dall’organo o dall’amministrazione e la conseguente deliberazione: è opportuno che il testo della decisione sia espresso in termini inequivocabili, specificando che l’assemblea o l’organo approva la rettifica del bilancio depositato in data X sostituendo il documento Y con il documento corretto Z e che viene conferito mandato agli amministratori affinché provvedano al deposito presso il Registro delle Imprese e a ogni altro adempimento previsto dalla normativa vigente. Il verbale deve inoltre riportare l’esito della votazione, con l’indicazione dei voti favorevoli, contrari e delle astensioni, e venire sottoscritto dal presidente della seduta e da chi svolge le funzioni di segretario o da altro soggetto designato.
È buona prassi allegare al verbale la documentazione che rende immediatamente leggibile la rettifica: il bilancio corretto da depositare, una nota esplicativa che evidenzi le variazioni rispetto alla versione precedentemente depositata (con indicazione delle voci oggetto di modifica e dei nuovi importi) e, se rilevante, le relazioni degli organi di controllo o dei revisori che attestino la necessità e la correttezza delle modifiche. Se la rettifica incide significativamente su utili, perdite o patrimonio netto può essere necessario verificare se la nuova versione richieda una nuova approvazione assembleare con procedure specifiche o se comporti obblighi informativi verso terzi e creditori; per questo motivo il verbale dovrebbe dar conto anche delle valutazioni svolte in ordine a eventuali responsabilità e agli effetti pubblicitari e fiscali della rettifica.
Nella redazione è importante usare un linguaggio chiaro e formale, evitare formulazioni generiche e indicare con precisione i dati essenziali: denominazione sociale completa, codice fiscale/partita IVA, numero di iscrizione al Registro delle Imprese, data del precedente deposito, documenti che si intendono sostituire e quelli che si allegano in sostituzione. Alla conclusione il verbale deve riportare le firme previste dallo statuto o dalla prassi societaria e una dicitura che confermi l’avvenuta verbalizzazione della deliberazione. Poiché la materia ha risvolti civilistici, contabili e talvolta fiscali, è consigliabile, prima del deposito del bilancio rettificato, confrontarsi con il commercialista o il legale di fiducia per valutare l’eventuale necessità di ulteriori adempimenti, il calcolo delle imposte e la gestione delle comunicazioni verso terzi e organi di controllo.
Fac simile verbale rettifica bilancio depositato
L’anno ______________, il giorno ______________ del mese di ______________, alle ore ______________, in ______________ (sede sociale), si è riunita l’Assemblea dei soci della società ______________, con sede in ______________, iscritta al Registro delle Imprese di ______________ con numero REA ______________ e codice fiscale/partita IVA ______________.
Sono presenti/personalmente presenti i signori:
– ______________ (in qualità di ______________)
– ______________ (in qualità di ______________)
– ______________ (in qualità di ______________)
(ovvero, in rappresentanza dei soci che detengono complessivamente ______________% del capitale sociale).
Assume la presidenza dell’Assemblea il Sig./la Sig.ra ______________, il quale/la quale nomina verbalmente ad assumere le funzioni di segretario il Sig./la Sig.ra ______________, che accetta.
Il Presidente constata e dichiara che l’Assemblea è regolarmente costituita e può validamente deliberare in ordine all’oggetto posto all’ordine del giorno che recita: “Rettifica del bilancio sociale chiuso al ______________, già depositato in data ______________ presso il Registro delle Imprese di ______________, protocollo n. ______________”.
Il Presidente illustra che il bilancio societario relativo all’esercizio chiuso al ______________ è stato precedentemente approvato dall’Assemblea in data ______________ e depositato in data ______________; successivamente sono emerse le seguenti inesattezze/omissioni/variazioni che richiedono rettifica del bilancio depositato:
– ________________________________________________________________ (descrizione della rettifica n. 1: natura dell’errore/omissione e valore: ______________)
– ________________________________________________________________ (descrizione della rettifica n. 2: natura dell’errore/omissione e valore: ______________)
– ________________________________________________________________ (eventuali ulteriori rettifiche)
Viene data lettura della documentazione giustificativa allegata, costituita da:
– Bilancio rettificato in data ______________;
– Nota illustrativa delle rettifiche redatta dal ______________ in data ______________;
– Documentazione contabile e/o fiscale di supporto ______________.
Dopo ampia discussione, l’Assemblea, con il seguente risultato della votazione: favorevoli ______________ (pari a ______________% del capitale rappresentato), contrari ______________, astenuti ______________, DELIBERA
1) di approvare le rettifiche al bilancio chiuso al ______________ come dettagliate nella documentazione allegata e riportate nel bilancio rettificato;
2) di prendere atto che il bilancio rettificato evidenzia, rispetto al bilancio precedentemente depositato, le variazioni seguenti:
– ________________________________________________________________;
– ________________________________________________________________;
3) di revocare, ove necessario, le parti del precedente deposito incompatibili con quanto ora approvato e di depositare, in sostituzione, il bilancio rettificato presso il Registro delle Imprese di ______________, corredato della relazione illustrativa e di ogni altra documentazione richiesta dalla normativa vigente;
4) di conferire piena e ampia delega al legale rappresentante della società, Sig./Sig.ra ______________, affinché provveda a: sottoscrivere e depositare presso gli uffici competenti i documenti contabili modificati, firmare ogni atto e compiere ogni adempimento e formalità necessaria per l’efficacia della presente deliberazione, nonché a firmare le dichiarazioni sostitutive e quanto altro necessario per il deposito e la pubblicazione del bilancio rettificato;
5) di autorizzare il Presidente e il Segretario del presente verbale a sottoscriverlo per autentica delle firme.
Non essendovi ulteriori argomenti da trattare, il Presidente dichiara chiusa la seduta alle ore ______________.
Letto, approvato e sottoscritto.
Luogo ______________, lì ______________
Il Presidente ______________
Il Segretario ______________
Allegati:
– Bilancio rettificato datato ______________;
– Nota integrativa e relazione illustrativa delle rettifiche ______________;
– Documentazione giustificativa ______________.