Questa breve guida offre indicazioni pratiche per redigere il verbale di assemblea relativo all’approvazione del bilancio in seconda convocazione, con attenzione agli aspetti formali e sostanziali che ne garantiscono validità e chiarezza. Verranno richiamati i requisiti essenziali da inserire nel testo, le differenze operative rispetto alla prima convocazione e le accortezze per documentare quorum, interventi e risultati di votazione in modo conforme alla normativa vigente. Lo scopo è fornire uno schema facilmente applicabile che faciliti la redazione di un verbale completo, trasparente e opponibile a terzi.
Come scrivere un verbale assemblea approvazione bilancio seconda convocazione
Il verbale dell’assemblea per l’approvazione del bilancio in seconda convocazione è il documento formale che registra quanto avviene durante la riunione convocata per deliberare sul bilancio societario dopo che la prima convocazione non ha raggiunto il quorum necessario. Serve a lasciare memoria scritta e probatoria della regolarità della convocazione, della presenza dei soci o dei partecipanti, delle procedure seguite per l’esame del bilancio, degli eventuali interventi, delle proposte presentate e, soprattutto, dell’esito della votazione: costituisce quindi l’atto ufficiale che attesta l’approvazione o il rigetto del bilancio e le conseguenti determinazioni (ad esempio destinazione dell’utile, distribuzione di utili o accantonamenti). Il verbale ha valore legale e amministrativo, viene conservato negli archivi societari e, quando previsto, deve essere esibito o depositato presso gli uffici competenti; in molte società è anche il documento che consente l’esecuzione delle deliberazioni approvate.
Per la redazione si parte sempre dall’indicazione precisa del luogo, della data e dell’ora in cui la riunione in seconda convocazione ha avuto luogo, con la chiara indicazione che si tratta di seconda convocazione e, se rilevante, la motivazione o il riferimento al fatto che la prima convocazione non ha raggiunto il quorum. Nel corpo del verbale si riportano i dati dei presenti: la denominazione della società, il nome e la qualifica di chi presiede l’assemblea, il nome di chi svolge funzioni di segretario oppure la modalità con cui si è proceduto alla verbalizzazione, e l’elenco dei soci o dei partecipanti intervenuti, indicando per ciascuno la rappresentanza di quote o azioni e le eventuali deleghe e procure. È importante dichiarare la regolarità della convocazione, cioè che la convocazione è stata effettuata nei termini e nelle modalità previste dallo statuto e dalla normativa applicabile, così come verificare e annotare il quorum presente in seconda convocazione per dimostrare la legittimità della deliberazione.
Nella parte descrittiva si sintetizza l’ordine del giorno, concentrandosi sull’oggetto principale della riunione, cioè l’esame e l’approvazione del bilancio; si dichiara che sono stati messi a disposizione dei partecipanti i documenti pertinenti, come lo stato patrimoniale, il conto economico, la nota integrativa e la relazione degli amministratori o del collegio sindacale, specificando se i documenti sono stati letti integralmente o messi a disposizione in copia. Va riportata la sostanza degli interventi rilevanti, evitando trascrizioni inutili ma segnando eventuali osservazioni importanti, richieste di chiarimento o opposizioni espresse, e come sono state affrontate dall’organo amministrativo. Al termine della discussione si descrive la procedura di votazione adottata (voto palese o segreto, per alzata di mano o per scrutinio) e si riporta il testo della deliberazione così come è stato posto ai voti.
È fondamentale indicare in modo preciso l’esito della votazione: il numero delle presenze che hanno partecipato al voto, il numero di voti favorevoli, contrari e di astenuti, nonché l’eventuale percentuale o frazione di capitale rappresentato, se rilevante. Se la delibera riguarda la destinazione dell’utile, il verbale deve riportare il testo della proposta approvata (per esempio l’assegnazione all’accantonamento, alla riserva legale, alla distribuzione di dividendi) e il riferimento alle norme statutarie o di legge che ne regolano l’adozione. Quando la delibera produce effetti che richiedono adempimenti formali successivi, come depositi, iscrizioni o variazioni presso il registro delle imprese, nel verbale si annota chi è incaricato di eseguirli e con quale termine.
La chiusura del verbale contiene l’ora di chiusura dei lavori e le firme richieste: di norma il verbale viene sottoscritto dal presidente dell’assemblea e dal segretario; in alcune ipotesi e per determinate tipologie di atto può essere necessaria la sottoscrizione di tutti i partecipanti o l’intervento di un notaio, ma questo dipende dalla natura della deliberazione e dalla normativa applicabile. È buona prassi allegare al verbale copia dei documenti essenziali (bilancio, relazioni, eventuali deleghe) e indicare che tali documenti restano depositati agli atti della società. Poiché le regole su quorum, maggioranze e formalità variano a seconda della forma societaria e delle disposizioni statutarie, nel verbale è opportuno richiamare la norma statutaria o la legge sulla quale si è basata la convocazione in seconda convocazione e, se il caso richiede, osservare che la deliberazione è conforme alle previsioni statutarie; in caso di dubbi o particolari complessità conviene sempre consultare un professionista o il consulente legale per verificare la conformità formale e sostanziale del verbale e degli adempimenti successivi.
Fac simile verbale assemblea approvazione bilancio seconda convocazione
L’anno ______________, il giorno ______________ del mese di ______________, alle ore ______________, in ______________, presso la sede sociale in ______________, si è riunita in seconda convocazione l’assemblea dei soci della società ______________, codice fiscale/partita IVA ______________.
Assume la presidenza ______________, il quale, constatata la regolare convocazione dell’assemblea mediante avviso inviato in data ______________, dichiara aperta la seduta e nomina a segretario dell’assemblea ______________, che accetta.
Sono presenti o rappresentati i signori di seguito elencati (con indicazione delle rispettive quote/azioni e deleghe se presenti):
– ______________, titolare di n. ______________ azioni/quote pari al ______________% del capitale sociale (deleghe: ______________);
– ______________, titolare di n. ______________ azioni/quote pari al ______________% del capitale sociale (deleghe: ______________);
– ______________, titolare di n. ______________ azioni/quote pari al ______________% del capitale sociale (deleghe: ______________);
(segue elenco allegato in data ______________).
Risulta che l’assemblea è validamente costituita in seconda convocazione, ai sensi dello statuto sociale e della normativa vigente, con la presenza di n. ______________ soci o loro delegati, rappresentanti complessivamente n. ______________ azioni/quote, corrispondenti al ______________% del capitale sociale. Il Presidente ne prende atto e dichiara che l’assemblea può validamente deliberare sugli argomenti posti all’ordine del giorno.
Ordine del giorno:
1) Approvazione del bilancio d’esercizio chiuso al ______________;
2) Destinazione dell’utile (o copertura della perdita) di esercizio;
3) Deliberazioni inerenti e conseguenti.
Il Presidente, dopo aver dato lettura dell’ordine del giorno, comunica che il progetto di bilancio d’esercizio relativo all’esercizio chiuso al ______________, corredato della relazione sulla gestione, della relazione del collegio sindacale (o del revisore legale) e della proposta di destinazione dell’utile, è stato depositato presso la sede sociale in data ______________ e messo a disposizione dei soci nei termini di legge. Prende quindi la parola per illustrare i punti salienti del bilancio e la proposta di destinazione dell’utile; la relazione del Presidente/Amministratore ______________ è allegata al presente verbale come parte integrante ______________.
Segue discussione tra i soci; interventi rilevati:
– ______________ (riassunto intervento o riferimento ad allegato ______________);
– ______________ (riassunto intervento o riferimento ad allegato ______________);
(ulteriori interventi allegati in data ______________).
Concluse le discussioni, il Presidente sottopone alla votazione il seguente testo di deliberazione:
“L’assemblea dei soci di ______________, riunita in seconda convocazione, approva il bilancio d’esercizio chiuso al ______________, così come presentato e corredato da relazione sulla gestione e relatore sindacale/revisore, che evidenzia: totale attivo ______________, totale passivo ______________, risultato d’esercizio (utile/perdita) ______________.”
Modalità di votazione: ______________ (es. voto per alzata di mano, appello nominale, scrutinio segreto ecc.). Si procede alla votazione; risultano i seguenti voti:
– Voti favorevoli: ______________ azioni/quote, pari al ______________%;
– Voti contrari: ______________ azioni/quote, pari al ______________%;
– Astenuti: ______________ azioni/quote, pari al ______________%.
Con il quorum sopra indicato, l’assemblea delibera, con ______________ (maggioranza/unanimità) dei voti espressi, di approvare il bilancio d’esercizio chiuso al ______________ e di darne atto così come presentato.
Subito dopo, l’assemblea delibera sulla destinazione dell’utile (o copertura della perdita). Viene proposta la seguente destinazione:
________________________________________________________________________________
(Dettaglio voce per voce: utili destinati a riserva legale ______________; a riserva statutaria ______________; dividendi a favore dei soci ______________; riporto a nuovo ______________; altre destinazioni ______________).
Si mette ai voti la proposta di destinazione dell’utile; risultano i seguenti voti:
– Voti favorevoli: ______________ azioni/quote, pari al ______________%;
– Voti contrari: ______________ azioni/quote, pari al ______________%;
– Astenuti: ______________ azioni/quote, pari al ______________%.
L’assemblea delibera di approvare la proposta di destinazione dell’utile come sopra specificata.
Si prendono altresì in esame eventuali altri punti connessi e consequenziali, e si delibera quanto segue:
– Conferimento di incarichi e deleghe per l’attuazione e l’iscrizione delle delibere sociali: si conferisce mandato a ______________ (nome e qualifica) affinché provveda agli adempimenti amministrativi e pubblicitari necessari, con facoltà di firma per l’iscrizione presso il Registro delle Imprese e per ogni altra formalità, nelle persone di ______________.
– Nomina/revoca di organi sociali (se oggetto di discussione): l’assemblea delibera di nominare/revocare ______________ quale ______________ per la durata di ______________; compenso: ______________; si allega il verbale di accettazione dell’incarico ______________.
Null’altro essendovi da trattare, il Presidente dichiara chiusa la discussione alle ore ______________ e, previa lettura del presente verbale, lo stesso viene approvato e sottoscritto come segue.
Letto, confermato e sottoscritto.
Il Presidente dell’Assemblea: ______________
Il Segretario dell’Assemblea: ______________
Eventuale Notaio (se presente): ______________
Allegati:
1) Progetto di bilancio d’esercizio chiuso al ______________;
2) Relazione sulla gestione del Consiglio di Amministrazione datata ______________;
3) Relazione del collegio sindacale/revisore legale datata ______________;
4) Elenco presenze e deleghe datato ______________;
5) Altri documenti: ______________.