Questa guida offre indicazioni pratiche per redigere il verbale di approvazione del regolamento interno della cooperativa, con l’obiettivo di garantire chiarezza, completezza e conformità alle norme statutarie e legislative. Troverete suggerimenti su contenuti essenziali, forma e formalità da rispettare perché il documento abbia piena efficacia legale e testimonii correttamente le decisioni dell’assemblea o dell’organo competente. Il testo è pensato per agevolare amministratori, segretari e responsabili nella stesura di un verbale preciso e facilmente consultabile nel tempo, riducendo rischi di contestazione o ambiguità interpretative.
Come scrivere un verbale approvazione regolamento interno cooperativa
Il verbale di approvazione del regolamento interno di una cooperativa è il documento formale che attesta quanto deciso dall’organo competente — normalmente l’assemblea dei soci o il consiglio di amministrazione, a seconda di quanto previsto dallo statuto — relativamente all’adozione, alla modifica o all’integrazione del regolamento interno. Serve a fissare in modo incontestabile la volontà collettiva, a rendere opponibili ai soci e a terzi le nuove norme interne, a consentire la conservazione della prova dell’iter decisionale in caso di controversie e a garantire la conformità alle procedure statutarie e alla normativa vigente; in pratica il verbale costituisce il supporto formale che lega il testo del regolamento all’atto di approvazione, specificando chi ha partecipato, come si è svolta la discussione, quali modifiche sono state eventualmente recepite e quale sia stato l’esito della votazione.
Per redigere correttamente il verbale occorre innanzitutto indicare chiaramente il contesto di svolgimento della riunione: la data, l’ora e il luogo in cui l’assemblea o l’organo si è riunito, chi ha presieduto la seduta e chi ha assunto la funzione di verbalizzante; va quindi richiamato l’ordine del giorno che ha portato all’esame del regolamento interno e va riportata una sintesi dell’illustrazione fatta dal proponente o dall’organo che ha predisposto il testo, comprensiva delle eventuali osservazioni principali emerse durante la discussione. Nel verbale deve essere riportata la deliberazione con un testo di approvazione chiaro e inequivocabile: è opportuno trascrivere la formulazione esatta della decisione adottata, specificando se l’approvazione avviene in via definitiva per l’intero testo o se l’atto riguarda singoli articoli o emendamenti, e va indicato il risultato della votazione con il numero dei voti favorevoli, contrari e delle astensioni, oppure con la formula che attesti il raggiungimento della maggioranza prevista dallo statuto; se sono state presentate e approvate modifiche al testo iniziale, il verbale deve riportare il contenuto delle modifiche o fare espresso richiamo agli allegati che riportano la versione aggiornata. È fondamentale allegare al verbale il testo del regolamento così come approvato, datandolo e numerando le pagine, e indicare eventuali modalità di pubblicazione o comunicazione ai soci e agli enti competenti; infine il verbale deve essere sottoscritto dalle persone abilitate — normalmente il presidente della seduta e il segretario verbalizzante — e conservato nell’archivio della cooperativa, secondo le prescrizioni statutarie e le eventuali procedure interne di deposito o registrazione.
Per aiutare la redazione pratica, un esempio di impostazione del contenuto del verbale può essere il seguente nel corpo del documento: in data [data] alle ore [ora], presso [luogo], si è riunita l’assemblea dei soci della Cooperativa [nome] regolarmente convocata, alla presenza del Presidente [nome] che assume la presidenza e del Sig./Dott. [nome] che assume la funzione di segretario. Il Presidente apre la seduta e pone all’ordine del giorno l’esame e l’eventuale approvazione del nuovo regolamento interno predisposto dal Consiglio di Amministrazione/dal comitato appositamente nominato, il cui testo è stato previamente inviato ai soci in data [data invio]. Il Presidente illustra i punti salienti del documento e si apre la discussione; intervengono i soci per osservazioni e proposte di modifica, delle quali vengono prese in considerazione e sottoposte a votazione le proposte ritenute rilevanti. Terminata la discussione si procede alla votazione sull’adozione del regolamento interno nella versione allegata al presente verbale. L’assemblea, con [indicare risultato della votazione: numero di voti favorevoli, contrari, astensioni oppure “maggioranza prevista dallo statuto”], approva il regolamento interno nella versione allegata, che costituisce parte integrante e sostanziale del presente verbale e che viene depositata agli atti sociali. Non essendovi altre materie da trattare il Presidente dichiara chiusa la seduta alle ore [ora]. Il presente verbale viene letto, approvato e sottoscritto come segue. Seguono firma del Presidente e firma del Segretario e, se richiesto dallo statuto o dall’uso, la firma del verbalizzante o del notaio incaricato.
Prima di chiudere la procedura è bene verificare, secondo quanto stabilito dallo statuto della cooperativa e dalla normativa applicabile, se l’approvazione del regolamento interno richieda un quorum particolare, approvazioni supplementari da parte di organi esterni o l’iscrizione del provvedimento in specifici registri; occorre altresì curare la corretta conservazione e la tempestiva comunicazione del regolamento approvato a tutti i soci, affinché le nuove norme siano effettivamente conoscibili e applicabili.
Fac simile verbale approvazione regolamento interno cooperativa
In data ______________, alle ore ______________, in ______________ (sede della Cooperativa: ______________), si è riunita ______________ (indicare: Assemblea/Consiglio di Amministrazione/Revisori) della Cooperativa sociale ______________, regolarmente convocata.
Presiede la riunione il Sig./la Sig.ra ______________, nella sua qualità di ______________. Assiste alla redazione del presente verbale il Sig./la Sig.ra ______________ in qualità di ______________ (Segretario/Verbalizzante).
Sono presenti i seguenti intervenuti:
– ______________, carica ______________
– ______________, carica ______________
– ______________, carica ______________
– ______________, carica ______________
(Allegare elenco completo dei presenti e delle eventuali deleghe: ______________)
Risultano quindi intervenuti ______________ membri su ______________ aventi diritto, corrispondenti a ______________% del capitale sociale/dei voti, per cui il Presidente dichiara la riunione validamente costituita e legittimata a deliberare sugli oggetti posti all’ordine del giorno.
Ordine del giorno:
1) Approvazione del Regolamento Interno della Cooperativa;
2) Deliberazioni conseguenti e determinazioni sulle modalità di attuazione;
3) Varie ed eventuali.
Il Presidente illustra il testo del Regolamento Interno, predisposto e distribuito ai presenti in data ______________ e allegato al presente verbale sotto la lettera “Allegato A”. Il documento è stato puntualmente letto e commentato. Prendono la parola in sede di discussione i Sig./Sig.ra ______________, che espongono osservazioni e proposte di modifica (eventuali modifiche proposte: ______________).
Terminate le discusssioni, si procede alla votazione sulle proposte emerse e sull’approvazione del testo del Regolamento Interno nella versione definitiva allegata.
Risultato della votazione:
– Voti favorevoli: ______________
– Voti contrari: ______________
– Astenuti: ______________
Con voti favorevoli ______________, contrari ______________, astenuti ______________, l’Assemblea/il Consiglio delibera quanto segue:
1) Approvazione del Regolamento Interno
Si approva, con effetto immediato/decorrente dal ______________, il Regolamento Interno allegato al presente verbale (Allegato A), che entra a far parte integrante degli atti sociali della Cooperativa sociale ______________.
2) Esecuzione e pubblicazione
Si incarica il Presidente/Il Consiglio/Il Direttore ______________ di provvedere a tutte le formalità conseguenti, compresa la pubblicazione/affissione ai sensi dello Statuto, la comunicazione ai soci, l’aggiornamento degli archivi sociali e l’eventuale deposito presso gli uffici competenti entro i termini di legge.
3) Delega
Si conferisce altresì delega al Sig./alla Sig.ra ______________, nella qualità di ______________, per adottare tutti gli atti amministrativi e firmare i documenti necessari per l’esecuzione della presente deliberazione.
Non essendovi altre questioni da trattare, il Presidente dichiara chiusa la riunione alle ore ______________.
Il presente verbale, redatto in data ______________, viene letto, approvato e sottoscritto come segue.
Il Presidente: ______________
Il Segretario/Verbalizzante: ______________
Per presa visione e approvazione:
Socio/Consigliere: ______________
Allegati:
– Allegato A: Testo integrale del Regolamento Interno approvato (file/documento: ______________)
– Eventuali ulteriori allegati: ______________