Questa guida offre indicazioni pratiche per redigere il verbale dell’assemblea dedicata alla copertura delle perdite in una cooperativa. Il documento deve rendere conto delle decisioni adottate nel rispetto dello statuto e della normativa applicabile, garantendo trasparenza, certezza formale e tutela dei soci e degli organi sociali. L’approccio proposto si focalizza sui contenuti essenziali, sulle formalità da osservare e sui principali profili di responsabilità, in modo da agevolare una verbalizzazione chiara e conforme alle regole.
Come scrivere un verbale assemblea copertura perdite cooperativa
Il verbale dell’assemblea per la copertura delle perdite di una cooperativa è il documento scritto che riporta in modo formale quanto avvenuto e deciso durante la riunione dell’assemblea dei soci in cui si affronta la situazione economica negativa e si deliberano le modalità per coprire le perdite rilevate nel bilancio. Serve a fissare in modo opponibile ai terzi le decisioni assunte, a rendere tracciabile il percorso decisionale rispetto alla gestione della perdita, a soddisfare gli obblighi contabili e societari e, quando richiesto, a costituire prova per adempimenti verso il Registro delle Imprese, gli organi di controllo e i creditori. Il verbale consente inoltre di documentare la conformità dell’operato dell’organo amministrativo alle norme statutarie e di legge e di descrivere eventuali misure correttive approvate dall’assemblea, come l’utilizzo delle riserve, l’aumento di capitale, l’adozione di piani di rientro o altri interventi finanziari o organizzativi.
Nella stesura del verbale è importante che la narrazione sia chiara, completa e formale. Si apre con l’indicazione di luogo, giorno e ora della riunione e la menzione dell’organo convocante; si prosegue con l’indicazione dei presenti e dei rappresentanti, facendo riferimento al numero dei soci e alle quote o ai diritti di voto rappresentati in assemblea per verificare il raggiungimento del quorum richiesto dallo statuto. Va quindi richiamata brevemente la documentazione posta all’ordine del giorno: il bilancio d’esercizio, la relazione degli amministratori, il parere del collegio sindacale o del revisore, nonché eventuali relazioni illustrative del consiglio che spiegano l’origine e l’entità delle perdite. È opportuno riportare in sintesi i punti principali emersi nel corso della discussione, con le osservazioni rilevanti dei soci o degli organi di controllo quando contribuiscono a motivare la scelta adottata; nella parte descrittiva si devono indicare i riferimenti ai documenti esaminati (ad esempio data del bilancio e approvazione preliminare) senza trascrivere integralmente dati contabili che sono invece allegati.
La parte centrale del verbale è la trascrizione della proposta formulata dall’organo amministrativo e la deliberazione adottata dall’assemblea. Il testo della delibera deve essere preciso: occorre indicare la misura delle perdite da coprire, le poste patrimoniali utilizzate per la copertura (riserve disponibili, utili portati a nuovo, incremento di capitale, conferimenti straordinari da parte dei soci, riduzione di capitale, ecc.), l’eventuale scadenza e le condizioni dell’intervento e, se applicabile, la delega agli amministratori per l’adozione degli atti esecutivi. È fondamentale riportare esattamente il risultato della votazione, specificando il numero di voti favorevoli, contrari e astenuti e la percentuale rispetto al capitale sociale o ai diritti di voto, nonché il metodo di votazione adottato (voto palese, segreto, per alzata di mano, per delega) in modo che il verbale consenta di ricostruire la legittimità della decisione rispetto alle norme statutarie e di legge. Se la copertura delle perdite comporta modifiche statutari, aumenti di capitale o altri atti soggetti a iscrizione nel Registro delle Imprese, nel verbale devono essere indicate le modalità di esecuzione della delibera e l’incarico ai soggetti responsabili per i successivi adempimenti di legge.
Il linguaggio del verbale dev’essere neutro, privo di valutazioni personali non pertinenti, e contenere riferimenti temporali e nominativi sufficienti a identificare i soggetti intervenuti e le fasi procedurali. Al termine della riunione il verbale viene sottoscritto dal presidente dell’assemblea e dal segretario oppure, se previsto dallo statuto o dalla prassi, da due membri dell’assemblea designati a ciò; la sottoscrizione certifica la veridicità della trascrizione. Al verbale si allegano copia del bilancio approvato, la relazione degli amministratori, il verbale del collegio sindacale o la relazione del revisore, l’elenco delle deleghe e ogni documento che costituisca supporto alla deliberazione. Il verbale deve essere trascritto nel libro delle adunanze e delle deliberazioni dell’assemblea e, quando richiesto dalla natura della delibera, trasmesso o depositato agli uffici competenti per l’iscrizione nei pubblici registri.
Per agevolare la redazione è utile preparare in anticipo una bozza che riproduca in modo sintetico la cronologia dei fatti e il testo della proposta così come verrà posta in votazione, inserendo poi nel documento finale le dichiarazioni e i risultati effettivi emersi in assemblea. È consigliabile verificare lo statuto della cooperativa per eventuali particolarità procedurali o soglie di maggioranza e confrontarsi con il commercialista o il consulente legale per gli adempimenti contabili e pubblicitari correlati, soprattutto se la copertura della perdita implica variazioni del patrimonio sociale o obblighi di ricapitalizzazione.
Fac simile verbale assemblea copertura perdite cooperativa
L’anno ______________, il giorno ______________ del mese di ______________, alle ore ______________, in ______________ (sede sociale: ____________________________________________________), si è riunita l’assemblea dei soci della Cooperativa ____________________________________________________.
Sono intervenuti i soci e/o i loro rappresentanti per un numero di quote pari a ______________, corrispondenti a ______________ voti su ______________ voti totali, risultando presente la seguente consistenza partecipativa:
– Soci presenti nominativi e quote: ___________________________________________________________________________________________________________________________________
– Soci assenti e deleghe conferite: ____________________________________________________________________________________________________________________________
Assume la presidenza dell’assemblea il sig./la sig.ra ____________________________________________________, il quale/la quale constata e dichiara la regolarità della convocazione e la validità dell’assemblea ai sensi dello Statuto e della normativa vigente.
Funzione di verbalizzante (segreteria): ____________________________________________________.
Ordine del giorno:
1) Esame e approvazione del bilancio chiuso al ______________ e proposta di copertura delle perdite;
2) Deliberazioni conseguenti circa le modalità di copertura della perdita e relative modifiche statutarie, se necessarie;
3) Varie ed eventuali.
Il Presidente illustra la situazione economico-patrimoniale e presenta il bilancio chiuso al ______________, dal quale emerge una perdita d’esercizio pari a € ______________. Vengono illustrate le possibili modalità di copertura della perdita, tra cui:
– Utilizzo delle riserve legali e statutarie per un importo di € ______________;
– Utilizzo di riserve disponibili per un importo di € ______________;
– Riduzione del capitale sociale per un importo di € ______________ (con conseguente modifica statutaria se necessaria);
– Richiesta di apporti integrativi o versamenti straordinari dai soci per un importo complessivo di € ______________, con ripartizione tra i soci come segue: _____________________________________________________________________;
– Trasferimento delle perdite a riserva negative/risultato a nuovo per un importo di € ______________;
– Ricorso a finanziamenti/mutui soci per un importo di € ______________;
– Altre misure: ____________________________________________________________________________.
Dopo ampia discussione i soci esprimono il loro voto sulla proposta e sulle eventuali alternative proposte.
Si procede alla votazione sulle seguenti proposte, con i risultati che vengono verbalizzati come segue:
Delibera n. 1 (approvazione del bilancio e presa d’atto della perdita)
– Numero votanti: ______________
– Voti favorevoli: ______________
– Voti contrari: ______________
– Astenuti: ______________
– Delibera: ______________ (approvata / respinta)
Delibera n. 2 (modalità di copertura della perdita)
– Proposta deliberativa: “L’assemblea delibera di coprire la perdita di € ______________ come segue: ____________________________________________________________________________________.”
– Numero votanti: ______________
– Voti favorevoli: ______________
– Voti contrari: ______________
– Astenuti: ______________
– Quorum e maggioranza raggiunti: ___________________________________________________________________
– Delibera: ______________ (approvata / respinta)
Eventuali ulteriori deliberazioni conseguenti (es.: modifica statuto, accesso a finanziamenti, determinazione termini per versamenti soci):
– Delibera n. __: _________________________________________________________________________________
– Voti favorevoli: ______________
– Voti contrari: ______________
– Astenuti: ______________
– Delibera: ______________ (approvata / respinta)
Si dà atto che gli oneri fiscali e contabili derivanti dalle delibere saranno posti in essere secondo le disposizioni di legge e che gli amministratori sono incaricati di eseguire le formalità conseguenti (deposito del verbale, eventuali iscrizioni presso i registri competenti, adeguamenti contabili e comunicazioni ai soci e agli organi competenti).
Non essendovi altro da trattare, il Presidente dichiara chiusa la seduta alle ore ______________.
Letto, approvato e sottoscritto.
Il Presidente: ________________________________ (firma e nome) ____________________________________________________
Il Segretario/Verbalizzante: ___________________ (firma e nome) ____________________________________________________
Soci presenti (firme):
____________________________________________________________________________________________________________________________________
Data di redazione del verbale: ______________
Data di sottoscrizione: ______________