Il verbale di recesso di un socio di una cooperativa è il documento ufficiale che attesta la volontà di uscire e le conseguenze amministrative e patrimoniali; una redazione corretta previene contestazioni e garantisce la regolare tenuta dei libri sociali. Questa guida offre indicazioni pratiche sulla struttura del verbale, sui contenuti essenziali e sugli adempimenti formali da osservare, illustrando i passaggi procedurali, le responsabilità delle parti e i principali riferimenti normativi. L’obiettivo è fornire uno strumento chiaro e facilmente adattabile alle diverse tipologie di cooperativa per rendere l’uscita del socio tracciabile, trasparente e conforme alla legge.
Come scrivere un verbale recesso socio cooperativa
Il verbale di recesso di un socio di una cooperativa è il documento scritto che attesta formalmente la volontà del socio di recedere e la conseguente presa d’atto, valutazione e deliberazione da parte degli organi societari competenti; serve a fissare data e modalità del recesso, i presupposti statutari richiamati, l’eventuale determinazione dell’importo da restituire o delle trattenute per eventuali crediti sociali, e a lasciare una traccia ufficiale e opponibile sia ai soci che ai soggetti terzi. Prima di redigerlo è necessario verificare lo statuto della cooperativa per conoscere la procedura prevista: il recesso può essere esercitato direttamente dal socio mediante comunicazione scritta nei termini e con le modalità disciplinate dallo statuto, oppure può richiedere una deliberazione specifica dell’assemblea o del consiglio di amministrazione; il verbale deve quindi rispecchiare esattamente il percorso previsto dal regolamento sociale e ogni eventuale decisione presa in applicazione delle norme statutarie.
Il contenuto del verbale va formulato con chiarezza e precisione, indicando innanzitutto il luogo e la data della riunione dell’organo che prende la decisione, l’indicazione dell’organo stesso (assemblea straordinaria, assemblea ordinaria, consiglio di amministrazione o altro previsto) e la compagine dei presenti o la rappresentanza intervenuta, con richiamo se necessario al rispetto del quorum statutario. Nel testo si riporta la comunicazione ricevuta dal socio che intende recedere oppure la dichiarazione resa in assemblea, specificando il nome completo del socio, i dati identificativi pertinenti (numero di tessera o codice fiscale, se richiesti dallo statuto) e la data effettiva di efficacia del recesso secondo quanto previsto dalle regole interne. Si richiamano le norme statutarie invocate per il recesso, si descrive l’istruttoria compiuta dagli organi societari (ad esempio l’accertamento di eventuali debiti del socio verso la cooperativa o di obblighi non adempiuti) e si esplicita la deliberazione adottata: l’accoglimento del recesso, l’eventuale rigetto o il differimento della decisione, la determinazione dell’ammontare da restituire al socio per la quota di capitale sociale o per l’eventuale vitto e alloggio, le modalità e i termini di pagamento, e le eventuali compensazioni con crediti della società. Se la somma da restituire è oggetto di calcolo contabile, il verbale deve richiamare o allegare il prospetto di liquidazione che indichi chiaramente i criteri seguiti (valutazione della quota, eventuali penali, interessi) e la data entro la quale l’operazione verrà eseguita.
La forma del verbale deve essere leggibile e sottoscritta secondo le previsioni statutarie: in genere il verbale è redatto dal segretario o dal verbalizzante e sottoscritto dal presidente dell’organo che ha deliberato e dal verbalizzante stesso; se il socio è presente e dichiara di approvare il contenuto, è buona pratica raccogliere anche la sua firma di presa visione o di ricevuta della liquidazione, o comunque allegare la comunicazione scritta di recesso presentata dal socio. Una corretta scrittura del verbale include inoltre l’indicazione di eventuali documenti allegati, come la lettera di recesso del socio, il prospetto di liquidazione, estratti contabili rilevanti o la dichiarazione di non avere ulteriori pendenze; tali allegati devono essere conservati insieme al verbale nel libro delle adunanze o in archivio societario per assicurarne la reperibilità in caso di contestazioni o controlli. Dopo la redazione e la sottoscrizione, occorre provvedere agli adempimenti amministrativi e contabili conseguenti: aggiornare il libro soci o gli elenchi dei soci tenuti dalla cooperativa, registrare la variazione patrimoniale in contabilità, predisporre il pagamento della somma stabilita secondo le scadenze deliberate e, se il recesso comporta modifiche strutturali rilevanti ai fini dei registri pubblici o degli obblighi fiscali, eseguire le necessarie comunicazioni o iscrizioni presso gli enti competenti.
Per quanto riguarda la formulazione testuale, il linguaggio deve essere sobrio e tecnico, evitando ambiguità: una possibile costruzione del testo è quella che espone cronologicamente gli estremi dell’adunanza e della comunicazione del socio, richiama la norma statutaria applicata, riporta l’istruttoria svolta e conclude con la deliberazione motivata e con le indicazioni di esecuzione e firma. Il verbale così redatto diventa il documento probatorio che consente di dimostrare la corretta applicazione delle norme interne e la regolare gestione della posizione del socio uscente, offrendo tutela sia alla cooperativa sia al socio stesso, e deve essere conservato secondo le regole previste per gli atti societari. Se nella cooperativa sussistono dubbi interpretativi sul calcolo della liquidazione o sugli effetti fiscali e civilistici del recesso, è consigliabile affiancare alla redazione del verbale un parere del consulente legale o del commercialista, da allegare al fascicolo del recesso per maggiore certezza e tracciabilità delle scelte adottate.
Fac simile verbale recesso socio cooperativa
L’anno ______________, il giorno ______________ del mese di ______________, alle ore ______________, in ______________, presso la sede sociale della Cooperativa ______________, con sede in ______________, codice fiscale / partita IVA ______________, si è riunito ______________ (indicare organo competente: Assemblea/Consiglio di Amministrazione/Altro) per discutere e deliberare sul recesso del socio.
Presiedono la riunione:
– Presidente / Presidente del Collegio / Legale Rappresentante: ______________
– Segretario verbalizzante: ______________
– Altri intervenuti: ______________
Assume la presidenza ______________ e funge da segretario ______________. Dopo la constatazione della regolarità della convocazione e della presenza del quorum richiesto dallo statuto, si procede alla trattazione dell’oggetto all’ordine del giorno.
Il Presidente dà lettura della comunicazione di recesso presentata da:
– Socio: ______________
– Nato a: ______________ (prov. ______________) il ______________
– Residente in: ______________
– Codice fiscale: ______________
– Numero di iscrizione nel libro soci: ______________
– Data di ricezione della domanda di recesso: ______________ (protocollo n. ______________)
Il Presidente ricorda le disposizioni statutarie in materia di recesso (art. ______________ dello Statuto) e, ove applicabile, le norme del Codice Civile (art. ______________). Si dà atto che il recesso è richiesto per il seguente motivo: ______________.
Deliberazioni:
1) Si prende atto della domanda di recesso del socio ______________ e si delibera di accogliere il recesso con efficacia a decorrere dal ______________.
2) Si dispone la liquidazione della quota sociale spettante al socio recedente secondo le modalità previste dallo statuto e seguenti condizioni:
– Capitale sociale sottoscritto e versato dal socio: € ______________
– Eventuali riserve e utili imputabili alla quota: € ______________
– Eventuali detrimenti o trattenute per debiti verso la cooperativa: € ______________
– Importo complessivamente dovuto al socio: € ______________
3) La liquidazione sarà effettuata entro il termine statutorio di ______________ giorni dalla data di efficacia del recesso, mediante ______________ (es.: bonifico bancario/assegno circolare) a favore di ______________ (intestazione) alle coordinate bancarie: IBAN ______________, Banca ______________.
4) Si incarica il Responsabile Amministrativo / il Consiglio di Amministrazione / il soggetto incaricato ______________ di procedere alla verifica contabile finale, alla predisposizione del conteggio di liquidazione, alla compensazione di eventuali crediti e debiti reciproci e all’esecuzione del pagamento secondo le modalità sopra indicate.
5) Si delibera altresì che il socio recedente dovrà restituire, entro e non oltre ______________ giorni dalla data di efficacia del recesso, eventuale materiale, documenti, tessere, chiavi o altro bene della cooperativa in suo possesso: ______________.
6) Si dispone che la cessazione del socio sarà annotata sul libro soci e, se del caso, effettuati gli adempimenti necessari presso il Registro delle Imprese e gli eventuali altri registri o uffici competenti.
Non essendovi ulteriori argomenti all’ordine del giorno, il Presidente dichiara chiusa la riunione alle ore ______________.
Letto, approvato e sottoscritto.
Il Presidente: ________________________________ Data: ______________
Il Segretario: ________________________________ Data: ______________
Il Socio recedente (per presa visione): ________________________________ Data: ______________
Allegati:
– Domanda di recesso del socio in data ______________
– Prospetto di liquidazione provvisorio n. ______________ in data ______________
– Copia documento di identità del socio: tipo ______________ n. ______________ rilasciato da ______________ il ______________