Questa guida offre indicazioni pratiche per redigere il verbale di esclusione di un socio dalla cooperativa, con l’obiettivo di garantire chiarezza, correttezza formale e conformità alle norme statutarie e di legge. Spiega i contenuti essenziali del documento e le modalità operative per documentare presupposti e decisioni, ponendo particolare attenzione alla tutela dei diritti del socio interessato e alle regole di comunicazione e conservazione del verbale. Lo scopo è fornire uno strumento operativo e comprensibile, utile agli organi amministrativi e agli operatori coinvolti, per ridurre il rischio di contestazioni e favorire la trasparenza nell’azione collegiale.
Come scrivere un verbale esclusione socio cooperativa
Il verbale di esclusione di un socio di cooperativa è il documento ufficiale che attesta la deliberazione presa dall’organo competente — assemblea dei soci o consiglio di amministrazione, a seconda di quanto previsto dallo statuto — volta a pronunciare la perdita della qualità di socio nei confronti di una persona che non ha più titolo a far parte della compagine sociale. Serve sia a dare prova formale e motivata della decisione e delle ragioni che l’hanno determinata, sia a rendere operativi gli effetti giuridici dell’esclusione nei confronti del socio interessato e nei confronti di terzi (ad esempio per la cancellazione dal libro dei soci, per l’eventuale restituzione delle quote o per l’impegno di eventuali obbligazioni). Un verbale redatto correttamente è fondamentale perché la decisione sia opponibile e resistibile in caso di contestazioni giudiziali: deve dunque documentare il rispetto delle norme statutarie e delle garanzie di partecipazione e difesa spettanti al socio.
Per scriverlo in modo appropriato il verbale deve descrivere con chiarezza il contesto procedurale e i presupposti formali che hanno consentito la delibera: occorre indicare il giorno, il luogo e l’ora della riunione, l’organo che delibera e la modalità di convocazione e partecipazione. Va identificato il socio interessato all’esclusione con dati anagrafici sufficienti a evitare ambiguità, e va richiamata la disposizione statutaria e/o il principio di legge sulla quale l’organo si è basato per procedere. Nel corpo del verbale va riportata la motivazione concreta dell’esclusione: i fatti o i comportamenti contestati, la loro rilevanza rispetto alle norme statutarie (ad esempio violazioni degli obblighi sociali, morosità protratta, comportamenti pregiudizievoli per la cooperativa), e ogni elemento probatorio che sia stato valutato. È essenziale annotare se e come è stato garantito il diritto di difesa al socio, ossia se questi è stato invitato a comparire, se ha presentato memorie scritte o ha preso la parola durante la discussione, o se ha scelto di non avvalersi della possibilità di difesa; tale circostanza influisce sulla regolarità della procedura e sulla resistenza dell’atto in sede giudiziale. Il verbale deve poi riportare l’iter decisionale e gli esiti del voto: la proposta formulata, le eventuali dichiarazioni emerse nella discussione e il risultato della votazione espresso in termini leggibili e non ambigui, con l’indicazione della maggioranza raggiunta in base alle quote o ai voti previsti dallo statuto.
La parte conclusiva del verbale deve contenere la deliberazione testuale, ossia il dispositivo che formalizza l’esclusione e ne precisa gli effetti pratici, come la perdita dei diritti sociali, le modalità di liquidazione della quota sociale o delle somme versate, eventuali trattenute, e le prescrizioni circa la comunicazione della decisione al socio escluso. Il verbale va sottoscritto dalle persone cui lo statuto attribuisce la tenuta del libro verbali (di solito il presidente e il segretario o il verbalizzante) e deve essere inserito nel libro delle adunanze e delle deliberazioni. Dopo la sottoscrizione è necessario procedere alla notifica o comunicazione al socio secondo i termini e le modalità previste dallo statuto o dalla legge, in modo da avviare i termini per eventuali impugnazioni; sempre secondo le regole statutarie possono scattare obblighi amministrativi interni, quali l’annotazione sul libro dei soci o l’adeguamento delle scritture contabili.
Per rendere il verbale efficace è consigliabile usare una redazione chiara e circostanziata evitando formule vaghe: indicare i riferimenti statutari, descrivere i fatti che fondano la decisione, documentare le prove o le comunicazioni, registrare la partecipazione e le dichiarazioni, esporre il testo della deliberazione e la sua motivazione in modo che chiunque legga il documento possa comprendere perché l’esclusione è stata decisa. Un possibile esempio di formulazione interna, inserito nel corpo del verbale, potrebbe recitare in lingua corrente che «l’assemblea, richiamata la norma statutaria X e avuto riguardo ai fatti consistenti in …, rilevata la mancata regolarizzazione entro il termine assegnato e valutate le osservazioni del socio/assente, deliberando a norma di statuto, escluso il sig./la sig.ra [nome e dati] dalla qualità di socio, con effetto dal [data], stabilendo che la liquidazione della quota avverrà secondo quanto previsto dall’art. Y dello statuto e che la presente deliberazione sarà comunicata al socio nei termini previsti». Tale testo va poi contestualizzato all’interno del verbale con l’indicazione del voto raccolto e delle firme.
Infine, prima di procedere alla redazione definitiva è opportuno accertare le disposizioni statutarie specifiche della cooperativa e, in caso di dubbi su profili di legittimità o su conseguenze economiche per la società e per il socio escluso, avvalersi di consulenza legale: l’esclusione è atto suscettibile di impugnazione e la correttezza formale e sostanziale del verbale è la prima difesa contro revoche o contenziosi.
Fac simile verbale esclusione socio cooperativa
Il giorno ______________, alle ore ______________, presso la sede sociale della Cooperativa ______________, in ______________ (via ______________ n. ______________), si è riunito il Consiglio di Amministrazione/Assemblea dei Soci (barrare l’opzione pertinente) della suddetta cooperativa, regolarmente convocato come da avviso di convocazione del ______________, per discutere e deliberare sul seguente ordine del giorno:
1) Esame della posizione del socio ______________, nato a ______________ il ______________, codice fiscale/partita IVA ______________, residente in ______________ (via ______________ n. ______________), iscritto al libro soci con numero ______________, per possibile esclusione ai sensi dell’art. ______________ dello Statuto sociale.
Presiede la riunione il/la Sig./Sig.ra ______________, nella sua qualità di Presidente/Presidente del Consiglio/Presidente dell’Assemblea (barrare l’opzione pertinente). Assiste quale segretario verbalizzante il/la Sig./Sig.ra ______________.
Risultano presenti i seguenti membri del Consiglio di Amministrazione/Assemblea (o soci intervenuti): ______________; assenti: ______________. È verificata la regolarità della convocazione e la validità dell’adunanza ai fini del deliberare in conformità allo Statuto.
Il Presidente espone i motivi per cui si propone l’esame della posizione del socio ______________ e illustra gli addebiti contestati, così come risultanti da ______________ (es. segnalazione, rapporto ispettivo, documentazione n. ______________). In particolare, viene rilevato quanto segue: ______________.
Al socio interessato è stata data comunicazione dell’adunanza in data ______________ mediante ______________ (raccomandata A/R, PEC, consegna a mano, ecc.) e gli è stata data facoltà di presentare memorie e documenti entro il termine di ______________. In seduta il socio/il rappresentante del socio (barrare) ______________ ha preso la parola e ha prodotto la seguente memoria/documentazione: ______________; ha dichiarato quanto segue a propria difesa: ______________.
Dopo ampia discussione, i partecipanti, richiamata la normativa statutaria applicabile (art. ______________ dello Statuto), nonché le eventuali disposizioni di legge vigenti, procedono alla votazione della proposta di esclusione del socio ______________ per le motivazioni sopra indicate: ______________.
La votazione, effettuata tramite ______________ (alzata di mano, scrutinio segreto, per appello nominale), ha dato il seguente esito:
– Voti favorevoli all’esclusione: ______________
– Voti contrari all’esclusione: ______________
– Astenuti: ______________
Esaminati gli elementi e verificata la presenza della maggioranza richiesta dallo Statuto (art. ______________), la proposta di esclusione viene: APPROVATA / RESPINTA (barrare l’opzione pertinente). Si delibera pertanto di escludere il socio ______________ dalla Cooperativa con effetto dal ______________, ai sensi dell’art. ______________ dello Statuto, motivando la decisione come segue: ______________.
Si dispone che la presente deliberazione venga comunicata al socio escluso mediante invio di lettera raccomandata A/R / PEC / consegna a mano (barrare) entro e non oltre ______________ giorni dalla data odierna, con l’indicazione delle modalità per l’eventuale esercizio dei diritti di impugnazione/ricorso previsti dallo Statuto e dalla legge (termine e autorità competente): ______________.
Si incarica il/la Sig./Sig.ra ______________ di provvedere a ogni adempimento conseguente, tra cui l’annotazione sul libro soci, l’aggiornamento dei registri sociali e ogni segnalazione prevista dalla normativa vigente.
Null’altro essendovi da deliberare, il Presidente dichiara chiusa la seduta alle ore ______________.
Letto, approvato e sottoscritto.
Il Presidente: ______________
Il Segretario verbalizzante: ______________
Per presa visione e notifica al socio escluso:
Il socio escluso/ricevente della notifica (firma o avvenuta ricezione): ______________
Data della notifica: ______________
Eventuali osservazioni aggiuntive/annotazioni: ______________