Un progetto è l’insieme delle attività volte a ottenere, in un tempo definito, un bene o servizio unici. Esempi di progetti sono le costruzioni di palazzi, le realizzazioni d’impianti e così via. La loro caratteristica è l’unicità. Per realizzare un altro palazzo, simile a quello che abbiamo realizzato, si devono chiedere, per esempio, altre autorizzazioni, rifare le gare per gli appalti e così via. L’unicità di un progetto comporta, quindi, delle incertezze che possono avere effetti negativi sul progetto. Una nuova legge regionale, ad esempio, potrebbe bloccare, in corso d’opera, la realizzazione del palazzo. Definiremo evento di rischio ogni evento che può avere un impatto negativo sul progetto mentre indicheremo come rischio l’effetto dell’ evento di rischio. Ad esempio, la promulgazione della legge regionale è un evento di rischio. Il rischio di questa legge è il blocco dei lavori, con conseguente aumento dei costi e con ritardi nelle realizzazioni. In questa guida ti forniremo gli strumenti per identificare e calcolare i rischi di qualsiasi progetto.
Identifica i rischi presenti nel tuo progetto. I rischi possono essere di tipo tecnico (ad esempio i rischi legati alle performance e alla tecnologia) , legale (ad esempio i rischi legati ai contratti, alle licenze e brevetti) , gestionale (come i ritardi nella tempistica di realizzazione) o esterno. I rischi di tipo esterno sono suddivisibili in rischi predicibili e impredicibili. I primi sono rischi che, anche se non si possono controllare, sono ragionevolmente predicibili. Esempi sono le esigenze operative dopo la fine del progetto o le fluttuazioni della valuta estera. I secondi sono rischi che non si possono attendere con ragionevolezza come, ad esempio i disastri naturali, i cambiamenti legislativi, i sabotaggi e gli atti vandalici. Basandoti su queste categorizzazioni, puoi facilmente individuare i rischi del tuo progetto.
Calcola la probabilità con cui si può verificare l’ evento di rischio. L’evento non ha una certezza di verificarsi e, quindi, occorre introdurre dei calcoli basati sulle probabilità. Devi, pertanto, calcolare la probabilità di accadimento di ogni evento di rischio. A volte, progetti di grosse dimensioni usano delle tecniche di simulazione e dei programmi informatici per calcolare la probabilità dei vari rischi. Ad esempio, progetti che comportano scavi nel sottosuolo possono calcolare, basandosi su dati geologici, la probabilità di incontrare ostacoli. Non è sempre necessario, però, ricorrere a queste tecniche, poiché i costi potrebbero eccedere i benefici. E’ importante, quindi, stimare la probabilità basandosi, ad esempio, su attività analoghe svolte in passato, sul giudizio proprio o di esperti.
Calcola gli impatti di ogni rischio. Devi quantificare i costi che il progetto sosterrebbe se l’evento di rischio accadesse. Approfondimento Come contabilizzare i costi di assicurazione (clicca qui) Chiarirò come procedere con un esempio. In un progetto lavorano cinquanta persone, ognuna delle quali costa duemila euro al mese. Inoltre, il contratto prevede il pagamento di una penale di diecimila euro per ogni mese di ritardo. Un evento A comporta il ritardo di due mesi nella realizzazione del nostro progetto. L’impatto dell’evento A sul progetto è un incremento dei costi pari alla somma degli stipendi pagati per ogni mese di ritardo e delle penali da pagare. Quantificando si ottiene:
Impatto = (50 x 2000 x2) + (10000 x 2) = 220000 euro
L’impatto dell’evento A è, pertanto, un incremento dei costi di progetto pari a 220000 euro..
Calcola il valore atteso che ogni rischio avrebbe sul progetto. Il valore atteso VA di un rischio di probabilità P e impatto E è dato dalla formula:
VA = P x E
In altre parole, il costo associato al rischio non è il valore dell’impatto che abbiamo calcolato, bensì il valore dell’impatto moltiplicato per la probabilità. Infatti, se il rischio non avvenisse, avremmo una probabilità pari a zero e, quindi, nessun impatto sui costi di progetto. Al contrario, se l’evento fosse certo, avremmo una probabilità pari a uno e, quindi, il costo associato sarebbe pari al valore complessivo dell’impatto. Per chiarire, riprendiamo l’esempio del ritardo mostrato nel passo tre e assumiamo che la probabilità che l’evento A accada sia del venti per cento. Otterremo come valore atteso:
VA = 220000 x 20/100 = 44000 euro
Il valore atteso è uno strumento utile per decidere se intraprendere un’azione di mitigazione o eliminazione del rischio. Consideriamo il nostro esempio. I tecnici ci dicono che possiamo ridurre al 5% la probabilità di avere ritardo, sostenendo un costo di quindicimila euro per aumentare i turni lavorativi. Ci dicono, anche, che sostenendo tale somma, il ritardo sarebbe solo di un mese. L’impatto, in questo caso, diventerebbe
Impatto = (50 x 2000 x 1) + (10000 x 1) = 110000 euro
Il valore attuale si ridurrebbe a:
VA = 110000 x 5/100 = 5500 euro
Sommando questo valore al costo di quindicimila euro, si ottiene un costo potenziale complessivo di 20500 euro, inferiore al precedente valore atteso di 44000 euro. E’, quindi, conveniente intraprendere l’ azione di mitigazione, al costo di quindicimila euro, perché riduce gli effetti del rischio in misura maggiore del valore atteso di 44000 euro. Si può procedere con quest’analisi per ogni tipo di rischio.