Il D.P.R. 12 aprile 2006, n. 184, riprendendo il vecchio regolamento sul punto, gradua l’esercizio del diritto di accesso su due livelli.
L’accesso informale si concretizza nella possibilità concessa all’interessato di recarsi in un pubblico ufficio e prendere visione (nonché estrarre copia) di atti accessibili, senza alcuna formalità.
In particolare, l’esercizio in via informale del diritto di accesso si svolge mediante una richiesta, la cui validità ed efficacia prescinde dalla tipologia di esternazione: la norma in parola, infatti, prevede testualmente che il diritto di accesso si esercita in via informale mediante richiesta « anche verbale ».
La richiesta va rivolta ad un ufficio dell’amministrazione, centrale o periferico, competente a formare l’atto conclusivo del procedimento o a detenerlo stabilmente, e, poiché soggetti passivi dell’accesso sono anche i concessionari di pubblici servizi, la richiesta può essere effettuata, relativamente agli atti di questi, all’ufficio del concessionario, che, laddove vi sia una suddivisione di compiti, può essere individuato in quello competente a formare l’atto conclusivo o anche in quello competente a detenerlo stabilmente.
Tale richiesta, sebbene informale, deve constare di un contenuto obbligatorio in merito a determinati aspetti, primo tra i quali, a pena di inammissibilità, l’indicazione degli estremi del documento oggetto della richiesta, ovvero, degli elementi che ne consentano l’identificazione. È altresì necessaria la specificazione dell’interesse finalizzato alla tutela di una situazione giuridicamente apprezzabile e connesso all’oggetto della richiesta, nonché, ove l’ufficio destinatario della richiesta lo ritenga necessario, la dimostrazione dell’interesse stesso .
Si è osservato che, sebbene l’instaurazione di un contraddittorio con il responsabile del procedimento mal si concilia con il carattere informale della procedura in parola, e che quest’ultima non dovrebbe interrompersi di fronte alla richiesta rivolta all’interessato di provare la connessione tra l’interesse e il documento oggetto dell’istanza, non può dubitarsi che « per maggior garanzia del procedimento di accesso » il responsabile dell’ufficio possa chiedere la dimostrazione, quanto meno verbale, della suddetta connessione.
Infine, l’interessato ha il dovere di fare constare la propria identità, atteso che la legge richiede che l’interesse per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti sia diretto, attuale e concreto; ciò, tuttavia, non esclude che il richiedente possa agire anche a nome di altro soggetto interessato, con riferimento al quale, però, sarà tenuto a dimostrare la sussistenza dell’interesse che la legge richiede quale presupposto dell’accesso e la connessione di tale interesse con il documento oggetto della richiesta, nonché, far constare mediante elementi documentabili l’esistenza dei propri poteri rappresentativi volontari o legali sia nei confronti di un soggetto singolo che di un’associazione, di un ente, o ancora di una Pubblica Amministrazione.
La legittimazione ad esercitare il diritto di accesso deve sussistere sin dal momento in cui l’ammistrazione è tenuta a pronunciarsi sulla richiesta di esibizione, così da consentire alla stessa di verificare che il richiedente ne sia effettivamente fornito: sotto questo profilo è considerata irrilevante l’efficacia ex tunc attribuita alla ratifica dal comma 2, dell’art. 1039 c.c., posto che tale retroattività opera esclusivamente sul piano formale senza incidere sulla realtà fattuale così come si è determinata.
La richiesta deve essere esaminata immediatamente, e senza formalità, dall’ufficio cui è rivolta, fatte salve, chiaramente, le particolari misure organizzative stabilite da ciascuna amministrazione.
In conclusione, l’art. 5 del D.P.R. n. 184 prevede che l’accesso informale possa venire soddisfatto attraverso:
a) l’indicazione della pubblicazione contenente le notizie;
b) l’esibizione dei documenti, quando questi siano reperibili da parte dell’amministrazione che li ha formati ovvero da quella che li detenga stabilmente;
c) l’estrazione di copie;
d) altre modalità idonee.
L’art. 5 prevede, infine, l’ipotesi in cui la richiesta di accesso provenga da una Pubblica Amministrazione, nel qual caso, il regolamento stabilisce che essa debba essere presentata da un soggetto qualificato, identificabile nel titolare dell’ufficio o nel responsabile del procedimento amministrativo, i quali, possono anche essere sostituiti da un delegato, sempreché il provvedimento di delega sia specifico ed indichi l’interesse dell’amministrazione richiedente l’accesso alla tutela di situazioni giuridicamente rilevanti per sé stessa.
Giova riportare sul punto l’opinione del Consiglio di Stato che si è espresso a favore della praticabilità dell’accesso in via informale soltanto in quei casi oggettivamente semplici, in cui non sussistano dubbi sulla legittimazione del richiedente l’accesso né sull’accessibilità dei documenti richiesti